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Motivation in Teams – mit positiven Emotionen gelingt’s

Motivation in Teams – mit positiven Emotionen gelingt’s

Motivation – ein Buch mit 7 Siegeln?

Wer kennt es nicht.

Da hat man eine großartige Idee, ein spannendes Projekt, eine herausfordernde Idee. Aber kaum, dass man als Führungskraft versucht, dieses Vorhaben mit dem Team umzusetzen kommen: Widerstände, Bedenken, mangelnde Begeisterung oder gar Ablehnung.

Und da stellt sich dann gleich die Frage: wie kann ich mein Team motivieren?

Oder umgekehrt: bin ich so eine schlechte Führungskraft, dass es mir nicht gelingt, mein Team zu motivieren?

Dann wünscht man sich irgendein Zaubermittel damit es gelingt: die Teammotivation.

Mit der Motivation ist das schon so eine vertrackte Sache. Wenn man fragt, woran man merkt, dass ein Team motiviert ist, dann kommen meistens folgende Aussagen:

  • Begeisterung
  • Engagement
  • Einsatzbereitschaft
  • Alle ziehen an einem Strang
  • Zielorientiertes Vorgehen
  • Leistungsbereitschaft
  • Ergebnisorientierung

Hast Du beim Lesen gemerkt, dass Du Dich mit einigen der Aussagen mehr, mit anderen weniger identifizierst? Das kommt daher, dass Menschen eine sehr unterschiedliche Vorstellung davon haben, was Motivation eigentlich ist. Gerne schließt man von der eigenen Vorstellung von motiviertem Handeln auf andere. Halten wir jedoch fest: Motivation ist ein sehr komplexes Geschehen.

Jeder Mensch – und damit auch jedes Teammitglied – hat seine eigene Motivationsgeschichte. Obwohl Du als Teamleiter kein Psychologe sein musst, ist es dennoch von Vorteil, sich ein wenig mit den menschlichen Motivationsprozesse zu beschäftigen.

Was sagt die Wissenschaft zum Thema Motivation

Motiviertes Handeln wird von zwei Charakteristiken bestimmt:

  1. Dem Streben nach Wirksamkeit. Wir möchten die Gegebenheiten der Umwelt nicht einfach hinnehmen, sondern verändern und gestalten. Ein Team, das sich zusammenfindet, tut dies ja aus dem Wunsch heraus, zu gestalten und zu verändern.
  2. Dem Zielengagement bzw. der Zieldistanzierung. Ein Team setzt sich für ein bestimmtes Ziel ein und verfolgt es. Es engagiert sich für das Ziel.
    Bei der Zieldistanzierung werden bewusst bestimmte Ziele verworfen und nicht mehr verfolgt.

Aus diesen beiden Grundcharakteristiken der Motivation lassen sich schon praktische Empfehlungen für die Motivation eines Teams ableiten.

Das Team wird umso motivierter sein je besser es gelingt, ein klares Ziel zu kommunizieren oder sich auf ein Ziel zu einigen.  In der Praxis gehst Du am besten so vor, dass zunächst die Ist-Situation formuliert wird (meistens ein Problem oder ein unbefriedigender Zustand) und dann ein Ziel entwickelt wird.

Das Ziel soll dabei:

  • Klar formuliert sein
  • Messbar
  • Attraktiv
  • Realistisch
  • Einen Zeithorizont haben (Bis wann)

Zudem soll das Ziel auch das Wirksamkeitsstreben ansprechen. Menschen möchten gerne erleben, dass sie die Umwelt gestalten können. Schon von Kindesbeinen an ist der Mensch darauf ausgerichtet, sich Herausforderungen zu stellen und erfolgreich zu sein.

Deshalb:

  • Ziele, die zu einfach sind, lösen meist kein Engagement aus.
  • Ziele, die nicht erreichbar sind, überfordern und demotivieren.

Für Dich als Teamleiter ist es daher wichtig, solche Ziele zu vereinbaren, die herausfordernd aber noch schaffbar sind.

Damit Ziele auch „greifen“ können ist es wichtig, diese nicht nur rational zu verankern, sondern auch emotional. Das ist besonders dann wichtig, wenn es darum geht, die Ziele auch umzusetzen. Schauen wir uns daher die Bedeutung von Emotionen für das menschliche Handeln etwas genauer an.

Motivation – Emotion – Handeln

Emotionen haben für unseren Organismus eine wesentliche Funktion: sie bewerten Objekte, mit denen wir konfrontiert werden. Diese Bewertung kann zwei Handlungstendenzen hervorrufen:

  • Positiv bewerteten Objekten werden wir uns annähern (Annäherungsverhalten)
  • Negativ bewertete Objekte werden wir meiden (Meidungsverhalten)

Diese Einteilung läuft blitzschnell und unbewusst ab. Was uns dann bewusst wird sind Gefühle. Bei diesen spielen kognitive Bewertungen eine große Rolle. Deshalb ist die Palette an positiven und negativen Gefühlen auch so groß.

Positive Gefühle

Negative Gefühle

freudig

begeistert

hingegeben

zufrieden

ermutigt

erleichtert

aufgeregt

verärgert

ängstlich

vorsichtig

besorgt

verwirrt

frustriert

traurig

beschämt

gelähmt

Gibt es nur positive ODER negative Gefühle?

Oftmals hat man die Meinung, dass es nur entweder positive oder negative Emotionen geben könnte. Tatsächlich ist das nicht immer der Fall. Es gibt auch die „gemischten“ Gefühle.

Stelle Dir vor, dass jeder Mensch in seinem Gehirn zwei Emotions-Messinstrumente hat. Ein Messinstrument für positive Emotionen und ein zweites für negative Emotionen. Diese beiden Messinstrumente bewerten permanent den aktuellen emotionalen Zustand. Wenn jetzt ein Mensch ein Ziel, eine Absicht realisieren möchte, dann wird er das nur dann tun, wenn die positiven Emotionen überwiegen.

Wenn Du Dein Team motivieren möchtest ist es also entscheidend, dass die Ziele, Absichten und Vorhaben, die Du mit den Kolleg*innen umsetzen möchtest möglichst attraktiv sind.

Wie kannst Du nun positive Emotionen entfachen?

  • Stelle das Ziel nicht nur abstrakt dar, sondern spreche in Bildern
  • Male ein positives Zielbild
  • Stelle die Vorteile deutlich heraus
  • Gehe auch auf die zu erwartenden Schwierigkeiten ein und zeige Lösungsmöglichkeiten auf
  • Sprich auch negative Gefühle wie Ängste, Vorbehalte, Bedenken etc. an. Bagatellisiere diese nicht, sondern zeige Verständnis.
  • Überfordere Dein Team nicht mit zu hohen Zielsetzungen – wähle aber auch nicht zu geringe Ziele aus.

Persönliche Ebene der Motivation

Tauchen wir noch etwas tiefer in die Motivationsproblematik ein.

Denke einmal an Deinen eigenen Umgang mit den verschiedenen Aufgaben des täglichen Lebens. Ich wette, es gibt bei Dir Ziele und Aufgaben, für die Du Dich mühelos begeistern kannst. Andere kosten viel mehr an Überwindung. Vielleicht hast Du Dich auch schon einmal gefragt, warum sich Menschen für bestimmte Tätigkeiten begeistern können, die für Dich selbst vielleicht schwer vorstellbar erscheinen.

Menschen unterscheiden sich offenbar erheblich davon, welche Ziele sie attraktiv finden und mit welcher Energie sie das Ziel verfolgen möchten.

Motivation und Bedürfnis

Der Grund dafür liegt darin, weil jeder Mensch unterschiedliche Bedürfnisse hat. Ein Bedürfnis entsteht, wenn einem Menschen etwas fehlt und dieses Defizit zu negativen Emotionen führt. Beispielsweise führt ein Absinken des Blutzuckerspiegels unter einen bestimmten Wert zu einem Unlustgefühl: man verspürt Hunger. Das Bedürfnis nach Nahrungsaufnahme steigt und man ist nun motiviert, etwas dagegen zu unternehmen.

Als soziale Wesen haben Menschen bestimmte Grundbedürfnisse erworben. Wichtig für uns sind die folgenden:

Bedürfnis

Motivation

Gefühl

Nähe, Kontakt, Beziehung

Anschlussmotivation

Wärme

Auseinandersetzung mit Anforderungen

Leistungsmotivation

Kompetenz

Gestalten, Beeinflussen, Durchsetzen

Machtmotivation

Wirksamkeit

Erfahrungen machen, Neue Grenzen erkunden, Selbsterkenntnis, Selbstausdruck

Freiheitsmotivation

Autonomie

Jeder Mensch ist unterscheidet sich darin, welche Motive und mit welcher Intensität er verfolgt. Die vorherrschenden Motive bestimmen dabei zu einem erheblichen Ausmaß das Verhalten.

Schauen wir uns dazu einmal einen Verein an, der sich mit dem Thema „Dorfverschönerung“ beschäftigt. Jeden Monat gibt es ein Vereinstreffen. Stelle Dir vor, Du machst eine Umfrage, um herauszufinden, warum die Mitglieder bei dem Verein mittun.

Deine Umfrage hat folgende Antworten ergeben:

Herr Paul: „Ich bin bei dem Verein in erster Linie deshalb, weil ich mich mit den anderen wohlfühle. Es gibt gute Gespräche. Wir kennen uns alle schon so lange. Mit vielen bin ich eng befreundet. Auch Sorgen und Probleme können wir austauschen. Das ist für mich das Wichtigste.“

Herr Müller: „Ich bin dabei, weil ich hier meine Fähigkeiten als Tischler besonders gut einsetzen kann. Es macht mir Spaß, die alten Bänke und Schautafeln zu renovieren. Besonders super finde ich den jährlichen Wettkampf mit den Nachbargemeinden um den besten Blumenschmuck. Schon zweimal haben wir den ersten Platz erringen können!“

Frau Fürst: „Ich leite den Verein seit 5 Jahren. Es macht mir Spaß, Verantwortung zu übernehmen und Projekte zu initiieren und umzusetzen. Ich glaube auch ich habe ein Hand dafür, andere so einzusetzen, dass das Projekt bestmöglich umgesetzt wird.“

Frau Noël: „Ich bin neu im Ort. Für mich ist in erster Linie wichtig, zu erleben, wie ich mit den anderen und auch mit den neuen Aufgabenstellungen (ich habe noch nie etwas mit Verschönerungsarbeiten zu tun gehabt) zurechtkomme. Ich entdecke jedes Mal ganz neue Seiten an mir.“

Was bedeutet das jetzt für Dich als Teamleiter?

