Das beste Selbstmanagementsystem – und wie Du es nutzt

Als Peter beschloss, sein Selbstmanagement zu ändern

Als ich an einem schönen Vormittag das Café betrat, wartete mein Freund Peter schon bei seinem großen Espresso. In einem kurzen Telefonat hatte ich erfahren, dass Peter Problemen mit seinem Selbstmanagement hatte und von mir ein paar Ratschläge hören wollte.

Ich hatte ihn schon längere Zeit nicht gesehen und freute mich auf das Gespräch. Ich begrüßte ihn, nahm Platz und bestellte mir ebenfalls einen Espresso.

“Wie geht es Dir?” fragte ich Peter.

“Es ging schon einmal besser. Weißt Du, langsam wächst mir meine Arbeit über den Kopf. Ich glaube, ich bin kurz vor einem Burn-Out!” sagte Peter mit einem sehr angestrengten Gesichtsausdruck. “Du bist doch Coach. Kannst Du mir nicht sagen, wie ich mein Leben wieder besser in den Griff bekomme, weniger Stress habe und einfach glücklicher werde?”

Ich antwortete: “Na ja, eine Coachingsitzung soll das jetzt nicht werden. Aber erzähl doch mal, was los ist. Vielleicht finden wir einen Weg, Dein Selbstmanagement zu verbessern…”

“Also schön” erwiderte er. “Die Sache ist die: als ich den Verkaufsleiterjob angenommen habe, habe ich mich über die neue Führungsaufgabe sehr gefreut. Mehr Verantwortung, etwas gestalten können, Menschen führen – das war eigentlich immer mein Traum. Und in der ersten Zeit ist auch alles gut gelaufen. Zwar habe ich schon damals viel gearbeitet – sicher mehr als 40 Stunden. Aber die Wochenenden waren für die Familie da und am Sonntagabend habe ich mich schon auf die neue Woche gefreut. Ich hatte auch das Gefühl, alles gut schaffen zu können. Mein Selbstmanagement war perfekt!”

Peter nippte nachdenklich an seinem Espresso…

“Was ist dann passiert?” fragte ich ihn.

Peter’s Problem

“Seit 2 Jahren kommt es mir so vor, als rotiere ich am Stand! Die Arbeitswochen verlaufen chaotisch. Mit dem Team gibt es zunehmend Konflikte, weil wir die Ziele nicht erreichen.
Auch sind wir chronisch unterbesetzt. Aber von der Zentrale gibt es keinerlei Unterstützung. In meinem Email-Postfach stapeln sich die Mails,
ich hetze von Meeting zu Meeting, versuche zwischendurch meine wichtigsten Aufgaben zu erledigen – komme aber dann doch nicht dazu. Außer am Wochenende – da habe ich meine Ruhe und kann endlich mal halbwegs das abarbeiten, was die Woche über liegengeblieben ist. Meine Familie sehe ich kaum noch. In der Nacht wache ich häufig auf, weil ich Angst habe, etwas zu vergessen oder zu übersehen…” schilderte er seine ziemlich trostlose Lage.

“Peter, Du warst doch immer ein Meister der Planung und der geordneten Vorgangsweise.” warf ich ein. “Was hat sich denn da geändert, dass Du Dein Selbstmanagement komplett über Bord geworfen hast?”

Peter lachte gequält: “Planen? Ordnen? Listen schreiben? Vergiss doch diese Selbstmanagement- und Zeitmanagementmärchen! Das funktioniert einfach nicht. Dauernd ändert sich etwas, schon morgens kommen Mitarbeiter und Führungskräfte auf mich zu und nehmen mich in Beschlag. Dann noch die Kunden – dauernd wollen sie Änderungen. Ich bin schon froh, wenn ich auf diese ständigen Anforderungen halbwegs reagieren kann und das Nötigste unterbringe.”

“Du sagst also, dass Du mehr oder weniger ohne konkrete Ziele oder einen Plan zu haben in den Tag startest?” fragte ich ihn.

“Mehr oder weniger ja. Wenn ich im Auto zur Arbeit fahre, dann mache ich mir im Kopf eine Checkliste mit den wichtigsten Aufgaben. Und meine Termine habe ich im Outlook. Aber mehr finde ich nicht sinnvoll. Du weißt ja – das agile Umfeld!” Peter lächelte süffisant.

“Und was erwartest Du jetzt von mir?” erwiderte ich.

Peter möchte eine Selbstmanagement – Methode

“Gibt es nicht eine Selbstmanagement-Methode, mit der ich besser mit dieser Situation zurechtkommen kann? Wie ich wieder mehr die Dinge in den Griff bekommen kann? Wie kann ich das Gefühl bekommen, dass ICH bestimme wo es langgeht?” Peter sah mich hilfesuchend an.

“Nun” sagte ich vorsichtig “eine Garantie gibt es nicht. Aber einen sinnvollen Weg kann ich Dir schon aufzeigen. Allerdings wird er Dir nicht gefallen!”

“Wieso?”

“Du müsstest wirklich radikal Deine Gewohnheiten umstellen und ein festes System implementieren mit dem Du arbeitest. Ich kann Dir das System einmal vorstellen – aber die Umsetzung wird nicht einfach werden.”

“Warum denn das?”

“Weil sich der Erfolg nicht sofort einstellen wird und Du auch Deine eigene Haltung reflektieren musst. Aber vielleicht beginnen wir einfach mal mit dem System. Du bekommst einen großen Überblick. Die Details können wir ein anderes Mal besprechen.” erklärte ich.

