Das beste Selbstmanagementsystem – und wie Du es nutzt

Als Peter beschloss, sein Selbstmanagement zu ändern

Als ich an einem schönen Vormittag das Café betrat, wartete mein Freund Peter schon bei seinem großen Espresso. In einem kurzen Telefonat hatte ich erfahren, dass Peter Problemen mit seinem Selbstmanagement hatte und von mir ein paar Ratschläge hören wollte.

Ich hatte ihn schon längere Zeit nicht gesehen und freute mich auf das Gespräch. Ich begrüßte ihn, nahm Platz und bestellte mir ebenfalls einen Espresso.

“Wie geht es Dir?” fragte ich Peter.

“Es ging schon einmal besser. Weißt Du, langsam wächst mir meine Arbeit über den Kopf. Ich glaube, ich bin kurz vor einem Burn-Out!” sagte Peter mit einem sehr angestrengten Gesichtsausdruck. “Du bist doch Coach. Kannst Du mir nicht sagen, wie ich mein Leben wieder besser in den Griff bekomme, weniger Stress habe und einfach glücklicher werde?”

Ich antwortete: “Na ja, eine Coachingsitzung soll das jetzt nicht werden. Aber erzähl doch mal, was los ist. Vielleicht finden wir einen Weg, Dein Selbstmanagement zu verbessern…”

“Also schön” erwiderte er. “Die Sache ist die: als ich den Verkaufsleiterjob angenommen habe, habe ich mich über die neue Führungsaufgabe sehr gefreut. Mehr Verantwortung, etwas gestalten können, Menschen führen – das war eigentlich immer mein Traum. Und in der ersten Zeit ist auch alles gut gelaufen. Zwar habe ich schon damals viel gearbeitet – sicher mehr als 40 Stunden. Aber die Wochenenden waren für die Familie da und am Sonntagabend habe ich mich schon auf die neue Woche gefreut. Ich hatte auch das Gefühl, alles gut schaffen zu können. Mein Selbstmanagement war perfekt!”

Peter nippte nachdenklich an seinem Espresso…

“Was ist dann passiert?” fragte ich ihn.

Peter’s Problem

“Seit 2 Jahren kommt es mir so vor, als rotiere ich am Stand! Die Arbeitswochen verlaufen chaotisch. Mit dem Team gibt es zunehmend Konflikte, weil wir die Ziele nicht erreichen.
Auch sind wir chronisch unterbesetzt. Aber von der Zentrale gibt es keinerlei Unterstützung. In meinem Email-Postfach stapeln sich die Mails,
ich hetze von Meeting zu Meeting, versuche zwischendurch meine wichtigsten Aufgaben zu erledigen – komme aber dann doch nicht dazu. Außer am Wochenende – da habe ich meine Ruhe und kann endlich mal halbwegs das abarbeiten, was die Woche über liegengeblieben ist. Meine Familie sehe ich kaum noch. In der Nacht wache ich häufig auf, weil ich Angst habe, etwas zu vergessen oder zu übersehen…” schilderte er seine ziemlich trostlose Lage.

“Peter, Du warst doch immer ein Meister der Planung und der geordneten Vorgangsweise.” warf ich ein. “Was hat sich denn da geändert, dass Du Dein Selbstmanagement komplett über Bord geworfen hast?”

Peter lachte gequält: “Planen? Ordnen? Listen schreiben? Vergiss doch diese Selbstmanagement- und Zeitmanagementmärchen! Das funktioniert einfach nicht. Dauernd ändert sich etwas, schon morgens kommen Mitarbeiter und Führungskräfte auf mich zu und nehmen mich in Beschlag. Dann noch die Kunden – dauernd wollen sie Änderungen. Ich bin schon froh, wenn ich auf diese ständigen Anforderungen halbwegs reagieren kann und das Nötigste unterbringe.”

“Du sagst also, dass Du mehr oder weniger ohne konkrete Ziele oder einen Plan zu haben in den Tag startest?” fragte ich ihn.

“Mehr oder weniger ja. Wenn ich im Auto zur Arbeit fahre, dann mache ich mir im Kopf eine Checkliste mit den wichtigsten Aufgaben. Und meine Termine habe ich im Outlook. Aber mehr finde ich nicht sinnvoll. Du weißt ja – das agile Umfeld!” Peter lächelte süffisant.

“Und was erwartest Du jetzt von mir?” erwiderte ich.

Peter möchte eine Selbstmanagement – Methode

“Gibt es nicht eine Selbstmanagement-Methode, mit der ich besser mit dieser Situation zurechtkommen kann? Wie ich wieder mehr die Dinge in den Griff bekommen kann? Wie kann ich das Gefühl bekommen, dass ICH bestimme wo es langgeht?” Peter sah mich hilfesuchend an.

“Nun” sagte ich vorsichtig “eine Garantie gibt es nicht. Aber einen sinnvollen Weg kann ich Dir schon aufzeigen. Allerdings wird er Dir nicht gefallen!”

“Wieso?”

“Du müsstest wirklich radikal Deine Gewohnheiten umstellen und ein festes System implementieren mit dem Du arbeitest. Ich kann Dir das System einmal vorstellen – aber die Umsetzung wird nicht einfach werden.”

“Warum denn das?”

“Weil sich der Erfolg nicht sofort einstellen wird und Du auch Deine eigene Haltung reflektieren musst. Aber vielleicht beginnen wir einfach mal mit dem System. Du bekommst einen großen Überblick. Die Details können wir ein anderes Mal besprechen.” erklärte ich.

Peter nickte.