Wenn Du die einzelnen Motivpräferenzen Deiner Kolleg*innen kennst, dann kannst Du die Teammitglieder auch entsprechend Ihrer motivationalen Stärken einsetzen. Die Aufgabe/Person-Passung führt zu einer erhöhten Einsatzfreude des Einzelnen, da die Tätigkeit den inneren Bedürfnissen besser entspricht.

Umgekehrt hilft Dir dieses Wissen, das Verhalten besser zu verstehen.

Auch wenn sich Motive nicht direkt beobachten lassen (durch ausgeklügelte Testverfahren ist ein tieferer Einblick in die motivationale Struktur aber sehr gut möglich) kannst Du durch Beobachtung doch die Grundtendenzen besser verstehen.

Positive Emotionen befördern die Umsetzung

Halten wir fest:

  • Attraktive und positive Ziele fördern die Motivation, das Ziel auch erreichen zu wollen
  • Die Teammitglieder entsprechend ihren Motivationstendenzen einzusetzen führt zu einer erhöhten Einsatzfreude

Damit ist eine gute Grundlage geschaffen, ein motiviertes Team zu haben. Du darfst jedoch nicht automatisch erwarten, dass nun die notwendigen Schritte zur Zielerreichung auch automatisch – quasi wie von selbst – erfolgen. In vielen Fällen ist zu beobachten, dass der anfängliche Enthusiasmus verfliegt und die Umsetzung auf halbem Wege stecken bleibt.

Schnell ist man bei der Hand, die Teammitglieder abzuschreiben.

Das solltest Du jedoch nicht tun.

Zunächst prüfe Dich selbst: lässt Du den Teammitgliedern genug Spielraum oder benimmst Du Dich wie ein Mikromanager, der alles kontrollieren möchte? Eine der wesentlichen Voraussetzungen für den Erfolg eines Teams ist das Vertrauen, das Du in es setzt.

Gibst Du auch genügend Wertschätzung und positive Rückmeldungen? Die Einstellung: „Es muss reichen, wenn ich nicht kritisiere!“ ist vollkommen verfehlt. Besonders in non-profit Organisationen oder Vereinen ist die Wertschätzung die einzige Münze, mit der bezahlt werden kann. Gib also konkrete Anerkennung und Wertschätzung.

Bist Du für Dein Team auch ein/-e Ansprechpartner*in? Besonders beziehungsmotivierte Teammitglieder brauchen das besonders.

Sorgst Du für ein ausreichendes Wir-Gefühl? Das Wir-Gefühl förderst Du sowohl durch geselliges Beisammensein als auch dem Feiern von gemeinsamen Erfolgen.

Bewältigung von Misserfolg

Stichwort gemeinsame Erfolge.

Nicht immer läuft alles nach Plan. Misserfolge gibt es in jeder Teamarbeit. Ziel muss es sein, nach einem Misserfolg wieder Schwung für neue Aufgaben und Herausforderungen zu nehmen.

Folgende Strategien sind mit Sicherheit kontraproduktiv:

  • Ignorieren
  • Bagatellisieren
  • Schuldige suchen

Um eine erfolgreiche Misserfolgsbewältigung zu erreichen lade Dein Team zu einer Besprechung ein. Dabei sollen alle Teammitglieder zu folgenden Punkten Stellung nehmen:

  1. Den Misserfolg genau beschreiben. Was ist danebengegangen? Was ist schiefgelaufen?
  2. Wie fühle ich mich, wenn ich an den Misserfolg denke?
  3. Woran lag es? Was ist der Beitrag des Teams zum Misserfolg? Was ist durch andere verursacht? Welche Rahmenbedingungen haben zum Misserfolg beigetragen?
  4. Was kann mein Beitrag sein, um den Misserfolg in Zukunft zu vermeiden?

Der Punkt 2 ist für viele Team ungewohnt. Gefühle anzusprechen erscheint oftmals nicht opportun. Trotzdem ist es ganz entscheidend um loslassen zu können. Um besser über Gefühle sprechen zu können empfehlen sich Methoden wie: Stimmungsbarometer, Bilder, gezeichnete Symbole…

Achte unbedingt darauf, dass Kritik untereinander in respektvoller und wertschätzender Weise geübt wird. Dafür können Gesprächsregeln oder die Methode der Ich-Botschaft nützlich sein.

Notiere unbedingt die Lernerfahrungen aus dem Misserfolg. Richte dazu ein eigenes Verfahren ein, mit dem die Lernpunkte für das Team im Zugriff bleiben können.

Hole Dir von allen die Zustimmung ein, dass der Misserfolg ausreichend bearbeitet wurde und „abgehakt“ werden kann.

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Onboarding virtuell? So gelingt es!

Onboarding virtuell? So gelingt es!

Virtuelles Onboarding – Notlösung oder Chance?

Immer mehr Prozesse in Unternehmen laufen heute digital ab. Onlinemeetings, Virtuelle Teamarbeit, Schulungen, Beratungen, Verhandlungen laufen vermeht digital. Und auch das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen wird zunehmend virtuell organisiert.

Die Frage ist: kann man denn Mitarbeiter*innen in ein Unternehmen rein auf digitalem Weg integrieren?

Ich behaupte: ja das geht.

Oder anders gesagt: es muss gehen, denn ohne Zweifel ist das Onboarding von neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ein essenzieller Schritt für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Tatsächlich unterscheidet sich das „virtuelle“ Onboarding gar nicht so sehr von der klassischen Variante, wie Du gleich hören wirst.

Das Ziel des Onboardings ist es, den oder die neue Mitarbeiter*in möglichst rasch in das Unternehmen zu integrieren.

Informationen schaffen Sicherheit

Ein wesentlicher Aspekt des Onboardings ist, die Mitarbeiter*in mit jenen Informationen zu versorgen, die dafür sorgen, dass die Arbeit möglichst rasch aufgenommen werden kann. Das Ziel ist also die Integration der neuen Mitarbeiter in bestehende Arbeitsstrukturen und Prozesse.

Im klassischen Face-to-Face Onboarding gibt man den Mitarbeitern Infomaterial, einen Einarbeitungsplan, führt Firmenrundgänge durch. Die fachliche Einarbeitung geschieht in den meisten Fällen durch eine Kollegin oder einen Kollegen, der die Einschulung übernimmt.

Dieser inhaltliche Teil des Onboardings lässt sich sehr gut digital umsetzen. Geh dabei wie folgt vor:

  • Durchleuchte zunächst den bestehenden Onboardingprozess. Wie läuft er ab? Was lässt sich daran verbessern?
  • Frage kürzlich eingetretene Mitarbeiter*innen, wie sie den Onboardingprozess erlebt haben, und wo es Verbesserungspotenzial gibt.
  • Adaptiere dann den Onboardingprozess wenn notwendig.
  • Suche dann alle relevanten Informationen zusammen und ordne sie diese dem Prozess zu.
  • Erstelle dann für den/die neue Mitarbeiter*in einen Fahrplan für die Bearbeitung der einzelnen Dokumente. Diesen Fahrplan und den Zugang zu den Dokumenten kannst Du bereits nach der erfolgten Zusage dem/der Mitarbeiter*in übergeben.

Integration in die Unternehmenskultur

Der zweite wichtige Punkt beim Onboarding ist, dem/der neuen Mitarbeiter*in Wege zu eröffnen, sich rasch in die bestehende Unternehmenskultur zu integrieren.

Dieser Aspekt ist von immenser Bedeutung für die Zufriedenheit des/der Mitarbeiter*in. Du solltest daher alles daransetzen, eine rasche Integration zu ermöglichen.

Aber wie gelingt Dir das?

Versetze Dich sich einmal in die Lage eines neuen Mitarbeiters oder einer neuen Mitarbeiterin. Vielleicht erinnerst Du dich auch an Deine ersten Tage in einem neuen Unternehmen.

Es ist ziemlich klar, dass Emotionen eine große Rolle spielen: Vorfreude, Neugierde, gespannte Erwartung sind mit Sicherheit genauso vorhanden wie eine gehörige Portion Unsicherheit.

Eine wichtige Aufgabe im Onboarding-Prozess ist es, Gefühle von Unsicherheit und Unklarheit abbauen zu helfen. Unsicherheit resultiert zu einem erheblichen Teil daraus, dass neue Mitarbeiter*innen zu wenig Informationen über das Unternehmen besitzen. Wir haben ja schon darauf hingewiesen, dass ein wesentlicher Teil des Onboardings darin besteht, relevante Informationen an die neuen Mitarbeiter*innen zu vermitteln.

Aber das allein genügt nicht.

Das Unsicherheitsgefühl stammt nämlich nicht nur aus einem Mangel an Informationen.

Zu einem erheblichen Teil resultiert das Unsicherheitsgefühl daraus, dass neue Mitarbeiter*innen die Unternehmenskultur zu wenig kennen.

Hier möchte ich gerne auf die Forschungen von Edgar Schein verweisen. Dieser US-amerikanische Sozialwissenschaftler hat sich sehr eingehend mit der Frage der Unternehmenskultur beschäftigt.

Komponenten der Unternehmenskultur

Nach Ed Schein gibt es 3 Ebenen an der sich die Unternehmenskultur zeigt:

Die 1. Ebene sind sichtbare, äußerliche Zeichen, die auf die Unternehmenskultur hindeuten: das Logo, das verschriftliche Unternehmensleitbild, der Dresscode, die Umgangsformen, Kommunikationsverhalten, Rituale (z.B. offene Bürotüren) und vieles mehr. Diese Ebene vermittelt einen Ersteindruck der Organisation.

Auf der 2. Ebene liegen Werthaltungen, die die Organisation nach außen propagiert. Zum Beispiel: „Wir sind ein umweltbewusstes Unternehmen“. Es wird erwartet, dass sich die Mitarbeiter*innen an diese Werte halten. Das ist aber nicht immer der Fall.

Die 3. Ebene schließlich sind implizite – also unausgesprochenen und oftmals unbewusste – Grundannahmen und Überzeugungen. Diese Basis entsteht im Laufe der Zeit durch die zahlreichen Interaktionen aller Beteiligten einer Organisation.

Sie sind tief im Denken der Organisationsmitglieder verwurzelt. Sie machen den Sinn der Organisation aus. Geprägt wird die Tiefenschicht der Organisation häufig durch den Gründer oder die Gründerin.