Peter nickte.

Ich legte los…

Selbstmanagement mit System

“Aus meiner Sicht geht es gar nicht um Zeitmanagement. Die Zeit kannst Du nicht managen. Was unter Deiner Kontrolle ist, das bist Du selbst.
Auch wenn Du momentan viel Druck und äußere und innere Zwänge verspürst, bist Du doch im Grunde ein freier Mensch. Jeden Morgen beginnt ein neuer Tag und Du könntest etwas ganz anderes unternehmen oder ausprobieren.
Kennst Du das Buch “Der Hundertjährige, der aus dem Fenster stieg”? Das ist die Geschichte eines hochbetagten Mannes, der vor seiner Geburtstagsfeier davonläuft und ganz neue Erfahrungen macht, Möglichkeiten ausprobiert usw. Also merke Dir: Du bist kein armes Opfer, sondern hast die Fähigkeit zu gestalten!” meinte ich.

“Das was Du beschreibt” erwiderte Peter “kenne ich von früher – aber heute habe ich den Kontakt zu mir selbst verloren.”

Ziele finden

“Genau! Es geht im Grunde gar nicht darum, dass Du das noch bessere Aufgabenbewältigungssystem etablierst. Es geht darum, dass Du wieder in Kontakt mit Dir, Deinen Wünschen und Bedürfnissen kommst. Daher steht am Anfang für besseres Selbstmanagement die Aufgabe, Ziele zu finden.” sagte ich.

“Bitte verschone mich mit Zielen! Wenn ich das schon höre! Wir erhalten monatlich unsere Zielvorgaben, machen Teamsitzungen in denen wir Ziele besprechen, definieren in Klausuren strategische Ziele… Glaubst Du, das hätte mich nur einen Schritt zu mir selbst gebracht?” entfuhr es Peter.

“Natürlich nicht!” entgegnete ich ruhig. “Was ist denn mit Deinen eigenen Zielen? Weißt Du, wofür sich die ganze Mühe lohnt? Kennst Du Deine Bedürfnisse? Was strebst Du aus Dir selbst heraus an? Weißt Du, letztlich geht es doch gar nicht darum, dass Du irgendwelche Aufgaben abarbeitest. Sondern es geht immer darum, dass Du ein Gefühl von Sinn entwickelst. Victor Frankl – der große Psychologe – hat einmal formuliert: ‘Wer ein Warum zum Leben hat, erträgt fast jedes Wie.’
ich will Dich ausdrücklich ermuntern, Dein eigenes Warum neu zu entdecken! 1)lese hier nach zum Thema “Vision

“Und wie geht das?” fragte Peter jetzt mit gesteigertem Interesse.

“Da gibt es viele Methoden. Im Prinzip geht es darum, zu sich zu kommen, still zu werden, auf sich zu achten und in sich hineinzuhören. Wichtig ist auch, dass Du Dich anregen lässt. Gespräche, Kunst, Erinnerungen etc. sind alles Möglichkeiten, mehr zum ICH zu kommen. Es ist aber ein Prozess. Das heißt, dass Du das nicht erzwingen kannst, sondern Dir einfach tagsüber Momente der Ruhe und Stille gönnst 2)höre auch diesen Podcast zum Thema “Mission.
Wenn Dir das immer besser gelingt, hast Du einen Kompass, der Dir hilft, Ziele die von außen kommen besser zu bewerten und mit Deinem Selbst abzugleichen.”

Meine konkreten Tipps

  • Komme zur Ruhe und lasse Stille zu
  • Frage Dich, was Deine berufliche Mission ist. Wofür wurdest Du dort engagiert? Was ist Dein Beitrag zur Gesamtorganisation? etc.
  • Sprich mit einem vertrauten Menschen, der Dir zuhört
  • Gehe in Gedanken bis zu Deinem Lebensende. Was möchtest Du bis dahin erreicht haben?
  • Beschäftige Dich mit Kunst: Malerei, Musik, Theater, Literatur
  • Halte mehrmals am Tag inne und sei im “Hier-und-Jetzt
  • Formuliere Deine Bedürfnisse
  • Schreibe Tagebuch

“Ok.” sagte Peter. “Wie geht es dann weiter?”

“Die nächsten Schritte kennst Du bestimmt… Im Grunde musst Du:

  • Das, was Dich beschäftigt erfassen
  • Prioritäten setzen
  • Planen und umsetzen
  • Kontrollieren

Dieses System ist sinnvoll – muss aber an die heutigen Bedingungen angepasst werden. Ich finde, für heute war es einmal genug. Treffen wir uns doch in einer Woche wieder und gehen wir einen Schritt weiter. Aber beginne doch inzwischen einmal damit, Deinen persönlichen Zielen näher zu kommen.”

Eine Woche später

Als ich nach einer Woche das Café betrat, war Peter schon da. Er machte auf mich einen entspannten Eindruck.