Ich legte los…

Selbstmanagement mit System

“Aus meiner Sicht geht es gar nicht um Zeitmanagement. Die Zeit kannst Du nicht managen. Was unter Deiner Kontrolle ist, das bist Du selbst.
Auch wenn Du momentan viel Druck und äußere und innere Zwänge verspürst, bist Du doch im Grunde ein freier Mensch. Jeden Morgen beginnt ein neuer Tag und Du könntest etwas ganz anderes unternehmen oder ausprobieren.
Kennst Du das Buch “Der Hundertjährige, der aus dem Fenster stieg”? Das ist die Geschichte eines hochbetagten Mannes, der vor seiner Geburtstagsfeier davonläuft und ganz neue Erfahrungen macht, Möglichkeiten ausprobiert usw. Also merke Dir: Du bist kein armes Opfer, sondern hast die Fähigkeit zu gestalten!” meinte ich.

“Das was Du beschreibt” erwiderte Peter “kenne ich von früher – aber heute habe ich den Kontakt zu mir selbst verloren.”

Ziele finden

“Genau! Es geht im Grunde gar nicht darum, dass Du das noch bessere Aufgabenbewältigungssystem etablierst. Es geht darum, dass Du wieder in Kontakt mit Dir, Deinen Wünschen und Bedürfnissen kommst. Daher steht am Anfang für besseres Selbstmanagement die Aufgabe, Ziele zu finden.” sagte ich.

“Bitte verschone mich mit Zielen! Wenn ich das schon höre! Wir erhalten monatlich unsere Zielvorgaben, machen Teamsitzungen in denen wir Ziele besprechen, definieren in Klausuren strategische Ziele… Glaubst Du, das hätte mich nur einen Schritt zu mir selbst gebracht?” entfuhr es Peter.

“Natürlich nicht!” entgegnete ich ruhig. “Was ist denn mit Deinen eigenen Zielen? Weißt Du, wofür sich die ganze Mühe lohnt? Kennst Du Deine Bedürfnisse? Was strebst Du aus Dir selbst heraus an? Weißt Du, letztlich geht es doch gar nicht darum, dass Du irgendwelche Aufgaben abarbeitest. Sondern es geht immer darum, dass Du ein Gefühl von Sinn entwickelst. Victor Frankl – der große Psychologe – hat einmal formuliert: ‘Wer ein Warum zum Leben hat, erträgt fast jedes Wie.’
ich will Dich ausdrücklich ermuntern, Dein eigenes Warum neu zu entdecken! 1)lese hier nach zum Thema “Vision

“Und wie geht das?” fragte Peter jetzt mit gesteigertem Interesse.

“Da gibt es viele Methoden. Im Prinzip geht es darum, zu sich zu kommen, still zu werden, auf sich zu achten und in sich hineinzuhören. Wichtig ist auch, dass Du Dich anregen lässt. Gespräche, Kunst, Erinnerungen etc. sind alles Möglichkeiten, mehr zum ICH zu kommen. Es ist aber ein Prozess. Das heißt, dass Du das nicht erzwingen kannst, sondern Dir einfach tagsüber Momente der Ruhe und Stille gönnst 2)höre auch diesen Podcast zum Thema “Mission.
Wenn Dir das immer besser gelingt, hast Du einen Kompass, der Dir hilft, Ziele die von außen kommen besser zu bewerten und mit Deinem Selbst abzugleichen.”

Meine konkreten Tipps

  • Komme zur Ruhe und lasse Stille zu
  • Frage Dich, was Deine berufliche Mission ist. Wofür wurdest Du dort engagiert? Was ist Dein Beitrag zur Gesamtorganisation? etc.
  • Sprich mit einem vertrauten Menschen, der Dir zuhört
  • Gehe in Gedanken bis zu Deinem Lebensende. Was möchtest Du bis dahin erreicht haben?
  • Beschäftige Dich mit Kunst: Malerei, Musik, Theater, Literatur
  • Halte mehrmals am Tag inne und sei im “Hier-und-Jetzt
  • Formuliere Deine Bedürfnisse
  • Schreibe Tagebuch

“Ok.” sagte Peter. “Wie geht es dann weiter?”

“Die nächsten Schritte kennst Du bestimmt… Im Grunde musst Du:

  • Das, was Dich beschäftigt erfassen
  • Prioritäten setzen
  • Planen und umsetzen
  • Kontrollieren

Dieses System ist sinnvoll – muss aber an die heutigen Bedingungen angepasst werden. Ich finde, für heute war es einmal genug. Treffen wir uns doch in einer Woche wieder und gehen wir einen Schritt weiter. Aber beginne doch inzwischen einmal damit, Deinen persönlichen Zielen näher zu kommen.”

Eine Woche später

Als ich nach einer Woche das Café betrat, war Peter schon da. Er machte auf mich einen entspannten Eindruck.

Ich hatte mich kaum hingesetzt, als er auch schon voller Stolz ein kleines Büchlein hervorkramte. Er schlug es auf und sagte: “Schau einmal her! Ich habe deinen Rat befolgt und bin in mich gegangen. Ich habe mich gefragt, was ich für ein Leben führen möchte. Was mir wirklich wichtig ist und worauf ich mich fokussieren möchte. Diese Gedanken habe ich mit einem guten Freund besprochen. Das war schon sehr aufschlussreich. Meine Mission habe ich schon versucht in Worte zu fassen – es ist noch nicht perfekt – aber ein Anfang. Ich merke schon jetzt, wie ich ruhiger und gelassener werde.
Allerdings… ” und hier begann er etwas zu zögern “…mein Zeitproblem ist dadurch nicht gelöst. Ich gehe noch immer in Arbeit unter – allerdings macht es mich nicht mehr so fertig. Aber sag mal, hast Du einen Tipp, wie ich auch das ein bisschen besser in den Griff bekommen kann?”