Die Unternehmenskultur regelt ganz besonders, wie Probleme oder Aufgabenstellungen wahrgenommen werden, wie darüber gedacht wird, welche Schlussfolgerungen man zieht und wie man Ereignisse emotional einordnet.

Beispielsweise wird ein Unternehmen, das sich der Kundenzufriedenheit verpflichtet sieht, einen unzufriedenen Kunden in einer ganz bestimmten Art und Weise wahrnehmen und alles daransetzen, Lösungen zu finden. Auch emotional werden die Mitarbeiter*innen auf den Umstand der Unzufriedenheit des Kunden reagieren.

Unternehmenskultur als Bezugssystem

Wir können also festhalten, dass die Unternehmenskultur wie ein Bezugssystem funktioniert. An diesem Bezugssystem orientieren sich die Mitarbeiter*innen.

Das Bezugssystem regelt die Bewertung des Verhaltens und der Einstellung. Was findet Anklang und wird unterstützt – und welches Verhalten bzw. welche Einstellung wird sanktioniert.

Du merkst bestimmt, dass der Kern der Unternehmenskultur weniger in den Äußerlichkeiten aufzufinden ist.

Der Kern der Unternehmenskultur liegt in der Tiefenschicht der Organisation.

Und da diese Prozesse zum größten Teil unbewusst sind, kann dieser Aspekt der Unternehmenskultur kaum durch Broschüren, Infoblättern oder Handlungsanweisungen vermittelt werden.

Jedoch ist es gerade für den geglückten Onboardingprozess von erheblicher Bedeutung, dass der/die neue Mitarbeiter*in diese Tiefenschicht vermittelt bekommt.

Erst wenn neue Mitarbeiter*innen ein Gefühl für den innersten Kern des Unternehmens bekommen, legt sich die Unsicherheit und der/die neue Mitarbeiter*in fühlt sich angekommen.

Integrationsfahrplan

Wie gelingt nun diese Integration?

Dieser Prozess läuft in erster Linie über das Fühlen.

Du wirst jetzt vielleicht denken: „Fühlen? Was soll denn dieser Begriff im Zusammenhang mit dem Business? Geht es denn da nicht um Zahlen, Daten und Fakten?“ Das ist natürlich richtig. Insofern richtig, als Zahlen, Daten und Fakten eine wichtige Komponente in Unternehmen darstellen.

Anderseits agieren in einem Unternehmen Menschen, die zueinander Beziehungen aufbauen. Diese sozialen Beziehungen sind emotionaler Natur. Wie Menschen zueinanderstehen, erfassen sie zu einem erheblichen Teil fühlend.

Die Mitarbeiter*innen lernen sich in der gemeinsamen Arbeit kennen. Sie entwickeln ein Feeling füreinander. Sie begegnen sich „persönlich“ und geben einander beständig Feedback über ihr Verhalten.

Und genau das ist die Komponente, die wesentlich die Kultur des Unternehmens ausmacht.

Die Integration läuft also in erster Linie im Umgang mit den anderen. Vieles läuft über informelle Kommunikation. Mitarbeiter*innen begegnen sich an unterschiedlichen Orten. Sie tauschen sich aus – nicht nur über die Arbeit. Es entsteht ein Wir-Gefühl. Und ganz allmählich wird der/die neue Mitarbeiter*in in die Gruppe integriert.

Digitale Integration in die Unternehmenskultur

Wie können wir diesen Prozess digital abbilden?

Die Herausforderung beim „digitalen Onboarding“ besteht ja darin, dass Begegnungsräume geschaffen werden müssen, die eine persönliche Begegnung ermöglichen.

Wenn Du für das Onboarding zuständig bist, dann musst Du Dich zunächst einmal davon frei machen zu glauben, dass digital keine wirkliche Begegnung von Menschen möglich ist.

Das ist nämlich keinesfalls so!

Denk einmal an ein kürzlich digital abgehaltenes Meeting – noch besser an ein 4-Augengespräch. Hattest Du nicht auch das Gefühl, dass der Gesprächspartner oder die Gesprächspartnerin Dir nach einiger Zeit persönlich näherkommt? Dass da eine Verbindung entsteht?

Auch wenn Ihr Euch nicht im selben Raum befindet, entsteht durch die Stimme und durch das Videobild ein Gefühl von Nähe.

Dieses kannst Du noch verstärken, indem Du Dich bemühst, dem anderen in die Augen zu schauen und sich Zeit nehmen für den Beziehungsaufbau. Betreibe Small Talk!

Das gilt im besonderen Maße für Dir anvertraute neue Mitarbeiter*innen.

4-Augengespräche

Führe regelmäßig 4-Augengespräche. Lass Dir ausreichend Zeit dafür. Trau Dich, auch persönliche Dinge anzusprechen. Gib dabei auch etwas von Dir selbst preis.

Durch persönliche Themen schaffst Du Nähe und Verbundenheit. Sprich bei neuen Mitarbeiter*innen in solchen Situationen ruhig auch die emotionale Befindlichkeit an.

Wir sagten ja schon, dass in der Anfangssituation in einem Unternehmen eine ganze Menge an unterschiedlichen Emotionen da sind. Frag ruhig: „Wie haben Sie denn die ersten Tage/Wochen bei uns erlebt?“ „Ich kann verstehen, dass Sie sich vielleicht noch unsicher fühlen(?) Wobei kann ich Sie unterstützen?“ Diese oder ähnliche Formulierungen wirken wie Eisbrecher. Fall aber nicht mit der Tür ins Haus. Schlag dieses Thema erst nach einer entsprechenden Anlaufphase an.

Das 4-Augengespräch könntest Du auch nutzen, um etwas über Deine eigene Geschichte im Unternehmen zu erzählen. Wie war es, als Du angefangen hast? Was war für Dich fremd und musstest Du erst lernen? Solche „Insidertipps“ sind wertvoll. Hüte Dich jedoch davor, Abteilungen oder gar Personen negativ darzustellen.

Du kannst auch über die Unternehmensgeschichte berichten. Dabei geht es mehr um Anekdotisches. Die Gründungsgeschichte oder wichtige Ereignisse im Leben der Organisation sind es wert, den/der Neuen mitzuteilen.

Integration in bestehende Teams

Eine besondere Bedeutung kommt der Integration der neuen Mitarbeiter*innen in bestehende Arbeitsteams zu.

Hier empfehle ich Dir, dass Du die geltenden Teamregeln dem/der Neuen vermittelst. Jedes Team hat explizite und implizite Regeln, nach denen die Arbeit gestaltet wird. Die impliziten Regeln lassen sich meist erst im Laufe der Zeit entschlüsseln. Die expliziten Regeln sind jedoch gut vermittelbar. Solche Regeln betreffen häufig: Umgang mit Zuspätkommer*innen, Gesprächsdisziplin, Pausenregelung, Zuweisung von Rollen (z.B. Protokollführung, Sitzungsleitung), Umgang mit Konflikten, Einhalten von Vereinbarungen… Die Benennung dieser Regeln hilft enorm bei der Orientierung und Integration.

Digitaler Sozialraum

Ein ganz wichtiger Ort der Kulturvermittlung ist der „Sozialraum“ oder die „Kantine“. Hier werden auf ungezwungene Art und Weise Beziehungen vertieft, Kontakte geknüpft, Probleme am „kleinen Dienstweg“ geregelt usw. Der Umgangston ist informell und vermittelt gerade deshalb viel vom gemeinsamen Spirit.

Genau diese Begegnungsform fehlt jedoch, wenn man sich nur noch via Zoom, MS-Teams & Co trifft. Wenn Dir jedoch an guten Arbeitsbeziehungen gelegen ist, dann solltest Du diese informellen Runden keinesfalls sang- und klanglos abschaffen!

Versuche es doch mit einem „virtuellen Kaffeekränzchen“. Triff Dich mit dem Team zu einem zwanglosen Austausch. Zunächst 1x die Woche für eine Viertelstunde. Kündige das Treffen als „Kaffeerunde“ an und erlaube Dir und Deinen Kolleg*innen über alles Mögliche ungezwungen zu plaudern. Besonders für neue Teammitglieder sind diese zwanglosen Treffen die beste Gelegenheit, im Team heimisch zu werden.

Zum Abschluss fassen wir nochmal zusammen:

 

  • Onboarding in der Online-Welt kann genauso klappen wie Offline.
  • Mach Dir Gedanken, wie der Onboarding-Prozess aktuell aussieht, und wo Du ihn verbessern könntest.
  • Wenn es um Informationen über Dein Unternehmen geht, dann bereite entsprechende Schriftstücke vor. Lege auch fest, in welcher Reihenfolge und in welcher Menge die Informationen dem/der neuen Mitarbeiter*in zur Verfügung gestellt werden sollen.
  • Lege besonderen Wert auf die Vermittlung der Unternehmenskultur. Die Unternehmenskultur lernt man in der gemeinsamen Zusammenarbeit kennen.
  • Ein ganz wichtiger Faktor damit sich neue Mitarbeiter*innen rasch integriert fühlen, sind informelle Gespräche – sowohl mit den Teammitgliedern als auch mit Dir. Sei daher für neue Mitarbeiter*innen stets ein guter Ansprechpartner. Werde im besten Sinne „persönlich“.
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Homeoffice – wachse über Dich hinaus

Homeoffice – wachse über Dich hinaus

10 Tipps für effizientes Homeoffice

Das hat sich wohl keiner so gedacht. Eine riesige Anzahl von Menschen wird in das Homeoffice geschickt. Schuld daran ist das Corona-Virus.

Viele werden sich sagen: „Endlich! Davon habe ich schon viele Jahre geträumt“.

Für viele andere ist es jedoch eine völlig neue Situation, der man vielleicht mit gemischten Gefühlen begegnet.

Ob Du nun zur einen oder zur anderen Gruppe gehörst spielt eigentlich keine große Rolle. Es spielt deshalb keine große Rolle, weil die Herausforderungen für beide Gruppen ähnlich sind.

Ich möchte Dir 10 Tipps geben, wie die Arbeit im Homeoffice besser gelingt.

#1 – Erwartungen klären

Homeoffice ist nicht eine 1:1 Fortschreibung der Büroarbeit. Im Büro erwartet man zum Beispiel Deine Anwesenheit, die Pausenzeiten sind definiert, es gibt bestimmte normierte Abläufe etc. Kläre unbedingt mit Deiner Führung, unter welchen Rahmenbedingungen Homeoffice stattfinden soll. Wichtig ist auch zu klären, wie es mit den Berichtspflichten aussieht und wie der Nachweis über die Arbeitsleistung erbracht wird. Wichtige Faktoren sind hier: Transparenz und Vertrauen.