Ich hatte mich kaum hingesetzt, als er auch schon voller Stolz ein kleines Büchlein hervorkramte. Er schlug es auf und sagte: “Schau einmal her! Ich habe deinen Rat befolgt und bin in mich gegangen. Ich habe mich gefragt, was ich für ein Leben führen möchte. Was mir wirklich wichtig ist und worauf ich mich fokussieren möchte. Diese Gedanken habe ich mit einem guten Freund besprochen. Das war schon sehr aufschlussreich. Meine Mission habe ich schon versucht in Worte zu fassen – es ist noch nicht perfekt – aber ein Anfang. Ich merke schon jetzt, wie ich ruhiger und gelassener werde.
Allerdings… ” und hier begann er etwas zu zögern “…mein Zeitproblem ist dadurch nicht gelöst. Ich gehe noch immer in Arbeit unter – allerdings macht es mich nicht mehr so fertig. Aber sag mal, hast Du einen Tipp, wie ich auch das ein bisschen besser in den Griff bekommen kann?”

“Zunächst einmal möchte ich Dir ein großes Kompliment machen! Du hast wirklich einen großen Schritt getan und hast Dich mit Deinen Wünschen und Bedürfnissen beschäftigt. Je klarer Du vor Augen hast worum es Dir geht, was für Dich der Sinn ist, desto besser wird es Dir gelingen, in unserer bewegten Zeit (der VUCA-Welt) mehr von dem umzusetzen, was DU wirklich möchtest. Und um das tun zu können, musst Du eben unterscheiden lernen zwischen dem, was Dich wirklich voranbringt und dem, was Dich nur aufhält. Also mein Tipp: bleibe dabei und reflektiere über Dich!”

“Das möchte ich unbedingt” sagte Peter “Aber wie komme ich nun mit meinen täglichen Aufgaben zurecht? Und wie schaffe ich es, dass ich am Ende des Tages auch die meisten Vorhaben umgesetzt habe?”

Aufgaben sammeln

“Im Grunde ist es ganz einfach!” erklärte ich. “Du musst alles erfassen, was Dich beschäftigt,. Also mache es Dir zur Gewohnheit, alle Vorhaben, Aufgaben, Ideen usw. gleich zu notieren.

“Oh je – Du meinst eine To-Do-Liste? Und das soll mein Selbstmanagement verbessern?” fragte Peter etwas gequält…

“Nein! Keine klassische To-Do-Liste. Ich meine eine Sammelliste für alles das, was Dir im Kopf herumgeistert. Die To-Do-Liste kommt erst später ins Spiel – nämlich dann, wenn es darum geht, was tatsächlich umgesetzt werden soll. Einiges von dem was auf der Sammelliste steht wirst Du vielleicht niemals umsetzen. Aber das Aufschreiben ist fundamental wichtig.” sagte ich.

“Ok. Den Unterschied habe ich verstanden. Aber was ich noch immer nicht verstehe: warum besteht ihr Coaches immer darauf, dass alles aufgeschrieben gehört? Ich meine: das was wichtig ist merke ich mir ohnedies.”

“Na ja. Erstens ist das mit dem Merken so eine Sache. Meine Erfahrungen aus vielen Seminaren und Coachings ist, dass eben doch vieles vergessen wird. Also hilft Dir eine solche Liste eben dabei, nichts Wichtiges unter den Tisch fallen zu lassen. Und gerade wenn Du im Stress bist kann sich Dein Gehirn nicht auch noch damit beschäftigen, Wichtiges zu behalten.
Und dann gibt es noch das Problem, dass gerade in den Momenten, in denen Entspannung angesagt ist – also etwa beim Einschlafen – plötzlich Unerledigtes auf den Schirm kommt. Gerade weil man sich entspannt kommen die Gedanken zurück. Und schon ist es wieder vorbei mit der Entspannung…”

“Ja das kenne ich gut! Gerade wenn ich einschlafen will fallen mir tausende wichtige Sachen ein und ich werde unruhig!”

“Siehst Du – also lege Dir von nun an einen Zettel neben Dein Bett und notiere Dir diese Dinge sofort!
Ein weiterer Grund für das Aufschreiben ist der, dass das Gehirnsystem das für das Behalten von Absichten zuständig ist, die Systeme im Gehirn hemmt, die für Ausführung zuständig sind. Einfach gesagt: wer sich Vorhaben in übertriebener Weise merken will, der riskiert, dass er sich seiner Handlungsinitiative beraubt!” erklärte ich Peter.

“Ah ja” pflichtete Peter bei “das kenne ich gut! Das sind dann so Tage, wo man einen ganzen Berg von Aufgaben vor sich hat. Und statt dass ich dann gleich loslege, fühle ich mich wie gelähmt und brauche X Anläufe um erst mal den Anfang zu finden.”

“Exakt! Das ist auch wissenschaftlich erforscht. Besonders Julius Kuhl hat hier viele Untersuchungen vorgelegt und auch Testverfahren entwickelt um diesen Blockaden auf die Spur zu kommen.”

Meine konkreten Tipps

  • Notiere Dir Ideen, Vorhaben und Aufgaben sofort wenn sie auftauchen in einer Sammelliste.
  • Für Deine Notizen nutzt Du am Besten ein handschriftliches System.
  • Versuche, Deine Ideen, Vorhaben und Aufgaben so konkret wie möglich zu notieren.
  • Mache regelmäßig (1x im Monat) eine Überprüfung, welche Deiner Ideen noch relevant sind oder gestrichen werden können.
  • Mache es Dir zur Angewohnheit regelmäßig nach Aufgaben zu fahnden, die Du schon länger mit Dir herum trägst, die aber nur selten “aufpoppen”. Das sind meistens eher unangenehme Dinge, die Dich aber in Unruhe versetzen können.