“Zunächst einmal möchte ich Dir ein großes Kompliment machen! Du hast wirklich einen großen Schritt getan und hast Dich mit Deinen Wünschen und Bedürfnissen beschäftigt. Je klarer Du vor Augen hast worum es Dir geht, was für Dich der Sinn ist, desto besser wird es Dir gelingen, in unserer bewegten Zeit (der VUCA-Welt) mehr von dem umzusetzen, was DU wirklich möchtest. Und um das tun zu können, musst Du eben unterscheiden lernen zwischen dem, was Dich wirklich voranbringt und dem, was Dich nur aufhält. Also mein Tipp: bleibe dabei und reflektiere über Dich!”

“Das möchte ich unbedingt” sagte Peter “Aber wie komme ich nun mit meinen täglichen Aufgaben zurecht? Und wie schaffe ich es, dass ich am Ende des Tages auch die meisten Vorhaben umgesetzt habe?”

Aufgaben sammeln

“Im Grunde ist es ganz einfach!” erklärte ich. “Du musst alles erfassen, was Dich beschäftigt,. Also mache es Dir zur Gewohnheit, alle Vorhaben, Aufgaben, Ideen usw. gleich zu notieren.

“Oh je – Du meinst eine To-Do-Liste? Und das soll mein Selbstmanagement verbessern?” fragte Peter etwas gequält…

“Nein! Keine klassische To-Do-Liste. Ich meine eine Sammelliste für alles das, was Dir im Kopf herumgeistert. Die To-Do-Liste kommt erst später ins Spiel – nämlich dann, wenn es darum geht, was tatsächlich umgesetzt werden soll. Einiges von dem was auf der Sammelliste steht wirst Du vielleicht niemals umsetzen. Aber das Aufschreiben ist fundamental wichtig.” sagte ich.

“Ok. Den Unterschied habe ich verstanden. Aber was ich noch immer nicht verstehe: warum besteht ihr Coaches immer darauf, dass alles aufgeschrieben gehört? Ich meine: das was wichtig ist merke ich mir ohnedies.”

“Na ja. Erstens ist das mit dem Merken so eine Sache. Meine Erfahrungen aus vielen Seminaren und Coachings ist, dass eben doch vieles vergessen wird. Also hilft Dir eine solche Liste eben dabei, nichts Wichtiges unter den Tisch fallen zu lassen. Und gerade wenn Du im Stress bist kann sich Dein Gehirn nicht auch noch damit beschäftigen, Wichtiges zu behalten.
Und dann gibt es noch das Problem, dass gerade in den Momenten, in denen Entspannung angesagt ist – also etwa beim Einschlafen – plötzlich Unerledigtes auf den Schirm kommt. Gerade weil man sich entspannt kommen die Gedanken zurück. Und schon ist es wieder vorbei mit der Entspannung…”

“Ja das kenne ich gut! Gerade wenn ich einschlafen will fallen mir tausende wichtige Sachen ein und ich werde unruhig!”

“Siehst Du – also lege Dir von nun an einen Zettel neben Dein Bett und notiere Dir diese Dinge sofort!
Ein weiterer Grund für das Aufschreiben ist der, dass das Gehirnsystem das für das Behalten von Absichten zuständig ist, die Systeme im Gehirn hemmt, die für Ausführung zuständig sind. Einfach gesagt: wer sich Vorhaben in übertriebener Weise merken will, der riskiert, dass er sich seiner Handlungsinitiative beraubt!” erklärte ich Peter.

“Ah ja” pflichtete Peter bei “das kenne ich gut! Das sind dann so Tage, wo man einen ganzen Berg von Aufgaben vor sich hat. Und statt dass ich dann gleich loslege, fühle ich mich wie gelähmt und brauche X Anläufe um erst mal den Anfang zu finden.”

“Exakt! Das ist auch wissenschaftlich erforscht. Besonders Julius Kuhl hat hier viele Untersuchungen vorgelegt und auch Testverfahren entwickelt um diesen Blockaden auf die Spur zu kommen.”

Meine konkreten Tipps

  • Notiere Dir Ideen, Vorhaben und Aufgaben sofort wenn sie auftauchen in einer Sammelliste.
  • Für Deine Notizen nutzt Du am Besten ein handschriftliches System.
  • Versuche, Deine Ideen, Vorhaben und Aufgaben so konkret wie möglich zu notieren.
  • Mache regelmäßig (1x im Monat) eine Überprüfung, welche Deiner Ideen noch relevant sind oder gestrichen werden können.
  • Mache es Dir zur Angewohnheit regelmäßig nach Aufgaben zu fahnden, die Du schon länger mit Dir herum trägst, die aber nur selten “aufpoppen”. Das sind meistens eher unangenehme Dinge, die Dich aber in Unruhe versetzen können.

Prioritäten setzen

“Wenn Du nun eine lange Liste von Aufgaben, Ideen und Projekten vor Dir hast, ist es an der Zeit, diese auch umzusetzen. Natürlich wirst Du nicht einfach von oben beginnen die Liste abzuarbeiten, sondern die Aufgaben bewerten. Das nennt man auch Prioritäten setzen. Eigentlich ist das der wichtigste Vorgang in unserem Selbstmanagement – System. Denn mit Prioritäten drückst Du aus, welchen Wert Du einer Aufgabe gibst. Um die Wertigkeit einer Aufgabe zu bestimmen gibt es zwei wesentliche Unterscheidungen:

  • Dringlichkeit und
  • Wichtigkeit

Dringlichkeit ist die zeitliche Komponente. Aufgaben unterscheiden sich darin, bis wann sie erledigt gehören.

Wichtigkeit ist die Wertigkeit einer Aufgabe. Aufgaben, mit denen Du mehr von Deiner Mission verwirklichen kannst oder die mehr von Deinen Werten widerspiegeln, sind einfach wichtiger als andere.”

Peter wurde nachdenklich: “Ist das das Eisenhower-Modell mit der Einteilung in A, B, C und D Aufgaben?”

“Ja” erwiderte ich.