Übrigens ist es so, dass das Misstrauen von Führungskräften an das Homeoffice unangebracht sind. Studien zeigen[1]Webartikel mit link zur Studie, dass die Produktivität im Homeoffice signifikant erhöht ist. Es besteht eher die Gefahr, dass man sich zu viel zumutet!

Kläre aber auch die Erwartungen des privaten Umfelds an Dich. Homeoffice heißt nicht, dass Du nebenbei auch noch den Haushalt regeln kannst oder die Kinder betreust. Hier sind klare Absprachen und Vereinbarungen notwendig.

#2 – Unterschied Privat und Beruf

Halte so gut es geht Deine morgendlichen Routinen bei. Also verhalte Dich so, als würdest Du tatsächlich ins Büro gehen. Dazu gehört auch, dass Du dich entsprechend kleidest und Dich dann zu einer festgesetzten Zeit an Deinen Arbeitsplatz begibst. Homeoffice ist eben “Office”!

#3 – Schaffe Dir einen Arbeitsplatz

Ganz wichtig ist, dass Du Dir einen eigenen Platz für Deine berufliche Tätigkeit schaffst. Ideal ist ein eigenes Arbeitszimmer. Das werden aber nur die wenigsten besitzen. Eine eigene Ecke oder zumindest ein reservierter Teil des Tisches – vielleicht mit einer eigenen Unterlage ausgestattet – helfen Dir, vom Privatmodus in den Arbeitsmodus zu wechseln. Mache Dir auch ein Ritual, wie Du Dein Homeoffice “betrittst”. Zum Beispiel trinkst Du eine Tasse Kaffee, räumst Sie weg und begibst Dich danach in Dein Homeoffice.

#4 – Entwickle eine Zeitstruktur

Wenn Du im Homeoffice arbeitest hast Du die Chance, eine Zeitstruktur zu kreieren, die besser auf Deine persönlichen Bedürfnisse abgestimmt ist. Überlege einmal, wie Deine eigene Leistungskurve aussieht. Bist Du eher ein Morgenmensch? Dann spricht gar nichts dagegen, dass Du vielleicht bereits um 6 Uhr zu arbeiten beginnst. Vielleicht kannst Du Dir dann mittags ein kurzes Nickerchen gönnen oder ein Hobby pflegen etc. Analog gilt das, wenn Du eher abends besser arbeiten kannst.

Diese Zeitstruktur musst Du natürlich an Dein privates und berufliches Umfeld anpassen – bzw. mit den Kolleg*innen und Deiner Führung abstimmen.

#5 – Führe eine Aufgabensammelliste

Eine Aufgabensammelliste zu führen sollte eigentlich selbstverständlich sein. Leider verführt die privatere Umgebung im Homeoffice leicht dazu, darauf zu verzichten. Dadurch leidet aber die Übersicht, wichtige Aufgaben wirst Du leichter vergessen und Du hast keine Kontrolle über den Fortschritt Deiner Arbeit.

Mache Dir daher eine Liste an Vorhaben, die Du in der nächsten Zeit umsetzen möchtest. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, womit Du diese Liste führst: mit einem Heft, Excelliste, Aufgabenliste in Outlook, Post-ist etc. Finde einfach das System, das zu Dir am besten passt.

#6 – Mache Dir einen Tagesplan

Die Basis der täglichen Arbeit ist die Aufgabensammelliste. Suche Dir dann zu Tagesbeginn die Tätigkeiten heraus, die Du im Homeoffice umsetzen möchtest. Schätze dabei im Voraus die Länge der Tätigkeiten ein. Plane dann, wann Du diese Tätigkeiten in Angriff nehmen möchtest. Geistig fordernde Tätigkeiten lege Dir dabei in jene Zeiten, in denen Du am frischesten bist. Es empfiehlt sich auch, ähnliche Tätigkeiten zu blocken (z.B. Telefonate, Emails schreiben, Rechnungen erstellen…) und in einem abzuarbeiten.

#7 – Eat the frog

Unangenehme Tätigkeiten solltest Du nicht auf die lange Bank schieben, sondern am besten sofort erledigen.

#8 – Minimiere Unterbrechungen

Die Arbeitspsychologie zeigt: wirst Du in einer Tätigkeit ständig unterbrochen, dann sinkt die Leistungsfähigkeit rapide. Schalte daher möglichst alle Störquellen und Ablenker aus. Einfach zu eliminieren sind Ablenkungen wie: Emailreminder, Popups, Telefon, ein unaufgeräumter Arbeitsplatz etc.

Unterbrechungen, die durch innere Impulse getrieben werden, sind schwieriger zu handhaben. Besonders bei Tätigkeiten die uns weniger Freude machen kann es leicht passieren, dass Dir plötzlich etwas anderes wichtiger erscheint („Oh, ich könnte doch jetzt rasch einmal die Wäsche in die Waschmaschine geben.“). Versuche, solchen „Versuchungen“ nicht nachzugeben. Oftmals genügt es, dass Du Dir dieses Vorhaben notierst und Du mit Dir eine Vereinbarung triffst, wann diese Tätigkeit erledigt wird. Z.B. „Ich mache jetzt noch diesen Text fertig, dann kümmere ich mich 15 Minuten um die Hausarbeit“.

Ein ganz wichtiges Thema sind Kinder im Homeoffice. Es ist schlicht nicht möglich, produktiv zu arbeiten und gleichzeitig die Kinder zu versorgen. Triff daher mit Deinen Kindern klare Abmachungen unter welchen Umständen Du gestört werden darfst. Dazu ist es erforderlich, dass Deine Kinder genau wissen, wann Du arbeitest und wann Du ansprechbar bist. Z.B. kannst Du vereinbaren: „Wenn ich an diesem Tisch sitze, dann arbeite ich und Du darfst mich nicht stören.“ Vereinbare aber mit Deinen Kindern, zu welcher Uhrzeit Du wieder für sie da bist. Bei ganz kleinen Kindern wird das naturgemäß nicht so funktionieren. Entweder kann Dich jemand unterstützen oder Du musst realistisch taxieren, wann überhaupt Zeit für Homeoffice verfügbar ist.

#9 – Halte Kontakt

Der Mensch ist ein soziales Wesen. Isolation tut uns auf Dauer nicht gut. Sorge daher auch dafür, dass Du Dich mit Deinen Kolleg*innen virtuell triffst und der soziale Kontakt aufrecht bleibt. Die Corona-Pandemie verlangt von uns die Reduktion der Sozialkontakte. Nutze jedoch die technischen Möglichkeiten um einer Vereinsamung im Homeoffice vorzubeugen.

#10 – Verlange nicht zu viel von Dir

Du machst Dir das Leben schwer, wenn Du von Dir Perfektion erwartest. Besonders wenn das Thema Homeoffice für Dich noch neu ist, wird es eine ganze Zeit brauchen, bis sich alles eingespielt hat. Gib Dir die Zeit, um in diese neue Arbeitsform hineinzuwachsen. Damit beugst Du einer Überforderung vor.

Schaue auch mehrmals am Tag auf das, was Dir schon gut gelingt.
Gehe mit Dir und anderen behutsam um, denn alle müssen sich an die neue Situation gewöhnen und damit klarkommen.
Ich wünsche Dir dabei viel Erfolg!

Hier als Podcast-Episode nachhören

Homeoffice - Interview mit Claudia Kauscheder

von Gregor Heise | Durchstarten mit Führung

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Anmerkungen und Nachweise

Anmerkungen und Nachweise
1Webartikel mit link zur Studie

Das beste Selbstmanagementsystem – und wie Du es nutzt

Das beste Selbstmanagementsystem – und wie Du es nutzt

Als Peter beschloss, sein Selbstmanagement zu ändern

Als ich an einem schönen Vormittag das Café betrat, wartete mein Freund Peter schon bei seinem großen Espresso. In einem kurzen Telefonat hatte ich erfahren, dass Peter Problemen mit seinem Selbstmanagement hatte und von mir ein paar Ratschläge hören wollte.

Ich hatte ihn schon längere Zeit nicht gesehen und freute mich auf das Gespräch. Ich begrüßte ihn, nahm Platz und bestellte mir ebenfalls einen Espresso.

“Wie geht es Dir?” fragte ich Peter.

“Es ging schon einmal besser. Weißt Du, langsam wächst mir meine Arbeit über den Kopf. Ich glaube, ich bin kurz vor einem Burn-Out!” sagte Peter mit einem sehr angestrengten Gesichtsausdruck. “Du bist doch Coach. Kannst Du mir nicht sagen, wie ich mein Leben wieder besser in den Griff bekomme, weniger Stress habe und einfach glücklicher werde?”

Ich antwortete: “Na ja, eine Coachingsitzung soll das jetzt nicht werden. Aber erzähl doch mal, was los ist. Vielleicht finden wir einen Weg, Dein Selbstmanagement zu verbessern…”

“Also schön” erwiderte er. “Die Sache ist die: als ich den Verkaufsleiterjob angenommen habe, habe ich mich über die neue Führungsaufgabe sehr gefreut. Mehr Verantwortung, etwas gestalten können, Menschen führen – das war eigentlich immer mein Traum. Und in der ersten Zeit ist auch alles gut gelaufen. Zwar habe ich schon damals viel gearbeitet – sicher mehr als 40 Stunden. Aber die Wochenenden waren für die Familie da und am Sonntagabend habe ich mich schon auf die neue Woche gefreut. Ich hatte auch das Gefühl, alles gut schaffen zu können. Mein Selbstmanagement war perfekt!”

Peter nippte nachdenklich an seinem Espresso…

“Was ist dann passiert?” fragte ich ihn.

Peter’s Problem

“Seit 2 Jahren kommt es mir so vor, als rotiere ich am Stand! Die Arbeitswochen verlaufen chaotisch. Mit dem Team gibt es zunehmend Konflikte, weil wir die Ziele nicht erreichen.
Auch sind wir chronisch unterbesetzt. Aber von der Zentrale gibt es keinerlei Unterstützung. In meinem Email-Postfach stapeln sich die Mails,
ich hetze von Meeting zu Meeting, versuche zwischendurch meine wichtigsten Aufgaben zu erledigen – komme aber dann doch nicht dazu. Außer am Wochenende – da habe ich meine Ruhe und kann endlich mal halbwegs das abarbeiten, was die Woche über liegengeblieben ist. Meine Familie sehe ich kaum noch. In der Nacht wache ich häufig auf, weil ich Angst habe, etwas zu vergessen oder zu übersehen…” schilderte er seine ziemlich trostlose Lage.