Prioritäten setzen

“Wenn Du nun eine lange Liste von Aufgaben, Ideen und Projekten vor Dir hast, ist es an der Zeit, diese auch umzusetzen. Natürlich wirst Du nicht einfach von oben beginnen die Liste abzuarbeiten, sondern die Aufgaben bewerten. Das nennt man auch Prioritäten setzen. Eigentlich ist das der wichtigste Vorgang in unserem Selbstmanagement – System. Denn mit Prioritäten drückst Du aus, welchen Wert Du einer Aufgabe gibst. Um die Wertigkeit einer Aufgabe zu bestimmen gibt es zwei wesentliche Unterscheidungen:

  • Dringlichkeit und
  • Wichtigkeit

Dringlichkeit ist die zeitliche Komponente. Aufgaben unterscheiden sich darin, bis wann sie erledigt gehören.

Wichtigkeit ist die Wertigkeit einer Aufgabe. Aufgaben, mit denen Du mehr von Deiner Mission verwirklichen kannst oder die mehr von Deinen Werten widerspiegeln, sind einfach wichtiger als andere.”

Peter wurde nachdenklich: “Ist das das Eisenhower-Modell mit der Einteilung in A, B, C und D Aufgaben?”

“Ja” erwiderte ich.

“Mit dem habe ich mich immer schwer getan. Also nicht mit der Dringlichkeit. Aber die wichtigen Aufgaben zu erkennen und dann auch noch anzugehen, das erschien mir immer schwierig…”

“Da hast Du bestimmt recht. Dringliche Aufgaben zu erkennen ist sehr einfach. Wenn es einen fixen Termin für eine Aufgabe gibt oder wenn eine Krisensituation eintritt und sofort gehandelt werden muss, dann ist es gar keine Frage, dass gehandelt werden muss. Aber wenn Du nur dringliche Aufgaben erledigst, dann hast Du bald das Gefühl, ein Getriebener zu sein. Du verlierst dann das Gespür für Dich selbst.”

“Also sollte ich mich mehr auf die B-Aufgaben – also die mit einer hohen Wichtigkeit und einer geringen Dringlichkeit – konzentrieren?”

“Das würde ich Dir raten. Man sagt, dass man ca. 60% B-Aufgaben täglich realisieren sollte… Aber lass Dich nicht davon einschüchtern. schau einfach, dass Du Deine Aufgaben nach dem Eisenhower-Schema klassifizierst und dann täglich eine B-Aufgabe umsetzt. Du wirst merken, dass es Dir danach schon viel besser gelingt, Dich auf wirklich Wichtiges zu fokussieren und dass Deine Arbeitsfreude spürbar steigen wird.” sagte ich zu Peter.

Meine konkreten Tipps

  • Lerne zwischen Wichtigem und Dringlichem zu unterscheiden.
  • Führe täglich mindestens eine B-Aufgabe durch.
  • Steigere langsam die Anzahl Deiner B-Aufgaben auf 60%.
  • Verteidige Deine gewählten Aufgaben gegen andere, in dem Du mehr “Nein” sagst.

Planung

“Zum Abschluss wollte ich noch etwas zum Thema “Planung” sagen. Früher hatte man im Zeitmanagement den Führungskräften empfohlen, sich eine Art Stundenplan aufzustellen und danach die Aufgaben abzuarbeiten. In der heutigen Zeit ist das einfach nicht möglich. Aber ganz planlos solltest Du nicht in den Tag starten. Mache es Dir daher zur Gewohnheit, dass Du zu Wochenbeginn die Woche betrachtest. Welche wichtigen Arbeiten sind in dieser Woche zu erledigen? Ich empfehle Dir, dass Du Dir diese wichtigen zu erreichenden Resultate notierst und als Wochenziele oder auch Tagesziele buchstäblich vor Augen führst. Hilfreich ist eine Pinnwand. Dort kannst Du mit Kärtchen wichtige Tages- und Wochenresultate festhalten.”

“Das mit den zu erreichenden Resultaten finde ich super!” sagte Peter “Ich glaube das hilft mir, mich zu fokussieren”

“Weiters kann es hilfreich sein,” setzte ich fort “sich für bestimmte Arbeiten fixe Zeitblöcke zu reservieren. Trage das in den Kalender ein, sodass andere sehen können, dass Du nicht verfügbar bist. So ein Arbeitsblock könnte beispielsweise heißen: ‘Konzeptarbeit’, ‘Planung für Projekt Alpha’ etc. Hier gilt jedoch: weniger ist mehr.”

Ich legte eine kleine Pause ein und trank einen Schluck Café. Mit einem Lächeln meinte ich “..und dann würde ich mir eine To-Do-Liste erstellen…”

“Also doch!” lachte Peter.

“Ja genau. Aber eine Liste, in der Du nur ein paar Aufgaben festhältst, die heute erledigt gehören. Du kannst sie noch nach Dringlichkeit reihen, sodass Du auch mit der Aufgabe beginnst, die nicht auf den nächsten Tag verschoben werden darf.”

“Und mehr würdest Du nicht machen?” fragte Peter zweifelnd.

“Nein! – oder doch: Du kannst Dir zu Beginn des Tages ein Motto überlegen, das Dich in eine positive Stimmung versetzt. Denn mit guter Laune ist man gleich um ein Vielfaches produktiver. Wie das im einzelnen geht, das wäre dann ein etwas längerer Coachingprozess – aber ich glaube mit dieser Andeutung kannst Du vielleicht schon etwas anfangen.” meinte ich abschließend.