“Mit dem habe ich mich immer schwer getan. Also nicht mit der Dringlichkeit. Aber die wichtigen Aufgaben zu erkennen und dann auch noch anzugehen, das erschien mir immer schwierig…”

“Da hast Du bestimmt recht. Dringliche Aufgaben zu erkennen ist sehr einfach. Wenn es einen fixen Termin für eine Aufgabe gibt oder wenn eine Krisensituation eintritt und sofort gehandelt werden muss, dann ist es gar keine Frage, dass gehandelt werden muss. Aber wenn Du nur dringliche Aufgaben erledigst, dann hast Du bald das Gefühl, ein Getriebener zu sein. Du verlierst dann das Gespür für Dich selbst.”

“Also sollte ich mich mehr auf die B-Aufgaben – also die mit einer hohen Wichtigkeit und einer geringen Dringlichkeit – konzentrieren?”

“Das würde ich Dir raten. Man sagt, dass man ca. 60% B-Aufgaben täglich realisieren sollte… Aber lass Dich nicht davon einschüchtern. schau einfach, dass Du Deine Aufgaben nach dem Eisenhower-Schema klassifizierst und dann täglich eine B-Aufgabe umsetzt. Du wirst merken, dass es Dir danach schon viel besser gelingt, Dich auf wirklich Wichtiges zu fokussieren und dass Deine Arbeitsfreude spürbar steigen wird.” sagte ich zu Peter.

Meine konkreten Tipps

  • Lerne zwischen Wichtigem und Dringlichem zu unterscheiden.
  • Führe täglich mindestens eine B-Aufgabe durch.
  • Steigere langsam die Anzahl Deiner B-Aufgaben auf 60%.
  • Verteidige Deine gewählten Aufgaben gegen andere, in dem Du mehr “Nein” sagst.

Planung

“Zum Abschluss wollte ich noch etwas zum Thema “Planung” sagen. Früher hatte man im Zeitmanagement den Führungskräften empfohlen, sich eine Art Stundenplan aufzustellen und danach die Aufgaben abzuarbeiten. In der heutigen Zeit ist das einfach nicht möglich. Aber ganz planlos solltest Du nicht in den Tag starten. Mache es Dir daher zur Gewohnheit, dass Du zu Wochenbeginn die Woche betrachtest. Welche wichtigen Arbeiten sind in dieser Woche zu erledigen? Ich empfehle Dir, dass Du Dir diese wichtigen zu erreichenden Resultate notierst und als Wochenziele oder auch Tagesziele buchstäblich vor Augen führst. Hilfreich ist eine Pinnwand. Dort kannst Du mit Kärtchen wichtige Tages- und Wochenresultate festhalten.”

“Das mit den zu erreichenden Resultaten finde ich super!” sagte Peter “Ich glaube das hilft mir, mich zu fokussieren”

“Weiters kann es hilfreich sein,” setzte ich fort “sich für bestimmte Arbeiten fixe Zeitblöcke zu reservieren. Trage das in den Kalender ein, sodass andere sehen können, dass Du nicht verfügbar bist. So ein Arbeitsblock könnte beispielsweise heißen: ‘Konzeptarbeit’, ‘Planung für Projekt Alpha’ etc. Hier gilt jedoch: weniger ist mehr.”

Ich legte eine kleine Pause ein und trank einen Schluck Café. Mit einem Lächeln meinte ich “..und dann würde ich mir eine To-Do-Liste erstellen…”

“Also doch!” lachte Peter.

“Ja genau. Aber eine Liste, in der Du nur ein paar Aufgaben festhältst, die heute erledigt gehören. Du kannst sie noch nach Dringlichkeit reihen, sodass Du auch mit der Aufgabe beginnst, die nicht auf den nächsten Tag verschoben werden darf.”

“Und mehr würdest Du nicht machen?” fragte Peter zweifelnd.

“Nein! – oder doch: Du kannst Dir zu Beginn des Tages ein Motto überlegen, das Dich in eine positive Stimmung versetzt. Denn mit guter Laune ist man gleich um ein Vielfaches produktiver. Wie das im einzelnen geht, das wäre dann ein etwas längerer Coachingprozess – aber ich glaube mit dieser Andeutung kannst Du vielleicht schon etwas anfangen.” meinte ich abschließend.

Meine konkreten Tipps

  • Lege die zu erreichenden Resultate fest.
  • Organisiere den Arbeitstag / die Arbeitswoche so, dass Du Dir unterbrechungsfreie Arbeitsblöcke reservierst.
  • Arbeite an den kniffligsten und wichtigsten Aufgaben bevorzugt in Phasen Deines Leistungshochs (meistens am Vormittag).
  • Bündle Routineaufgaben.
  • Wechsle bewusst die Planungsperspektiven: Tagesplan, Wochenplan, Monatsplan, Quartalsplan, Jahresplan etc. gewährleisten, dass Du Deine Arbeit aus unterschiedlichen Perspektiven wahrnimmst. So vermeidest Du es, im Klein-Klein des Tagesgeschäftes unterzugehen.
  • Starte mit guter Laune in den Tag!

 

Next Steps

“Vielen Dank für diesen Schnelldurchgang ‘Selbstmanagement’. Was könnte ich denn noch tun, um mein Selbstmanagement zu verbessern?”