“Peter, Du warst doch immer ein Meister der Planung und der geordneten Vorgangsweise.” warf ich ein. “Was hat sich denn da geändert, dass Du Dein Selbstmanagement komplett über Bord geworfen hast?”

Peter lachte gequält: “Planen? Ordnen? Listen schreiben? Vergiss doch diese Selbstmanagement- und Zeitmanagementmärchen! Das funktioniert einfach nicht. Dauernd ändert sich etwas, schon morgens kommen Mitarbeiter und Führungskräfte auf mich zu und nehmen mich in Beschlag. Dann noch die Kunden – dauernd wollen sie Änderungen. Ich bin schon froh, wenn ich auf diese ständigen Anforderungen halbwegs reagieren kann und das Nötigste unterbringe.”

“Du sagst also, dass Du mehr oder weniger ohne konkrete Ziele oder einen Plan zu haben in den Tag startest?” fragte ich ihn.

“Mehr oder weniger ja. Wenn ich im Auto zur Arbeit fahre, dann mache ich mir im Kopf eine Checkliste mit den wichtigsten Aufgaben. Und meine Termine habe ich im Outlook. Aber mehr finde ich nicht sinnvoll. Du weißt ja – das agile Umfeld!” Peter lächelte süffisant.

“Und was erwartest Du jetzt von mir?” erwiderte ich.

Peter möchte eine Selbstmanagement – Methode

“Gibt es nicht eine Selbstmanagement-Methode, mit der ich besser mit dieser Situation zurechtkommen kann? Wie ich wieder mehr die Dinge in den Griff bekommen kann? Wie kann ich das Gefühl bekommen, dass ICH bestimme wo es langgeht?” Peter sah mich hilfesuchend an.

“Nun” sagte ich vorsichtig “eine Garantie gibt es nicht. Aber einen sinnvollen Weg kann ich Dir schon aufzeigen. Allerdings wird er Dir nicht gefallen!”

“Wieso?”

“Du müsstest wirklich radikal Deine Gewohnheiten umstellen und ein festes System implementieren mit dem Du arbeitest. Ich kann Dir das System einmal vorstellen – aber die Umsetzung wird nicht einfach werden.”

“Warum denn das?”

“Weil sich der Erfolg nicht sofort einstellen wird und Du auch Deine eigene Haltung reflektieren musst. Aber vielleicht beginnen wir einfach mal mit dem System. Du bekommst einen großen Überblick. Die Details können wir ein anderes Mal besprechen.” erklärte ich.

Peter nickte.

Ich legte los…

Selbstmanagement mit System

“Aus meiner Sicht geht es gar nicht um Zeitmanagement. Die Zeit kannst Du nicht managen. Was unter Deiner Kontrolle ist, das bist Du selbst.
Auch wenn Du momentan viel Druck und äußere und innere Zwänge verspürst, bist Du doch im Grunde ein freier Mensch. Jeden Morgen beginnt ein neuer Tag und Du könntest etwas ganz anderes unternehmen oder ausprobieren.
Kennst Du das Buch “Der Hundertjährige, der aus dem Fenster stieg”? Das ist die Geschichte eines hochbetagten Mannes, der vor seiner Geburtstagsfeier davonläuft und ganz neue Erfahrungen macht, Möglichkeiten ausprobiert usw. Also merke Dir: Du bist kein armes Opfer, sondern hast die Fähigkeit zu gestalten!” meinte ich.

“Das was Du beschreibt” erwiderte Peter “kenne ich von früher – aber heute habe ich den Kontakt zu mir selbst verloren.”

Ziele finden

“Genau! Es geht im Grunde gar nicht darum, dass Du das noch bessere Aufgabenbewältigungssystem etablierst. Es geht darum, dass Du wieder in Kontakt mit Dir, Deinen Wünschen und Bedürfnissen kommst. Daher steht am Anfang für besseres Selbstmanagement die Aufgabe, Ziele zu finden.” sagte ich.

“Bitte verschone mich mit Zielen! Wenn ich das schon höre! Wir erhalten monatlich unsere Zielvorgaben, machen Teamsitzungen in denen wir Ziele besprechen, definieren in Klausuren strategische Ziele… Glaubst Du, das hätte mich nur einen Schritt zu mir selbst gebracht?” entfuhr es Peter.

“Natürlich nicht!” entgegnete ich ruhig. “Was ist denn mit Deinen eigenen Zielen? Weißt Du, wofür sich die ganze Mühe lohnt? Kennst Du Deine Bedürfnisse? Was strebst Du aus Dir selbst heraus an? Weißt Du, letztlich geht es doch gar nicht darum, dass Du irgendwelche Aufgaben abarbeitest. Sondern es geht immer darum, dass Du ein Gefühl von Sinn entwickelst. Victor Frankl – der große Psychologe – hat einmal formuliert: ‘Wer ein Warum zum Leben hat, erträgt fast jedes Wie.’
ich will Dich ausdrücklich ermuntern, Dein eigenes Warum neu zu entdecken! [1]lese hier nach zum Thema “Vision

“Und wie geht das?” fragte Peter jetzt mit gesteigertem Interesse.

“Da gibt es viele Methoden. Im Prinzip geht es darum, zu sich zu kommen, still zu werden, auf sich zu achten und in sich hineinzuhören. Wichtig ist auch, dass Du Dich anregen lässt. Gespräche, Kunst, Erinnerungen etc. sind alles Möglichkeiten, mehr zum ICH zu kommen. Es ist aber ein Prozess. Das heißt, dass Du das nicht erzwingen kannst, sondern Dir einfach tagsüber Momente der Ruhe und Stille gönnst [2]höre auch diesen Podcast zum Thema “Mission.
Wenn Dir das immer besser gelingt, hast Du einen Kompass, der Dir hilft, Ziele die von außen kommen besser zu bewerten und mit Deinem Selbst abzugleichen.”

Meine konkreten Tipps

  • Komme zur Ruhe und lasse Stille zu
  • Frage Dich, was Deine berufliche Mission ist. Wofür wurdest Du dort engagiert? Was ist Dein Beitrag zur Gesamtorganisation? etc.
  • Sprich mit einem vertrauten Menschen, der Dir zuhört
  • Gehe in Gedanken bis zu Deinem Lebensende. Was möchtest Du bis dahin erreicht haben?
  • Beschäftige Dich mit Kunst: Malerei, Musik, Theater, Literatur
  • Halte mehrmals am Tag inne und sei im “Hier-und-Jetzt
  • Formuliere Deine Bedürfnisse
  • Schreibe Tagebuch

“Ok.” sagte Peter. “Wie geht es dann weiter?”

“Die nächsten Schritte kennst Du bestimmt… Im Grunde musst Du:

  • Das, was Dich beschäftigt erfassen
  • Prioritäten setzen
  • Planen und umsetzen
  • Kontrollieren

Dieses System ist sinnvoll – muss aber an die heutigen Bedingungen angepasst werden. Ich finde, für heute war es einmal genug. Treffen wir uns doch in einer Woche wieder und gehen wir einen Schritt weiter. Aber beginne doch inzwischen einmal damit, Deinen persönlichen Zielen näher zu kommen.”

Eine Woche später

Als ich nach einer Woche das Café betrat, war Peter schon da. Er machte auf mich einen entspannten Eindruck.

Ich hatte mich kaum hingesetzt, als er auch schon voller Stolz ein kleines Büchlein hervorkramte. Er schlug es auf und sagte: “Schau einmal her! Ich habe deinen Rat befolgt und bin in mich gegangen. Ich habe mich gefragt, was ich für ein Leben führen möchte. Was mir wirklich wichtig ist und worauf ich mich fokussieren möchte. Diese Gedanken habe ich mit einem guten Freund besprochen. Das war schon sehr aufschlussreich. Meine Mission habe ich schon versucht in Worte zu fassen – es ist noch nicht perfekt – aber ein Anfang. Ich merke schon jetzt, wie ich ruhiger und gelassener werde.
Allerdings… ” und hier begann er etwas zu zögern “…mein Zeitproblem ist dadurch nicht gelöst. Ich gehe noch immer in Arbeit unter – allerdings macht es mich nicht mehr so fertig. Aber sag mal, hast Du einen Tipp, wie ich auch das ein bisschen besser in den Griff bekommen kann?”

“Zunächst einmal möchte ich Dir ein großes Kompliment machen! Du hast wirklich einen großen Schritt getan und hast Dich mit Deinen Wünschen und Bedürfnissen beschäftigt. Je klarer Du vor Augen hast worum es Dir geht, was für Dich der Sinn ist, desto besser wird es Dir gelingen, in unserer bewegten Zeit (der VUCA-Welt) mehr von dem umzusetzen, was DU wirklich möchtest. Und um das tun zu können, musst Du eben unterscheiden lernen zwischen dem, was Dich wirklich voranbringt und dem, was Dich nur aufhält. Also mein Tipp: bleibe dabei und reflektiere über Dich!”

“Das möchte ich unbedingt” sagte Peter “Aber wie komme ich nun mit meinen täglichen Aufgaben zurecht? Und wie schaffe ich es, dass ich am Ende des Tages auch die meisten Vorhaben umgesetzt habe?”

Aufgaben sammeln

“Im Grunde ist es ganz einfach!” erklärte ich. “Du musst alles erfassen, was Dich beschäftigt,. Also mache es Dir zur Gewohnheit, alle Vorhaben, Aufgaben, Ideen usw. gleich zu notieren.

“Oh je – Du meinst eine To-Do-Liste? Und das soll mein Selbstmanagement verbessern?” fragte Peter etwas gequält…

“Nein! Keine klassische To-Do-Liste. Ich meine eine Sammelliste für alles das, was Dir im Kopf herumgeistert. Die To-Do-Liste kommt erst später ins Spiel – nämlich dann, wenn es darum geht, was tatsächlich umgesetzt werden soll. Einiges von dem was auf der Sammelliste steht wirst Du vielleicht niemals umsetzen. Aber das Aufschreiben ist fundamental wichtig.” sagte ich.

“Ok. Den Unterschied habe ich verstanden. Aber was ich noch immer nicht verstehe: warum besteht ihr Coaches immer darauf, dass alles aufgeschrieben gehört? Ich meine: das was wichtig ist merke ich mir ohnedies.”