Meine konkreten Tipps

  • Lege die zu erreichenden Resultate fest.
  • Organisiere den Arbeitstag / die Arbeitswoche so, dass Du Dir unterbrechungsfreie Arbeitsblöcke reservierst.
  • Arbeite an den kniffligsten und wichtigsten Aufgaben bevorzugt in Phasen Deines Leistungshochs (meistens am Vormittag).
  • Bündle Routineaufgaben.
  • Wechsle bewusst die Planungsperspektiven: Tagesplan, Wochenplan, Monatsplan, Quartalsplan, Jahresplan etc. gewährleisten, dass Du Deine Arbeit aus unterschiedlichen Perspektiven wahrnimmst. So vermeidest Du es, im Klein-Klein des Tagesgeschäftes unterzugehen.
  • Starte mit guter Laune in den Tag!

 

Next Steps

“Vielen Dank für diesen Schnelldurchgang ‘Selbstmanagement’. Was könnte ich denn noch tun, um mein Selbstmanagement zu verbessern?”

“Im Grunde hast Du von mir eine Basisinfo zu diesem Thema bekommen. Natürlich kann ich Dich in Form eines individuellen Coachings begleiten. Besonders die Prioritätensetzung ist nicht immer ganz einfach. Vor allem, weil es da um die Abstimmung der täglichen Aufgaben mit den eigenen Zielen geht. Aus meiner Erfahrung wird es dann besonders interessant, wenn Du Deine Prioritäten bei Dir selbst und auch bei anderen durchsetzen musst. Konflikte bleiben da nicht aus. Hier kann ein Coaching hilfreich sein. Und das Eisenhower-System ist nur eine Methode – es gibt noch andere Prioritäten-Schemata. Das würde hier aber zu weit führen.
Selbstmanagement kann man auch psychologisch betrachten. Du hast jetzt ein praktikables System für Dein Selbstmanagement erhalten. Aber die eigene Persönlichkeit muss auch mitspielen. z.B. wie Du mit Stress umgehst, wie es mit Deiner Willenskraft aussieht, wie Du Dich motivierst, wie Du Misserfolge bewältigst etc Ich habe da einen wissenschaftlichen Online-Test, der Dir in 20 Bereichen aufzeigt, wie gut Dein Selbstmanagement ist. Du erhältst dann konkrete Tipps , wie Du Dich nachhaltig verbessern kannst.”

Peter meinte: “Vielen Dank! Ich weiß jetzt, wie ich das Selbstmanagement besser angehen kann. Und das mit dem Test finde ich eine gute Idee. Ich werde mir bei Dir einen Zugang bestellen und dann mal loslegen.”

“Das freut mich. Ich danke Dir für das nette Gespräch!” sagte ich zum Abschluss.

Weiterführung

Folgende Blogbeiträge empfehle ich Dir zur Nachlese:

Folgende Podcastepisoden bieten sich zum Nachhören an:

Ich freue mich über Deine Kommentare!

 

 

 

 

Anmerkungen und Nachweise   [ + ]

1. lese hier nach zum Thema “Vision
2. höre auch diesen Podcast zum Thema “Mission

DMF 41 – 3/4 Willensbahnung – So kommst Du ins Tun

So setzt Du ein Vorhaben in die Tat um

Ich bin überzeugt, Du kennst diese Situation: Du hast am Vorabend einen Plan für den nächsten Tag aufgestellt. Du machst Dich am nächsten Morgen auf und fährst motiviert ins Büro. Gedanklich gehst Du noch einmal Deinen Plan für heute durch und denkst: “Jetzt lege ich richtig los!”
 
Auf dem Weg zur Arbeit geschehen leider ein paar unerfreuliche Dinge: wieder einmal ist Stau und Du ärgerst Dich, dass Du nicht den Bus genommen hast.
 
Deine Frau hat angekündigt, dass am Abend Tante Grete zu Besuch kommt, die Du nicht besonders magst, weil sie stundenlang redet.
 
Zu allem Überfluss erhältst Du eine Whatsapp-Nachricht, dass es in einem Projekt Verzögerungen geben wird und daher sofort nach Deinem Eintreffen in der Firma eine Krisensitzung anberaumt werden muss.
 
Die gute Stimmung ist dahin – die Motivation verflogen… Im Büro angelangt bist Du gar nicht mehr voll von Tatendrang, sondern fühlst Dich irgendwie gelähmt.
 
Was ist da passiert?
 
Offenbar sind Stimmungen sehr wesentlich dafür, dass ein Ziel, ein Wille auch umgesetzt wird.

(mehr …)

DMF 40 – 2/4 Selbstkontrolle – Schlüsselkompetenz für geplantes Umsetzen von Absichten

Mit Konsequenz Ziele erreichen

Die Selbstkontrolle ergänzt die Selbstregulation. Die Selbstregulation haben wir in der letzten Podcastepisode 39 besprochen. Während die Selbstregulation die demokratische Art der Selbststeuerung darstellt, ist die Selbstkontrolle die diktatorische Form der Selbststeuerung.

Selbstkontrolle geschieht, indem das Verhalten auf ein Ziel gerichtet wird. Dabei ist der präfrontale Cortex besonders aktiv. Dieser Teil des Gehirns – das sogenannte Absichtsgedächtnis – ist darauf trainiert, Absichten vorzuhalten und mit Hartnäckigkeit zu verfolgen. Weiters unterstützt das Absichtsgedächtnis das schrittweise Vorgehen.