“Im Grunde hast Du von mir eine Basisinfo zu diesem Thema bekommen. Natürlich kann ich Dich in Form eines individuellen Coachings begleiten. Besonders die Prioritätensetzung ist nicht immer ganz einfach. Vor allem, weil es da um die Abstimmung der täglichen Aufgaben mit den eigenen Zielen geht. Aus meiner Erfahrung wird es dann besonders interessant, wenn Du Deine Prioritäten bei Dir selbst und auch bei anderen durchsetzen musst. Konflikte bleiben da nicht aus. Hier kann ein Coaching hilfreich sein. Und das Eisenhower-System ist nur eine Methode – es gibt noch andere Prioritäten-Schemata. Das würde hier aber zu weit führen.
Selbstmanagement kann man auch psychologisch betrachten. Du hast jetzt ein praktikables System für Dein Selbstmanagement erhalten. Aber die eigene Persönlichkeit muss auch mitspielen. z.B. wie Du mit Stress umgehst, wie es mit Deiner Willenskraft aussieht, wie Du Dich motivierst, wie Du Misserfolge bewältigst etc Ich habe da einen wissenschaftlichen Online-Test, der Dir in 20 Bereichen aufzeigt, wie gut Dein Selbstmanagement ist. Du erhältst dann konkrete Tipps , wie Du Dich nachhaltig verbessern kannst.”

Peter meinte: “Vielen Dank! Ich weiß jetzt, wie ich das Selbstmanagement besser angehen kann. Und das mit dem Test finde ich eine gute Idee. Ich werde mir bei Dir einen Zugang bestellen und dann mal loslegen.”

“Das freut mich. Ich danke Dir für das nette Gespräch!” sagte ich zum Abschluss.

Weiterführung

Folgende Blogbeiträge empfehle ich Dir zur Nachlese:

Folgende Podcastepisoden bieten sich zum Nachhören an:

Ich freue mich über Deine Kommentare!

 

 

 

 

Bitte teilen. Vielen Dank

Anmerkungen und Nachweise   [ + ]

1. lese hier nach zum Thema “Vision
2. höre auch diesen Podcast zum Thema “Mission

KANBAN-Board: verbessere sofort Deine Produktivität

Warum ein KANBAN-Board unschlagbar ist

Als Führungskraft oder Unternehmer kennst Du die tägliche Herausforderung, alle Aufgaben. Ideen und Vorgänge bestmöglich zu managen. Das KANBAN-Board kann Dir dabei helfen. Und es ist schnell eingesetzt. Der Begriff “KANBAN” kommt aus dem Japanischen und bedeutet “Karte” oder “optisches Signal”. Die Technik kam zuerst bei Toyota in den späten 40-er Jahren des vorigen Jahrhunderts auf.

Gerade das agile Umfeld heutiger Organisationen braucht einfache Methoden, um Projekte, Vorhaben und Ideen zu realisieren. Eine einfache To-Do-Liste reicht häufig nicht aus. Daher empfehle ich die Ergänzung klassischer To-Do-Listen durch ein KANBAN-Board. Auch für Teams ist ein KANBAN-Board ein unschlagbares Instrument!

Ein solches KANBAN-Board besteht aus folgenden Spalten:

  1. Vorhaben und Ideen – hier kommt alles hinein, was dich beschäftigt. Aufgaben und Projekte natürlich – aber auch noch vorerst vage Ideen.
  2. Geplant – hier kommen jene Ideen hinein, die umgesetzt werden sollen
  3. In Arbeit – hier kommen jene Ideen hinein, die sich in Umsetzung befinden
  4. Erledigt – was erfolgreich umgesetzt wurde, findet dort seinen Platz

Ein solches KANBAN-Board kannst Du ganz einfach realisieren, indem Du eine Pinnwand nimmst. Teile die Pinnwand in die 4 Spalten: Vorhaben Ideen – Geplant – in Arbeit -Erledigt ein. Deine Ideen schreibst Du am besten auf Haftnotizen oder Pinnwandkärtchen.

So arbeitest Du mit dem KANBAN-Board

Sinn des KANBAN-Boards ist es, eine einfache Möglichkeit anzubieten, Deine Ideen und Vorhaben an einer zentralen Stelle zu sammeln und den Arbeitsfortschrit zu überwachen. So geht nichts Wesentliches verloren und Du behältst den Überblick über die laufenden Projekte.

Schritt 1 – Vorhaben und Ideen sammeln

Immer wenn Du eine Idee hast oder ein neues Vorhaben ansteht, notierst Du es sofort auf eine Haftnotiz (eventuell mit Datum). Das kann ganz unabhängig vom Arbeitsplatz geschehen, denn produktive Ideen hat man oftmals fern vom Arbeitsplatz. Die Haftnotizen werden dann am KANBAN-Board in die Spalte “Ideen” eingeordnet.

KANBAN-Board 1

KANBAN-Board mit gefüllter Ideenrubrik

Schritt 2 – Bewerten und Planen

Zu regelmäßigen Zeiten – am besten zu Beginn der Arbeitswoche – schaust Du die Spalte “Ideen” durch und überlegst, welche davon Du realisieren möchtest. Für die Auswahl kannst Du Deine Ideen priorisieren. So könntest Du Deine Ideen nach “Wichtigkeit” und “Dringlichkeit” bewerten. 1)Zum Thema “Prioritäten setzen” findest Du auch Informationen im Blogbeitrag: “Ohne Planung geht es nicht“.

Die ausgewählten Ideen kommen dann in die Spalte “Geplant“. Dabei nimmst Du so viele neue Ideen auf, die auch innerhalb einer Planperiode realisiert werden können. Ich würde dabei die Planperiode auf einen Monat festlegen.

In diesem Schritt wird aus den Vorhaben und Ideen eine konkrete Absicht. Psychologisch gesprochen überschreitest Du den Rubikon2)siehe auch den Blogbeitrag “Wage den Sprung und setze um mit dem Rubikon-Modell“. – das heißt, Du gehst eine Verpflichtung ein, Deine Vorhaben bzw. Deine Idee auch konkret zu realisieren.

Dadurch entsteht ein höherer Grad an Verbindlichkeit.  Bei Teams die mit dem KANBAN-Board arbeiten ist es notwendig, Verantwortliche für die Aufgabe/das Vorhaben konkret zu benennen und auf der Haftnotiz zu vermerken.

KANBAN-Board 2

KANBAN-Board mit Ideen, die konkret geplant sind.