“Na ja. Erstens ist das mit dem Merken so eine Sache. Meine Erfahrungen aus vielen Seminaren und Coachings ist, dass eben doch vieles vergessen wird. Also hilft Dir eine solche Liste eben dabei, nichts Wichtiges unter den Tisch fallen zu lassen. Und gerade wenn Du im Stress bist kann sich Dein Gehirn nicht auch noch damit beschäftigen, Wichtiges zu behalten.
Und dann gibt es noch das Problem, dass gerade in den Momenten, in denen Entspannung angesagt ist – also etwa beim Einschlafen – plötzlich Unerledigtes auf den Schirm kommt. Gerade weil man sich entspannt kommen die Gedanken zurück. Und schon ist es wieder vorbei mit der Entspannung…”

“Ja das kenne ich gut! Gerade wenn ich einschlafen will fallen mir tausende wichtige Sachen ein und ich werde unruhig!”

“Siehst Du – also lege Dir von nun an einen Zettel neben Dein Bett und notiere Dir diese Dinge sofort!
Ein weiterer Grund für das Aufschreiben ist der, dass das Gehirnsystem das für das Behalten von Absichten zuständig ist, die Systeme im Gehirn hemmt, die für Ausführung zuständig sind. Einfach gesagt: wer sich Vorhaben in übertriebener Weise merken will, der riskiert, dass er sich seiner Handlungsinitiative beraubt!” erklärte ich Peter.

“Ah ja” pflichtete Peter bei “das kenne ich gut! Das sind dann so Tage, wo man einen ganzen Berg von Aufgaben vor sich hat. Und statt dass ich dann gleich loslege, fühle ich mich wie gelähmt und brauche X Anläufe um erst mal den Anfang zu finden.”

“Exakt! Das ist auch wissenschaftlich erforscht. Besonders Julius Kuhl hat hier viele Untersuchungen vorgelegt und auch Testverfahren entwickelt um diesen Blockaden auf die Spur zu kommen.”

Meine konkreten Tipps

  • Notiere Dir Ideen, Vorhaben und Aufgaben sofort wenn sie auftauchen in einer Sammelliste.
  • Für Deine Notizen nutzt Du am Besten ein handschriftliches System.
  • Versuche, Deine Ideen, Vorhaben und Aufgaben so konkret wie möglich zu notieren.
  • Mache regelmäßig (1x im Monat) eine Überprüfung, welche Deiner Ideen noch relevant sind oder gestrichen werden können.
  • Mache es Dir zur Angewohnheit regelmäßig nach Aufgaben zu fahnden, die Du schon länger mit Dir herum trägst, die aber nur selten “aufpoppen”. Das sind meistens eher unangenehme Dinge, die Dich aber in Unruhe versetzen können.

Prioritäten setzen

“Wenn Du nun eine lange Liste von Aufgaben, Ideen und Projekten vor Dir hast, ist es an der Zeit, diese auch umzusetzen. Natürlich wirst Du nicht einfach von oben beginnen die Liste abzuarbeiten, sondern die Aufgaben bewerten. Das nennt man auch Prioritäten setzen. Eigentlich ist das der wichtigste Vorgang in unserem Selbstmanagement – System. Denn mit Prioritäten drückst Du aus, welchen Wert Du einer Aufgabe gibst. Um die Wertigkeit einer Aufgabe zu bestimmen gibt es zwei wesentliche Unterscheidungen:

  • Dringlichkeit und
  • Wichtigkeit

Dringlichkeit ist die zeitliche Komponente. Aufgaben unterscheiden sich darin, bis wann sie erledigt gehören.

Wichtigkeit ist die Wertigkeit einer Aufgabe. Aufgaben, mit denen Du mehr von Deiner Mission verwirklichen kannst oder die mehr von Deinen Werten widerspiegeln, sind einfach wichtiger als andere.”

Peter wurde nachdenklich: “Ist das das Eisenhower-Modell mit der Einteilung in A, B, C und D Aufgaben?”

“Ja” erwiderte ich.

“Mit dem habe ich mich immer schwer getan. Also nicht mit der Dringlichkeit. Aber die wichtigen Aufgaben zu erkennen und dann auch noch anzugehen, das erschien mir immer schwierig…”

“Da hast Du bestimmt recht. Dringliche Aufgaben zu erkennen ist sehr einfach. Wenn es einen fixen Termin für eine Aufgabe gibt oder wenn eine Krisensituation eintritt und sofort gehandelt werden muss, dann ist es gar keine Frage, dass gehandelt werden muss. Aber wenn Du nur dringliche Aufgaben erledigst, dann hast Du bald das Gefühl, ein Getriebener zu sein. Du verlierst dann das Gespür für Dich selbst.”

“Also sollte ich mich mehr auf die B-Aufgaben – also die mit einer hohen Wichtigkeit und einer geringen Dringlichkeit – konzentrieren?”

“Das würde ich Dir raten. Man sagt, dass man ca. 60% B-Aufgaben täglich realisieren sollte… Aber lass Dich nicht davon einschüchtern. schau einfach, dass Du Deine Aufgaben nach dem Eisenhower-Schema klassifizierst und dann täglich eine B-Aufgabe umsetzt. Du wirst merken, dass es Dir danach schon viel besser gelingt, Dich auf wirklich Wichtiges zu fokussieren und dass Deine Arbeitsfreude spürbar steigen wird.” sagte ich zu Peter.

Meine konkreten Tipps

  • Lerne zwischen Wichtigem und Dringlichem zu unterscheiden.
  • Führe täglich mindestens eine B-Aufgabe durch.
  • Steigere langsam die Anzahl Deiner B-Aufgaben auf 60%.
  • Verteidige Deine gewählten Aufgaben gegen andere, in dem Du mehr “Nein” sagst.

Planung

“Zum Abschluss wollte ich noch etwas zum Thema “Planung” sagen. Früher hatte man im Zeitmanagement den Führungskräften empfohlen, sich eine Art Stundenplan aufzustellen und danach die Aufgaben abzuarbeiten. In der heutigen Zeit ist das einfach nicht möglich. Aber ganz planlos solltest Du nicht in den Tag starten. Mache es Dir daher zur Gewohnheit, dass Du zu Wochenbeginn die Woche betrachtest. Welche wichtigen Arbeiten sind in dieser Woche zu erledigen? Ich empfehle Dir, dass Du Dir diese wichtigen zu erreichenden Resultate notierst und als Wochenziele oder auch Tagesziele buchstäblich vor Augen führst. Hilfreich ist eine Pinnwand. Dort kannst Du mit Kärtchen wichtige Tages- und Wochenresultate festhalten.”

“Das mit den zu erreichenden Resultaten finde ich super!” sagte Peter “Ich glaube das hilft mir, mich zu fokussieren”

“Weiters kann es hilfreich sein,” setzte ich fort “sich für bestimmte Arbeiten fixe Zeitblöcke zu reservieren. Trage das in den Kalender ein, sodass andere sehen können, dass Du nicht verfügbar bist. So ein Arbeitsblock könnte beispielsweise heißen: ‘Konzeptarbeit’, ‘Planung für Projekt Alpha’ etc. Hier gilt jedoch: weniger ist mehr.”

Ich legte eine kleine Pause ein und trank einen Schluck Café. Mit einem Lächeln meinte ich “..und dann würde ich mir eine To-Do-Liste erstellen…”

“Also doch!” lachte Peter.

“Ja genau. Aber eine Liste, in der Du nur ein paar Aufgaben festhältst, die heute erledigt gehören. Du kannst sie noch nach Dringlichkeit reihen, sodass Du auch mit der Aufgabe beginnst, die nicht auf den nächsten Tag verschoben werden darf.”

“Und mehr würdest Du nicht machen?” fragte Peter zweifelnd.

“Nein! – oder doch: Du kannst Dir zu Beginn des Tages ein Motto überlegen, das Dich in eine positive Stimmung versetzt. Denn mit guter Laune ist man gleich um ein Vielfaches produktiver. Wie das im einzelnen geht, das wäre dann ein etwas längerer Coachingprozess – aber ich glaube mit dieser Andeutung kannst Du vielleicht schon etwas anfangen.” meinte ich abschließend.

Meine konkreten Tipps

  • Lege die zu erreichenden Resultate fest.
  • Organisiere den Arbeitstag / die Arbeitswoche so, dass Du Dir unterbrechungsfreie Arbeitsblöcke reservierst.
  • Arbeite an den kniffligsten und wichtigsten Aufgaben bevorzugt in Phasen Deines Leistungshochs (meistens am Vormittag).
  • Bündle Routineaufgaben.
  • Wechsle bewusst die Planungsperspektiven: Tagesplan, Wochenplan, Monatsplan, Quartalsplan, Jahresplan etc. gewährleisten, dass Du Deine Arbeit aus unterschiedlichen Perspektiven wahrnimmst. So vermeidest Du es, im Klein-Klein des Tagesgeschäftes unterzugehen.
  • Starte mit guter Laune in den Tag!

 

Next Steps

“Vielen Dank für diesen Schnelldurchgang ‘Selbstmanagement’. Was könnte ich denn noch tun, um mein Selbstmanagement zu verbessern?”

“Im Grunde hast Du von mir eine Basisinfo zu diesem Thema bekommen. Natürlich kann ich Dich in Form eines individuellen Coachings begleiten. Besonders die Prioritätensetzung ist nicht immer ganz einfach. Vor allem, weil es da um die Abstimmung der täglichen Aufgaben mit den eigenen Zielen geht. Aus meiner Erfahrung wird es dann besonders interessant, wenn Du Deine Prioritäten bei Dir selbst und auch bei anderen durchsetzen musst. Konflikte bleiben da nicht aus. Hier kann ein Coaching hilfreich sein. Und das Eisenhower-System ist nur eine Methode – es gibt noch andere Prioritäten-Schemata. Das würde hier aber zu weit führen.
Selbstmanagement kann man auch psychologisch betrachten. Du hast jetzt ein praktikables System für Dein Selbstmanagement erhalten. Aber die eigene Persönlichkeit muss auch mitspielen. z.B. wie Du mit Stress umgehst, wie es mit Deiner Willenskraft aussieht, wie Du Dich motivierst, wie Du Misserfolge bewältigst etc Ich habe da einen wissenschaftlichen Online-Test, der Dir in 20 Bereichen aufzeigt, wie gut Dein Selbstmanagement ist. Du erhältst dann konkrete Tipps , wie Du Dich nachhaltig verbessern kannst.”

Peter meinte: “Vielen Dank! Ich weiß jetzt, wie ich das Selbstmanagement besser angehen kann. Und das mit dem Test finde ich eine gute Idee. Ich werde mir bei Dir einen Zugang bestellen und dann mal loslegen.”