Man macht sich also einen Plan und setzt ihn dann Schritt für Schritt um.
Wenn diese Fähigkeit bei Dir gut ausgeprägt ist, wirst Du keine großen Schwierigkeiten zu haben, mit Konsequenz eine Sache zu verfolgen. Allerdings geht das zu Lasten von Flexibilität. So kann es manchmal passieren, dass man ein Ziel noch verfolgt, obwohl es sinnlos ist!
Ein weiteres Merkmal der Selbstkontrolle ist, dass Impulse unterdrückt werden, die nicht zur Absicht passen.
Ein großer Vorteil – aber auch ein Nachteil!
  • Der Vorteil: Du bleibst an der Sache dran.
  • Der Nachteil: Du überhörst die leise Stimme des Selbst, die Dir vielleicht mitteilen möchte, dass die Zielverfolgung leichter geht oder das Ziel aufgegeben werden sollte.
Wichtig ist daher, dass Du nicht sklavisch an Zielen festhältst, sondern immer Deine Ziele und Absichten überprüfst, ob sie mit Deinem Selbst überein stimmen.
Eine schädliche Form der Selbstkontrolle ist die Motivation über Druck durch die Vorstellung negativer Konsequenzen. Es gibt wahre KünstlerInnen darin! Der Nachteil: wenn Du Dir Dein Scheitern ausmalst, wirst Du zwar “in die Gänge kommen” jedoch von Angst regiert sein. Und wenn Du Angst hast, ist der Zugang zu Deinem Selbst nicht möglich. Es stellt sich hausgemachter Stress ein! versuche vielmehr, Dich positiv zu motivieren.
Was es im Einzelnen damit auf sich hat und wie Du diese Kompetenzen stärkst, erfährst Du in dieser Episode.
Du möchtest Deine Selbststeuerung und Deine Selbstkontrolle testen? Dann bestelle gleich den Onlinetest, der von Prof. Julius Kuhl entwickelt wurde. Du erhältst eine ausführliche Auswertung, Empfehlungen und auf Wunsch auch ein Rückmeldegespräch.

DMF 39 – 1/4 Selbstregulation – Schlüsselkompetenz für selbstbestimmtes Führen

Selbstbestimmtes Führen mit Selbstregulation

Führungskraft zu sein bietet die Chance, gestalten zu können. Eigene Visionen und Ziele verfolgen, Projekte vorantreiben, Mitarbeiter und Teams unterstützen, Kunden für Ideen zu begeistern und vieles mehr.
Eine Führungsposition bietet also Möglichkeiten, kreativ zu sein.
Leider ist das für viele Führungskräfte oft nur am Anfang ihrer Karriere so. Bald folgen die “Mühen der Ebene” und der anfängliche Enthusiasmus verfliegt… Führungskräfte erleben sich dann häufig fremdbestimmt, getrieben und von außen gesteuert.
Die Selbstführung ist dahin. Frustration kann sich einstellen.
Wie kannst Du eine solche Entwicklung verhindern?
Durch eine gute Abstimmung Deiner Ziele mit Deinem Selbst! Diese Selbstregulation besteht aus den Komponenten:
  • Selbstbestimmung
  • Selbstmotivierung
  • Selbstberuhigung
Was es im Einzelnen damit auf sich hat und wie Du diese Kompetenzen stärkst, erfährst Du in dieser Episode.
Du möchtest Deine Selbststeuerung und Deine Selbstregulation testen? Dann bestelle gleich den Onlinetest, der von Prof. Julius Kuhl entwickelt wurde. Du erhältst eine ausführliche Auswertung, Empfehlungen und auf Wunsch auch ein Rückmeldegespräch.

KANBAN-Board: verbessere sofort Deine Produktivität

Warum ein KANBAN-Board unschlagbar ist

Als Führungskraft oder Unternehmer kennst Du die tägliche Herausforderung, alle Aufgaben. Ideen und Vorgänge bestmöglich zu managen. Das KANBAN-Board kann Dir dabei helfen. Und es ist schnell eingesetzt. Der Begriff “KANBAN” kommt aus dem Japanischen und bedeutet “Karte” oder “optisches Signal”. Die Technik kam zuerst bei Toyota in den späten 40-er Jahren des vorigen Jahrhunderts auf.

Gerade das agile Umfeld heutiger Organisationen braucht einfache Methoden, um Projekte, Vorhaben und Ideen zu realisieren. Eine einfache To-Do-Liste reicht häufig nicht aus. Daher empfehle ich die Ergänzung klassischer To-Do-Listen durch ein KANBAN-Board. Auch für Teams ist ein KANBAN-Board ein unschlagbares Instrument!

Ein solches KANBAN-Board besteht aus folgenden Spalten:

  1. Vorhaben und Ideen – hier kommt alles hinein, was dich beschäftigt. Aufgaben und Projekte natürlich – aber auch noch vorerst vage Ideen.
  2. Geplant – hier kommen jene Ideen hinein, die umgesetzt werden sollen
  3. In Arbeit – hier kommen jene Ideen hinein, die sich in Umsetzung befinden
  4. Erledigt – was erfolgreich umgesetzt wurde, findet dort seinen Platz

Ein solches KANBAN-Board kannst Du ganz einfach realisieren, indem Du eine Pinnwand nimmst. Teile die Pinnwand in die 4 Spalten: Vorhaben Ideen – Geplant – in Arbeit -Erledigt ein. Deine Ideen schreibst Du am besten auf Haftnotizen oder Pinnwandkärtchen.