Schritt 3 – Laufende Arbeiten dokumentieren

Wir alle kennen den Spruch vom “Planungsweltmeister und Umsetzungszwerg!” Möchtest Du gerne eine solche Führungskraft sein? Bestimmt nicht!

Entscheidend für Deinen Erfolg ist einzig und allein die Umsetzung!

Das KANBAN-Board kann eine große Hilfe sein, um in die Umsetzung zu kommen.

Wann immer Du eine geplante Aufgabe tatsächlich in Angriff nimmst, verschiebst Du die Haftnotiz aus der Spalte “Geplant” in die Spalte “In Arbeit . Auf einen Blick erkennst Du (und auch andere), an welchen Aktivitäten Du gerade “dran bist”. Wenn Du etwas länger mit dem KANBAN-Board arbeitest kannst Du auch gut abschätzen, wie viele Haftnotizen maximal in der Rubrik “In Arbeit” sinnvoll sind, bevor Überlastung auftritt.

KANBAN-Board 3

KANBAN-Board zeigt die Verteilung von geplanten und in Arbeit befindlichen Vorhaben.

Schritt 4 – Erledigte Arbeiten dokumentieren

Wenn Du eine Arbeit erledigt hast verschiebst Du die entsprechende Haftnotiz in die Spalte “Erledigt. Du erkennst daraus, wie viele Deiner Ideen tatsächlich realisiert wurden.

Dieses KANBAN-Board, das ich Dir dargestellt habe, ist nur das Grundgerüst! Das Board lässt sich vielfältig erweitern und an die konkreten Bedürfnisse anpassen. Vor allem die Frage, was auf die Haftnotizen geschrieben wird (Verantwortliche, Dauer, Priorität…) sollte auf den Bedarf abgestimmt werden.

KANBAN-Board 4

KANBAN-Board zeigt ein bereits erledigtes Vorhaben. Auf einen Blick erkennt man die Verteilung der übrigen Vorhaben/Ideen.

KANBAN-Board für Teams

Ein KANBAN-Board kannst Du auch in der Zusammenarbeit mit anderen nutzen.

Ein Team könnte so ein Board erstellen, die Ideen und Aufgaben erfassen und den Fortschritt zentral überwachen. Teams, die mit dieser Methode arbeiten, führen regelmäßige Meetings (meist am Montag Vormittag) durch, bei denen sie das KANBAN-Board aktualisieren. Diese Aktualisierung macht natürlich Diskussion notwendig.

Damit das in den Teams auch gut funktioniert, müssen auf den Haftnotizen auch die Verantwortlichen vermerkt werden. Das kann mittels Namenskürzel oder auch mit Farben realisiert werden.

Das KANBAN-Board hilft Teams zu erkennen

  • Wer gerade was macht
  • Wo jeder steht
  • Wer bummelt oder vielleicht Unterstützung braucht
  • Ob jemand Zeit hat, zu helfen

Diese Transparenz hat große Vorteile – birgt natürlich auch Konfliktstoff. Das lässt sich aber in der Regel gut bewältigen.

Vorteile des KANBAN-Boards

Aus meiner Sicht bietet das KANBAN-Board große Vorteile:

Verbesserung der Produktivität durch Einfachheit

  • Es ist einfach! Aus meiner Erfahrung scheitern viele Instrumente zur Selbstorganisation daran, dass sie kompliziert und/oder kompliziert in der Handhabung sind.
    Ich bin ganz klar ein Vertreter der Meinung, dass man seine Ideen und Vorhaben sofort notieren sollte, um das Absichtsgedächtnis zu entlasten. Das hilft bei der Umsetzung ungemein.
    Nun hast Du sicher schon die Erfahrung gemacht, dass man die besten Ideen in Situationen hat, in denen man sich im entspannten Zustand befindet. Mit persönlich kommen meine besten Ideen unter der Dusche und beim Spazieren gehen. Um flüchtige Ideen nicht zu vergessen ist es von Vorteil, ein einfaches Instrument zu haben, um die Gedanken festhalten zu können. und was ist einfacher als Haftnotizen und ein Stift? Im Büro angekommen kann ich immer noch entscheiden, ob diese Idee auf das KANBAN-Board soll oder nicht.
    Deshalb bin ich kritisch was die Umsetzung eines KANBAN-Boards per Computer betrifft. So etwas ließe sich leicht z.B. mit Trello realisieren. Ich meine jedoch, dass dadurch die Spontaneität der Ideenproduktion verloren geht.
  • Zeitraubende Meetings entfallen. Teams die mit dem KANBAN-Board arbeiten machen die Erfahrung, dass die visualisierte Darstellung der aktuell laufenden Prozesse viele Diskussionen unnötig machen. Man kommt rasch auf die wesentlichen Dinge zu sprechen und sucht nach Lösungen.