“Das freut mich. Ich danke Dir für das nette Gespräch!” sagte ich zum Abschluss.

Weiterführung

Folgende Blogbeiträge empfehle ich Dir zur Nachlese:

Folgende Podcastepisoden bieten sich zum Nachhören an:

Ich freue mich über Deine Kommentare!

 

 

 

 

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Anmerkungen und Nachweise

Anmerkungen und Nachweise
1lese hier nach zum Thema “Vision
2höre auch diesen Podcast zum Thema “Mission

So organisierst du deinen Erfolg

So organisierst du deinen Erfolg

Selbstführung durch Selbstorganisation

Tagtäglich wirst du mit Informationen versorgt, die über unterschiedliche Kanäle hereinkommen: Emails, Briefe, mündliche Mitteilungen, Berichte, social media Nachrichten etc. Notwendig ist ein praktikables Informationsmanagement und eine sinnvolle Office-Organisation. Ohne durchdachte Organisation wird es dir kaum gelingen, die vielfältigen Anforderungen eines Arbeitstages zu bewältigen. Die Notwendigkeit einer sinnvollen Organisation wird sofort einsichtig, wenn wir uns einen gewöhnlichen Arbeitstag vor Augen führen:

Herr Müller betritt um 9 Uhr morgens mit den besten Vorsätzen und in leicht nervöser Stimmung das Büro. Auf der Hinfahrt gab es Stau – und trotz bester Vorsätze hatte er sich wieder geärgert, nicht rechtzeitig von zu Hause losgekommen zu sein. Wenigstens konnte er die Zeit nutzen, um zu überlegen, welche Aufgaben heute anstehen. Er hat vor, heute sein Verkaufskonzept zu erarbeiten, das übermorgen dem Vorstand präsentiert werden soll. Zwar ist die Zeit schon ein bisschen knapp – aber mit gutem Zeitmanagement sollte sich alles bewältigen lassen. Heute stehen noch ein paar Meetings und ein Gespräch mit einer neuen Mitarbeiterin auf der Tagesordnung. Herr Müller nimmt sich ebenso vor, endlich seine Ablage zu machen.
Auf dem Weg zum Schreibtisch stürzt eine Kollegin auf Herrn Müller zu und bittet, ihr bei einem Bericht zu helfen. Müller verspricht, sie in der nächsten halben Stunde aufzusuchen. Am Schreibtisch angekommen fährt Herr Müller den Computer hoch und gönnt sich eine Tasse Kaffee. Nachdem er sich im System angemeldet hat, bemerkt Herr Müller, dass bereits 10 Emails eingelangt sind. Auf dem Schreibtisch findet er neben dem Berg von Unterlagen für laufende Projekte (hier fällt Müller ein, dass Freitag ein wichtiges Meeting ist, und in diesem Stapel ein Bericht liegt, der noch bearbeitet werden muss) eine Liste seiner Sekretärin, welche Personen bis 10.30 Uhr angerufen werden sollen. Müller beschließt, das Verkaufskonzept erst einmal ruhen zu lassen, und die Telefonate zu tätigen. Vorher wirft er jedoch einen Blick in die Emails und entdeckt ein paar wichtige Nachfragen von Kollegen, die ohne seine Auskunft nicht weiterarbeiten können. Also wendet Müller sich den Emails zu, denn diese haben Priorität. Während er die Emails bearbeitet, kommt die Kollegin herein und bittet nachdrücklich um Hilfe. Nun ist Herr Müller schon ein bisschen genervt, denn der Tag verläuft ganz anders als geplant. Er fährt die Kollegin ziemlich gereizt an, ihn nicht dauernd zu stören. Sie verlässt irritiert das Büro (»Hatte der Kollege nicht versprochen, zu kommen?«). Herr Müller denkt: »Prima! Heute läuft schon wieder alles schief!«

Dieses Beispiel zeigt einen Menschen, der zwar gute Vorsätze und auch den Willen hat, diese umzusetzen, der jedoch von den Anforderungen der Umwelt so in Anspruch genommen wird, dass er gar nicht zur Umsetzung seiner Vorhaben kommt. Im Laufe des Vormittags treten die negativen Affekte in den Vordergrund, da das Hirnsystem, das für die Registrierung von Gefahren (Objekterkennungssystem = OES) aktiv wird. Herr Müller sieht die Wirklichkeit nur mehr ausschnitthaft, denn der »Tunnelblick« des OES gestattet gar keine andere Sichtweise. Dazu müsste Herr Müller sein Extensionsgedächtnis, das für den ganzheitlichen Überblick zuständig ist, aktivieren können. Das funktioniert jedoch nur im entspannten und gelassenen Zustand. Und in diesem emotionalen Zustand befindet sich Herr Müller definitiv nicht! Um das zu vermeiden, gibt es mehrere Ansatzpunkte. Der erste Ansatzpunkt ist eine Neustrukturierung der Arbeitsabläufe. (mehr …)

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Ohne Planung geht es nicht – [Blogparade Eva Laspas]

Ohne Planung geht es nicht – [Blogparade Eva Laspas]

Wie ich meinen Arbeitstag geregelt bekomme

Eva Laspas lädt in Blogparade „Zu Tode geplant?“ dazu ein, zu beleuchten, inwieweit Planung die eigene Effizienz verbessern hilft. Die Frage: “Planung – Ja oder Nein?” ist eigentlich keine Alternativfrage, denn: ohne Planung geht es nicht. Wenn ich mir vorstelle, ich würde einfach so in den Arbeitstag starten – frei nach dem Motto: “Schau’ mer mal, was kommt…” – da bin ich mir ziemlich sicher, dass ich am Ende des Tages mit meinen Ergebnissen sehr unzufrieden wäre.

Als Trainer und Coach beschäftige ich mich seit mehr als 20 Jahren mit dem Thema “Selbst- und Zeitmanagement”. Es haben sich die Rahmenbedingungen des Zeitmanagements doch sehr geändert. Um in unserer beschleunigten Welt halbwegs gut über die Runden zu kommen ist es erforderlich, ein gutes System zu haben und auch umzusetzen. Ich verwende dabei ein System, das folgende Schritte umfasst:

  • Ziele setzen
  • Aufgaben sammeln
  • Prioritäten setzen (Entscheiden)
  • Planen (Strukturieren)
  • Kontrollieren (Auswerten)
ZMM Planung

Schritte des ZMM – der Prozess

Diese Schrittfolge hat sich in der Praxis bewährt. Jeden dieser Punkte möchte ich kurz beleuchten. (mehr …)

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Keine Torschlusspanik im Dezember

Keine Torschlusspanik im Dezember

Am Jahresende wird der Faule fleißig….

Mal ehrlich: diesen dummen Spruch hat sich der 25-jährige Norbert nicht verdient… Seit zwei Jahren ist er Führungskraft in einem mittelgroßen Unternehmen. Der Job ist hart – er führt immerhin 12 Personen. Über das Jahr gesehen hat er auch seinen Job gut im Griff. Das Zeitmanagement funktioniert ganz gut: Die Termine sind in Outlook organisiert, Aufgaben werden in To-Do-Listen erfasst, die Projektstichtage hält er ein und Delegieren hat er zum Führungsprinzip erhoben. Das Zeitmanagement von Norbert ist recht gut. Natürlich weiß Norbert, dass er noch einiges verbessern muss – vor allem das mit den Emails klappt nicht so gut – aber jetzt, am Ende des Jahres plagen ihn ganz andere Sorgen…

Es ist die Sorge, nicht bis zur magischen Grenze 31.12. alles geschafft zu heben!

Ich denke, so wie Norbert geht es vielen von uns. Auch mich beschleicht gegen Ende des Jahres immer wieder dieser Drang, alles noch fertig zu bringen. Was steckt da von der psychologischen Seite dahinter?

(mehr …)

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Irrtümer im Management – SMART-Ziele

Irrtümer im Management – SMART-Ziele

SMART-Ziele sind wenig hilfreich

Hast du dich schon einmal gefragt, wie du Ziele formulieren sollst? Und ist dir dann sofort das Akronym SMART-Ziele eingefallen? Dann Willkommen im Club!

Keine andere Lehre hat sich im Management so sehr festgesetzt. SMART-ZIele scheinen der einzig richtige Weg zu sein. Wer SMART-Ziele formulieren kann, der hat schon gewonnen. Kaum einer fragt, woher diese Lehre eigentlich kommt, und ob sie überhaupt stimmt.

Ich meine: SMART-Ziele schaden mehr als sie nützen!

Lies weiter, damit du lernst, wie man bessere Ziele formuliert!

Die Behauptung, nur SMART-Ziele seien nützlich, ist falsch!

SMART ist eine Abkürzung für Kriterien, die angeblich Ziele so gut machen sollen, dass die Erreichbarkeit fast schon garantiert ist. Dass die Dingen icht so einfach liegen, erfährst du in diesem Beitrag.

Dabei steht SMART für das Akronym

S=Spezifisch, genau

M=Messbar

A=Attraktiv

R=Realistisch

T=Terminisiert

SMART-Ziele

Argumente pro SMART-Ziele

Ein allgemeines “Do-your-best”-Ziel wie: “Ich will, dass ihr heute euer Bestes gebt!” ist viel zu allgemein. Die Mitarbeiter wissen nicht konkret genug, was sie zu tun haben. Sollen konkret Kunden angerufen werden? Wird erwartet, dass ich mich besser auf den Kunden vorbereite? Soll ich mir Feedback einholen, um zu sehen, was ich besser machen kann? usw.

Da ist es besser, ein konkretes Ziel zu formulieren wie: “Bis zum Ende der Woche werde ich 4 konkrete Kundetermine vereinbart haben.” Man kann das noch mit Arbeitshilfen erweitern wie: “Um das Ziel zu erreichen nutze ich unsere Datenbank und führe 10 Kaltakquisetelefonate pro Tag.” Nach den Arbeitspsychologen Locke und Latham – die hinter dieser Theorie stecken – müssen die Ziele auch ein hohes Anspruchsniveau haben, damit sie Handlungen aktivieren.

In Organisationen ist das System des “Management by Objectives” weit verbreitet (leider oft in einer Karikatur von dem, was Peter Drucker[1]https://de.wikipedia.org/wiki/Peter_Drucker einst damit gemeint hat). Das Führen über Ziele ist nur dann möglich, wenn Ziele einerseits klar formuliert sind anderseits auch messbar sind. Also kommt man um die möglichst präzise Zielbestimmung nicht herum.