So arbeitest Du mit dem KANBAN-Board

Sinn des KANBAN-Boards ist es, eine einfache Möglichkeit anzubieten, Deine Ideen und Vorhaben an einer zentralen Stelle zu sammeln und den Arbeitsfortschrit zu überwachen. So geht nichts Wesentliches verloren und Du behältst den Überblick über die laufenden Projekte.

Schritt 1 – Vorhaben und Ideen sammeln

Immer wenn Du eine Idee hast oder ein neues Vorhaben ansteht, notierst Du es sofort auf eine Haftnotiz (eventuell mit Datum). Das kann ganz unabhängig vom Arbeitsplatz geschehen, denn produktive Ideen hat man oftmals fern vom Arbeitsplatz. Die Haftnotizen werden dann am KANBAN-Board in die Spalte “Ideen” eingeordnet.

KANBAN-Board 1

KANBAN-Board mit gefüllter Ideenrubrik

Schritt 2 – Bewerten und Planen

Zu regelmäßigen Zeiten – am besten zu Beginn der Arbeitswoche – schaust Du die Spalte “Ideen” durch und überlegst, welche davon Du realisieren möchtest. Für die Auswahl kannst Du Deine Ideen priorisieren. So könntest Du Deine Ideen nach “Wichtigkeit” und “Dringlichkeit” bewerten. 1)Zum Thema “Prioritäten setzen” findest Du auch Informationen im Blogbeitrag: “Ohne Planung geht es nicht“.

Die ausgewählten Ideen kommen dann in die Spalte “Geplant“. Dabei nimmst Du so viele neue Ideen auf, die auch innerhalb einer Planperiode realisiert werden können. Ich würde dabei die Planperiode auf einen Monat festlegen.

In diesem Schritt wird aus den Vorhaben und Ideen eine konkrete Absicht. Psychologisch gesprochen überschreitest Du den Rubikon2)siehe auch den Blogbeitrag “Wage den Sprung und setze um mit dem Rubikon-Modell“. – das heißt, Du gehst eine Verpflichtung ein, Deine Vorhaben bzw. Deine Idee auch konkret zu realisieren.

Dadurch entsteht ein höherer Grad an Verbindlichkeit.  Bei Teams die mit dem KANBAN-Board arbeiten ist es notwendig, Verantwortliche für die Aufgabe/das Vorhaben konkret zu benennen und auf der Haftnotiz zu vermerken.

KANBAN-Board 2

KANBAN-Board mit Ideen, die konkret geplant sind.

Schritt 3 – Laufende Arbeiten dokumentieren

Wir alle kennen den Spruch vom “Planungsweltmeister und Umsetzungszwerg!” Möchtest Du gerne eine solche Führungskraft sein? Bestimmt nicht!

Entscheidend für Deinen Erfolg ist einzig und allein die Umsetzung!

Das KANBAN-Board kann eine große Hilfe sein, um in die Umsetzung zu kommen.

Wann immer Du eine geplante Aufgabe tatsächlich in Angriff nimmst, verschiebst Du die Haftnotiz aus der Spalte “Geplant” in die Spalte “In Arbeit . Auf einen Blick erkennst Du (und auch andere), an welchen Aktivitäten Du gerade “dran bist”. Wenn Du etwas länger mit dem KANBAN-Board arbeitest kannst Du auch gut abschätzen, wie viele Haftnotizen maximal in der Rubrik “In Arbeit” sinnvoll sind, bevor Überlastung auftritt.

KANBAN-Board 3

KANBAN-Board zeigt die Verteilung von geplanten und in Arbeit befindlichen Vorhaben.

Schritt 4 – Erledigte Arbeiten dokumentieren

Wenn Du eine Arbeit erledigt hast verschiebst Du die entsprechende Haftnotiz in die Spalte “Erledigt. Du erkennst daraus, wie viele Deiner Ideen tatsächlich realisiert wurden.

Dieses KANBAN-Board, das ich Dir dargestellt habe, ist nur das Grundgerüst! Das Board lässt sich vielfältig erweitern und an die konkreten Bedürfnisse anpassen. Vor allem die Frage, was auf die Haftnotizen geschrieben wird (Verantwortliche, Dauer, Priorität…) sollte auf den Bedarf abgestimmt werden.

KANBAN-Board 4

KANBAN-Board zeigt ein bereits erledigtes Vorhaben. Auf einen Blick erkennt man die Verteilung der übrigen Vorhaben/Ideen.

KANBAN-Board für Teams

Ein KANBAN-Board kannst Du auch in der Zusammenarbeit mit anderen nutzen.

Ein Team könnte so ein Board erstellen, die Ideen und Aufgaben erfassen und den Fortschritt zentral überwachen. Teams, die mit dieser Methode arbeiten, führen regelmäßige Meetings (meist am Montag Vormittag) durch, bei denen sie das KANBAN-Board aktualisieren. Diese Aktualisierung macht natürlich Diskussion notwendig.

Damit das in den Teams auch gut funktioniert, müssen auf den Haftnotizen auch die Verantwortlichen vermerkt werden. Das kann mittels Namenskürzel oder auch mit Farben realisiert werden.

Das KANBAN-Board hilft Teams zu erkennen

  • Wer gerade was macht
  • Wo jeder steht
  • Wer bummelt oder vielleicht Unterstützung braucht
  • Ob jemand Zeit hat, zu helfen

Diese Transparenz hat große Vorteile – birgt natürlich auch Konfliktstoff. Das lässt sich aber in der Regel gut bewältigen.