Berücksichtigung der menschlichen Psyche

  • Das KANBAN-Board unterstützt den psychologischen Motivationsprozess. Wenn Du den Blogbeitrag “Wage den Sprung und setze um mit dem Rubikon-Modell” bereits gelesen oder den Podcast zum Thema Rubikonmodell  gehört hast, wirst Du schon gemerkt haben, dass die KANBAN-Methode ziemlich genau dem Rubikon-Modell entspricht. Das KANBAN-Board visualisiert gewissermaßen die innerpsychischen Prozesse. Deshalb ist es auch eine große Hilfe, um vom Denken ins Tun zu kommen. Das Überschreiten des Rubikons wäre im KANBAN-Board übrigens durch den Wechsel von Spalte 1 zu Spalte 2 vollzogen.
  • Verbesserung des Arbeitsverhaltens durch Selbststeuerung. Jeder Mensch hat sein eigenes Arbeitsverhalten, das  auf der eigenen Persönlichkeit und der damit verbundenen Art und Weise das Gehirn zu benutzen, beruht. Dazu habe ich im Blogbeitrag  “Nutze deinen Arbeitstyp” schon ausführlich geschrieben. Mittels des KANBAN-Boards lassen sich aus der Verteilung der Haftnotizen Schlüsse auf Dein Arbeitsverhalten ziehen.
    Vielleicht sprudelst Du nur so vor Ideen, die allerdings kaum in die Planungsphase übergehen.
    Oder es kann sein, dass Du zwar viel planst, aber zu wenig in die Ausführung kommst.
    Eine andere Möglichkeit ist, dass Du Dich überforderst, weil viel zu viele Kärtchen in der Spalte “Arbeit” landen, und nicht erledigt werden.
    Diese “Bottle-Neck-Analyse” kannst Du nutzen, um klare Regeln aufzustellen, die Steuerungswirkung haben. So könntest Du die maximale Anzahl der Kärtchen in den Spalten “Plan” und “Arbeit” begrenzen oder festlegen, dass erst nachdem eine Aufgabe erledigt ist, eine neue in die Spalte “Aufgabe” einsortiert werden darf.
    Das Ideal des KANBAN-Boards ist ein harmonischer Prozess ohne Stauungen in den einzelnen Bereichen!3)Mehr Infos zu Kanban findest du hier…
  • Kritische Analyse des eigenen Arbeitsverhaltens. Es wäre z.B. eine wichtige Information für Dich, wenn sich viele Kärtchen in der Spalte “Plan” befinden – jedoch nur wenige im Bereich “Arbeit”. Du könntest Dich also sofort fragen, warum schaffe ich es nicht, meiner Planung auch die notwendige Realisierungsschritte folgen zu lassen?
  • Konkretes Erleben des eigenen Arbeitsfortschritts. Wenn Du mit dem Board arbeitest, erlebst Du mit, wie eine Idee manifest wird. Diesen Prozess kannst Du nachverfolgen bzw. auch Auskunft geben, in welcher Phase der Realisierung Du gerade steckst. Das ist ein wichtiges Feedbackinstrument, dass Dir Sicherheit gibt!

Probiere es doch einfach einmal aus und poste Deine Erfahrungen damit in die Kommentare!

Bitte teilen. Vielen Dank

Anmerkungen und Nachweise   [ + ]

1. Zum Thema “Prioritäten setzen” findest Du auch Informationen im Blogbeitrag: “Ohne Planung geht es nicht“.
2. siehe auch den Blogbeitrag “Wage den Sprung und setze um mit dem Rubikon-Modell“.
3. Mehr Infos zu Kanban findest du hier…

Diese 4 Kompetenzen machen Dich erfolgreich

Selbststeuerungskompetenzen helfen, in turbulenten Zeiten erfolgreich zu sein

Die heutige Zeit stellt an Dich als Führungskraft besondere Anforderungen – insbesonders an Deine Selbstführung und Deine Selbststeuerungskompetenzen. Du kennst vielleicht das Gefühl, die Dinge immer weniger im Griff zu haben. Die täglichen Anforderungen bringen Dich manchmal an Deine Leistungsgrenze. Vielleicht hast Du auch öfter das Gefühl, hart zu arbeiten aber wenig wirklich Wichtiges am Ende des Tages zu erreichen. Das kann ganz schön frustrierend sein!

Doch wie kannst Du es schaffen, Deinen Arbeitstag wieder mehr unter Deine Kontrolle zu bekommen?

Diese Zutaten machen Dich zur kompetenten Führungskraft

Der Schlüssel zu mehr persönlicher Freiheit und Kontrolle liegt in Dir selbst – in Deiner Fähigkeit zur Selbstführung und Deinen Selbststeuerungskompetenzen. Peter Drucker hat dies so ausgedrückt, dass eine Führungskraft im Grunde nur eine Person führen kann und muss: sich selbst.

Gefragt ist also eine gut entwickelte Selbstführung. Doch was gehört alles zur Selbstführung dazu?

  • An erster Stelle steht die Selbsterkenntnis. Wer um seine Stärken und Schwächen Bescheid weiß und gelernt hat, damit umzugehen, gewinnt Führungssicherheit.
  • Wer sich selbst gut führen kann, hat eine große Verhaltensbandbreite und ein gutes Gespür dafür, welches Verhalten im Augenblick sinnvoll ist.
  • Ein weiterer wichtiger Gesichtspunkt ist eine klare Vision. Wenn Du weißt, wohin die Reise gehen soll, kannst Du auch in unruhigen Zeiten Kurs halten.
  • Nur Visionär zu sein genügt nicht. Wichtig ist auch die Rollenklarheit verbunden mit einer persönlichen Mission. Du solltest wissen, was Dein Auftrag im Unternehmen ist. Das hilft Dir bei der Fokussierung!
  • Wer als Führungskraft erfolgreich sein will übernimmt Verantwortung und erkennt Handlungsmöglichkeiten.
  • Tools zur Selbstorganisation sind ebenfalls ein wichtiger Bestandteil der Selbstführung.
  • Schließlich benötigst Du zur erfolgreichen Selbstführung auch Selbststeuerungskompetenzen. Im Grunde geht es dabei darum, seine psychischen Prozesse so abzustimmen, dass man die geeigneten Schritte unternimmt, um ein gewähltes Ziel zu erreichen. Hier geht es um die Entwicklung von geeigneten Einstellungen, der Fähigkeit zur Selbstmotivation und der entsprechenden emotionalen Steuerung.

Du siehst, dass zur Selbstführung eine ganze Menge an Aspekten gehört. Eine zentrale Stellung nehmen dabei die Selbststeuerungskompetenzen ein.