Was gegen SMART-Ziele spricht

Komplexität

SMART-Ziele funktionieren besonders gut, wenn die Aufgaben einfach und klar strukturiert sind. Wenn also jemand seine Fitness verbessern möchte und sich vornimmt: “Ich gehe 3x die Woche für 30 Minuten joggen” dann mag dieses Ziel funktionieren. Oder der Student der sich vornimmt: “Ich lese täglich 20 Seiten vom Lehrbuch X”.

Wenn die Aufgabe allerdings komplexer wird, wenn die Strategien unklar sind um das Ziel zu erreichen oder man gar keine Idee hat, wie man das Ziel verwirklicht, kann man sich noch so viele SMART-Ziele setzen – man wird das Ergebnis nicht erreichen.

Ebenso gilt: wenn die Situation komplex ist und viele mögliche Handlungsalternativen von uns verlangt, wird man mit einem konkreten Ziel nicht weit kommen. Wenn beispielsweise eine Führungskraft die Kundenorientierung verbessern möchte und einem Mitarbeiter verordnet “Begrüße jeden Kunden freundlich und schaue ihm 3 Sekunden in die Augen” so führt diese SMART-Vereinbarung keineswegs zu mehr Leistung, sondern im Gegenteil zu Demotivation und Stress! Komplexe Situationen benötigen hohe Variabilität im Verhalten. Und die erreicht man eben nicht durch SMART-Vorschriften!

Hohe Identifikation

Ein Ziel wird nur dann verfolgt, wenn man auch dahinter steht. Viele Führungskräfte nehmen an, wer in Organisation beschäftigt ist, der ist schon voll entflammt für die Unternehmensziele. Allerdings ist das reines Wunschdenken! Überlege einmal selbst: wenn du deine Ziele betrachtest, wie würdest du sie bewerten?

  1. Ich nehme das Ziel eigentlich nicht ernst
  2. Es ist mir egal, ob ich das Ziel erreiche
  3. Ich fühle mich stark verpflichtet, das Ziel zu erreichen
  4. Es fällt mir schwer, das Ziel aufzugeben
  5. Ich setze mich voll für dieses Ziel ein

Erst ab Punkt 3 und höher ist die Zielerreichung wirklich intrinsisch motiviert. Die Attraktivität der Ziele ist tatsächlich der größte limitierende Faktor. Überlege einmal selbst: wenn du mit deinem Team ein Ziel festlegst, sind wirklich alle begeistert? Wenn du ehrlich bist, sind die üblichen Reaktionen bestenfalls eine Verpflichtung, “weil es denn sein muss”. Keine gute Umsetzungsvoraussetzung!

Zielkonflikte

Wir streben nur Ziele an, die mit anderen nicht in Konflikt stehen. Menschen haben meist ein gutes Gespür dafür, ob ein bewusstes Ziel ihnen möglicherweise schadet. Dieses intuitive Wissen kann meistens schwer in Worte gefasst werden, man hat aber “kein gutes Gefühl bei der Sache”. Wir wissen heute, dass dieser “implizite Gedächtnisspeicher” (das Selbst) der Ort ist, an dem unsere Erfahrungen, Werte, Gefühle etc. in einem Netzwerk organisiert sind. Das, was wir uns bewusst machen (z.B. ein SMART-Ziel) wird auf Kompatibilität mit dem Selbst geprüft. Bei Unstimmigkeiten des Ziels mit dem Selbst wird das bewusst angesteuerte Ziel oftmals fallen gelassen.

Selbst-Ziele die wie von selbst motivieren

Das Selbst (oder Extensionsgedächtnis), das oben bereits angesprochen wurde, wollen wir etwas genauer beleuchten. Wie entwickelt der Mensch überhaupt ein Selbst? Sehr einfach gesprochen: im Laufe seines ganzen Lebens durch Erfahrungen. Tagtäglich werden wir mit Situationen konfrontiert, die wir emotional bewerten. Situationen, die uns besonders berühren – eine Begegnung, ein Opernbesuch, das Lesen eines Buches, ein einschneidendes Erlebnis etc. – kann plötzlich etwas “in uns” zum Schwingen bringen. Wir fühlen uns “angesprochen” “berührt” und werden uns vielleicht diese Situation ein Leben lang merken. Die Erfahrung ist für uns zu einem Bestandteil unseres Lebens geworden! Eine Lebenserfahrung….

Das Selbst arbeitet jedoch auf eine sehr eigentümliche Art und Weise. Es ist nicht immer präsent, sondern hat eine Hintergrundaufmerksamkeit! So kann es durchaus passieren, dass das Selbst plötzlich durch eine Erfahrung angeregt wird und sich meldet. Meist in der Form eines Gefühls oder eines “Hinweises” im Sinne von: “Da war noch etwas!” Ein einfaches Beispiel ist, wenn man vorhat etwas zu besorgen, man jedoch gar nicht daran denkt und plötzlich beim Passieren eines Geschäfts schlagartig daran erinnert wird.

Diese intuitive Erkenntnis nennt man auch Bauchgefühl. Wer einen guten Zugang zum Selbst hat, der nutzt dieses Bauchgefühl.

Wer sich nun SMART-Ziele setzt, der benutzt einen Teil unseres Gehirns, den man Intentionsgedächtnis nennt. Dieses Informationsverarbeitungssystem arbeitet logisch, schrittweise und kann an einer Sache dran bleiben, ohn das Selbst zu bemühen.

Das Selbst kennt SMART- Ziele gar nicht. Ziele aus dem Selbst sind allgemeiner, lassen sich auch oftmals schwer in Sprache übertragen. Ziele aus dem Selbst beinhalten viele Aspekte, Erfahrungen, Gefühle, Rahmenbedingungen etc. Ein Ziel aus dem Selbst fühlt sich “stimmig” an. .Ziele, die mit unserem Selbst übereinstimmen benötigen auch keine äußeren Motivatoren. Wir verfolgen sie, von “selbst” und sind intrinsisch motiviert[2]vgl. Julius Kuhl, Motivation und Persönlichkeit, 2001.

Ziele aus dem Selbst

Ein Ziel, das aus dem Selbst gebildet wird, ist global. Nehmen wir noch einmal das Beispiel mit den Kaltakquisitionstelefonaten von vorhin. Für viele Mitarbeiter ist das Ziel “10 Akquisetelefonate täglich” eine schreckliche Vorstellung. Wenn du nun ein Verkaufsleiter bist, und du möchtest jedoch, dass dieses Ziel umgesetzt wird, dann hast du ein Problem. Du könntest mit Druck versuchen, das Ziel deinem Mitarbeiter zu verordnen. Jedoch kannst du dir leicht ausrechnen, dass die Identifikation mit dem Ziel nur gering sein wird. Und auch die Akquisetelefonate werden dann entsprechend verlaufen.

Was läuft da verkehrt?

Unser Gehirn ist so eingerichtet, dass es ein von außen herangetragenes Ziel zunächst einmal überprüft, ob es mit dem Selbst verträglich ist. Vielleicht hat der Mitarbeiter einen sehr hohen Ehrgeiz und möchte Situationen vermeiden, bei denen er negative Erlebnisse hat. Zudem könnten in seinem Selbst noch negative Erfahrungen abgespeichert sein. Eventuell kommt noch das Gefühl dazu, Kunden zu etwas zu drängen etc.

Es macht jetzt überhaupt keinen Sinn, es mit noch präziseren Zielformulierungen zu versuchen. Genauso wenig erfolgreich ist es, einen Vortrag zu halten, der irgendeine “Einstellungsänderung” bewirken soll (noch so ein Irrtum: zu glauben, man müsse nur das Denken ändern, und dann erfolgt das Verhalten automatisch).

Mottoziele

Viel überzeugender ist es, das Ziel so zu formulieren, dass es viele Handlungsoptionen ermöglicht.

Als Beispiel: “Offen und freudig lerne ich neue Menschen kennen” – “Ich erlaube mir auf meine Weise den Kontakt!”

Diese Mottoziele (entwickelt von Maja Storch[3]http://majastorch.de/) sind dadurch gekennzeichnet, dass sie das Selbst anregen und in der konkreten Situation unterschiedliche Handlungsmöglichkeiten offen lassen.

Solche Mottoziele lassen sich recht einfach finden, indem man mit Bildern arbeitet und so eine Verbindung zum Selbst schafft.

Mottoziele adressieren an die Haltung. Wie der Mitarbeiter an die Sache herangeht ist entscheidend für seinen Erfolg! Einengende SMART-Ziele helfen gerade bei so komplexen Situationen wie Akquisitionstelefonaten wenig weiter. Natürlich bleibt man bei einem einmal gefundenen Mottoziel nicht stehen. Wenn das Mottoziel gut zum Selbst passt, eröffnen sich fast automatisch eine große Anzahl an Handlungsmöglichkeiten.

Ganz entscheidend ist das Bauchgefühl, dass einem sagt, ob das gewählte Mottoziel auch tatsächlich zum Selbst passt[4]vgl. Maja Storch, Motto-Ziele, S.M.A.R.T.-Ziele und Motivation, 2009 – in: Birgmeier, Bernd: Coachingwissen, 2009.

In meinen Coachings und Trainings arbeite ich systematisch mit Mottozielen: im Selbstmanagement, bei der Entwicklung von Konfliktfähigkeit, zur besseren Verhandlungsführung etc. Wenn Die Teilnehmenden einmal herausgefunden haben, wie sie sich selbst Mottoziele bilden können, ist diese Methode mit Gewinn in vielen Kontexten einsetzbar.

Die Erfahrungen sind so gut, dass ich heute getrost sage: vergesst SMART-Ziele![5]vgl. die Studie in Maja Storch, Motto-Ziele, S.M.A.R.T.-Ziele und Motivation, 2009. Hier wurde aufgezeigt, dass Motto-Ziele eine höhere Identifikation mit dem Ziel und einen höheren Umsetzungsgrad … Continue reading

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Anmerkungen und Nachweise

Anmerkungen und Nachweise
1https://de.wikipedia.org/wiki/Peter_Drucker
2vgl. Julius Kuhl, Motivation und Persönlichkeit, 2001
3http://majastorch.de/
4vgl. Maja Storch, Motto-Ziele, S.M.A.R.T.-Ziele und Motivation, 2009 – in: Birgmeier, Bernd: Coachingwissen, 2009
5vgl. die Studie in Maja Storch, Motto-Ziele, S.M.A.R.T.-Ziele und Motivation, 2009. Hier wurde aufgezeigt, dass Motto-Ziele eine höhere Identifikation mit dem Ziel und einen höheren Umsetzungsgrad erreichen, als SMART-Ziele.
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