Vorteile des KANBAN-Boards

Aus meiner Sicht bietet das KANBAN-Board große Vorteile:

Verbesserung der Produktivität durch Einfachheit

  • Es ist einfach! Aus meiner Erfahrung scheitern viele Instrumente zur Selbstorganisation daran, dass sie kompliziert und/oder kompliziert in der Handhabung sind.
    Ich bin ganz klar ein Vertreter der Meinung, dass man seine Ideen und Vorhaben sofort notieren sollte, um das Absichtsgedächtnis zu entlasten. Das hilft bei der Umsetzung ungemein.
    Nun hast Du sicher schon die Erfahrung gemacht, dass man die besten Ideen in Situationen hat, in denen man sich im entspannten Zustand befindet. Mit persönlich kommen meine besten Ideen unter der Dusche und beim Spazieren gehen. Um flüchtige Ideen nicht zu vergessen ist es von Vorteil, ein einfaches Instrument zu haben, um die Gedanken festhalten zu können. und was ist einfacher als Haftnotizen und ein Stift? Im Büro angekommen kann ich immer noch entscheiden, ob diese Idee auf das KANBAN-Board soll oder nicht.
    Deshalb bin ich kritisch was die Umsetzung eines KANBAN-Boards per Computer betrifft. So etwas ließe sich leicht z.B. mit Trello realisieren. Ich meine jedoch, dass dadurch die Spontaneität der Ideenproduktion verloren geht.
  • Zeitraubende Meetings entfallen. Teams die mit dem KANBAN-Board arbeiten machen die Erfahrung, dass die visualisierte Darstellung der aktuell laufenden Prozesse viele Diskussionen unnötig machen. Man kommt rasch auf die wesentlichen Dinge zu sprechen und sucht nach Lösungen.

Berücksichtigung der menschlichen Psyche

  • Das KANBAN-Board unterstützt den psychologischen Motivationsprozess. Wenn Du den Blogbeitrag “Wage den Sprung und setze um mit dem Rubikon-Modell” bereits gelesen oder den Podcast zum Thema Rubikonmodell  gehört hast, wirst Du schon gemerkt haben, dass die KANBAN-Methode ziemlich genau dem Rubikon-Modell entspricht. Das KANBAN-Board visualisiert gewissermaßen die innerpsychischen Prozesse. Deshalb ist es auch eine große Hilfe, um vom Denken ins Tun zu kommen. Das Überschreiten des Rubikons wäre im KANBAN-Board übrigens durch den Wechsel von Spalte 1 zu Spalte 2 vollzogen.
  • Verbesserung des Arbeitsverhaltens durch Selbststeuerung. Jeder Mensch hat sein eigenes Arbeitsverhalten, das  auf der eigenen Persönlichkeit und der damit verbundenen Art und Weise das Gehirn zu benutzen, beruht. Dazu habe ich im Blogbeitrag  “Nutze deinen Arbeitstyp” schon ausführlich geschrieben. Mittels des KANBAN-Boards lassen sich aus der Verteilung der Haftnotizen Schlüsse auf Dein Arbeitsverhalten ziehen.
    Vielleicht sprudelst Du nur so vor Ideen, die allerdings kaum in die Planungsphase übergehen.
    Oder es kann sein, dass Du zwar viel planst, aber zu wenig in die Ausführung kommst.
    Eine andere Möglichkeit ist, dass Du Dich überforderst, weil viel zu viele Kärtchen in der Spalte “Arbeit” landen, und nicht erledigt werden.
    Diese “Bottle-Neck-Analyse” kannst Du nutzen, um klare Regeln aufzustellen, die Steuerungswirkung haben. So könntest Du die maximale Anzahl der Kärtchen in den Spalten “Plan” und “Arbeit” begrenzen oder festlegen, dass erst nachdem eine Aufgabe erledigt ist, eine neue in die Spalte “Aufgabe” einsortiert werden darf.
    Das Ideal des KANBAN-Boards ist ein harmonischer Prozess ohne Stauungen in den einzelnen Bereichen!3)Mehr Infos zu Kanban findest du hier…
  • Kritische Analyse des eigenen Arbeitsverhaltens. Es wäre z.B. eine wichtige Information für Dich, wenn sich viele Kärtchen in der Spalte “Plan” befinden – jedoch nur wenige im Bereich “Arbeit”. Du könntest Dich also sofort fragen, warum schaffe ich es nicht, meiner Planung auch die notwendige Realisierungsschritte folgen zu lassen?
  • Konkretes Erleben des eigenen Arbeitsfortschritts. Wenn Du mit dem Board arbeitest, erlebst Du mit, wie eine Idee manifest wird. Diesen Prozess kannst Du nachverfolgen bzw. auch Auskunft geben, in welcher Phase der Realisierung Du gerade steckst. Das ist ein wichtiges Feedbackinstrument, dass Dir Sicherheit gibt!

Probiere es doch einfach einmal aus und poste Deine Erfahrungen damit in die Kommentare!

Anmerkungen und Nachweise   [ + ]

1. Zum Thema “Prioritäten setzen” findest Du auch Informationen im Blogbeitrag: “Ohne Planung geht es nicht“.
2. siehe auch den Blogbeitrag “Wage den Sprung und setze um mit dem Rubikon-Modell“.
3. Mehr Infos zu Kanban findest du hier…
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