Nutze Deine Selbststeuerungskompetenzen

Gerade im Bereich der Selbststeuerungskompetenzen hat die psychologische Forschung große Fortschritte gemacht. So ist es heute möglich, eine Vielzahl an Komponenten der Selbststeuerung zu erfassen. Im Wesentlichen besteht die Selbststeuerung aus den 4 Hauptkomponenten:

  1. Selbstregulation – Hast Du das Gefühl, den eigenen Zielen und Werten entsprechend zu handeln?
  2. Selbstkontrolle – Wie gut gelingt es Dir, ein Ziel hartnäckig zu verfolgen und Frustrationstoleranz mitzubringen?
  3. Handlungsinitiative – Wie handlungsbereit bist Du oder schiebst Du gerne Dinge auf?
  4. Selbstzugang –Wie gut ist es um Deine Stressregulation bestellt? Kannst Du Misserfolge gut bewältigen?

Diese 4 Komponenten der Selbststeuerung zu entwickeln ist ein entscheidender Schritt um als Führungskraft erfolgreich zu sein.

So entwickelst Du Deine Selbststeuerungskompetenzen

Die Selbstregulation entwickelst Du durch eine klare Mission. Wenn Du weißt, wofür Du stehst und was der Sinn Deiner Tätigkeit ist, hilft das Dir, auch schwierige und turbulente Zeiten gut zu überstehen. Nimm Dir einmal Zeit für Dich und notiere Dir, was Dir an Deinem Job Spaß und Freude macht und bei welchen Tätigkeiten Du die Sinnhaftigkeit Deines Handelns am meisten spürst. Dabei kommt es darauf an, jene Motivatoren zu entdecken, die aus Dir selbst kommen, die Du mit einem Sinnerleben verknüpfst.

Eine gute Selbstregulation führt automatisch zu einer Fokussierung auf die wirklich wichtigen Dinge im Leben und lässt Dich jene Ziele und Visionen in den Blick nehmen, für die Du Dich wirklich einsetzen willst.

Bei der Selbstkontrolle geht es mehr um den planerischen Aspekt der Selbstführung. Ein attraktives Ziel alleine reicht noch nicht aus, damit Du es auch tatsächlich erreichst. Auf dem Weg zum Ziel sind noch viele Schritte nötig. Es tauchen vielleicht auch Schwierigkeiten auf. Wenn Du Dir einen Plan machst, die Schritte zum Ziel bedenken, dann hast Du eine Route, der Du folgen kannst. Das hilft Dir voranzukommen.

Ein noch so guter Plan hilft aber nichts, wenn nicht die Handlungsinitiative hinzukommt. Es gibt viele Menschen, die wissen was sie wollen, die auch einen klaren Plan haben, aber trotzdem nicht „in die Gänge“ kommen. Der Psychologe Julius Kuhl hat herausgefunden, dass ein bestimmtes psychisches System in unserem Gehirn für die Umsetzung von Absichten notwendig ist. Dieses System wird dann aktiv, wenn man sich in einer positiven Stimmung befindet.

Nutze den Flow-Zustand

Du kennst das sicher aus dem eigenen Erleben: wenn Du „gut drauf“ bist, dann läuft es einfach gut und die Dinge gehen leicht von der Hand. Wenn Du dann noch Tätigkeiten durchführst, die Du mit Deinem persönlichem Sinn oder Deiner Mission verknüpfst, kann es leicht sein, dass Du in einen Flow-Zustand gerätst. Und in diesem Zustand gelingen selbst knifflige Aufgaben besonders gut!

Also: möchtest Du rasch Deine Ziele verwirklichen, dann versuche gezielt, Gefühle wie Freude, Spaß, Enthusiasmus etc. zu entwickeln. Auch Belohnungen können ein Ansporn sein und zünden den Umsetzungsturbo. Bemühe Dich auch um eine gute Stimmung in Deinem unmittelbaren Umfeld. Eine Kultur der Negativität solltest Du in Deinem Team nicht zulassen. Sorge für eine Kultur der Wertschätzung in Deiner Organisation.

Wie Du Stress bewältigst

Eine der größten Herausforderungen für Führungskräfte ist der Umgang mit Stress. Zwar ist ein gewisses Maß an Stress durchaus positiv! Mäßiger Stress fördert sogar den Zugang zu den inneren Ressourcen.

Das bereits erwähnte Flow-Erleben ist nicht nur ein Resultat einer guten Stimmung, sondern auch von einer mäßigen Überforderung, die den Organismus zu höherer Leistung anspornt. Auf eine solche Anspannungsphase sollte jedoch unbedingt eine Erholungsphase folgen.

Wenn diese Erholungsphasen ausbleiben, dann befindet sich der Organismus ab irgendeinem Zeitpunkt im Dauerstress. Dann sinkt nicht nur die Leistungsfähigkeit, sondern man fühlt sich zunehmend von seiner Tätigkeit entfremdet.

Vielleicht kennst Du selbst dieses Gefühl, wenn nach einem hektischen Tag zwar vieles erledigt wurde, Du jedoch das Gefühl hast, nicht die „eigentlichen“ Dinge angepackt zu haben. Das sind eindeutige Anzeichen dafür, dass Du Dich in einer Stressphase befandest, die Dir nicht gutgetan hat.

Um Stress zu reduzieren hilft es, wenn Du öfters am Tag in Kontakt mit Dir selbst kommst. Ein einfaches Mittel dazu ist Achtsamkeit. Damit ist gar nichts Esoterisches gemeint. Es kommt nur darauf an, dass Du mehrmals am Tag bewusst im „Hier-und-Jetzt“ bist und spürend wahrnimmst, wo Du Dich befindest, wie sich Dein Körper anfühlt und was Du gerade tust. Probiere es einfach einmal aus! Am besten bei Routinetätigkeiten wie: Hände waschen, Zähne putzen oder zum Auto gehen. Das alles sind Gelegenheiten, dass Du Dich darauf konzentrierst, was Du gerade tust – statt mit den Gedanken ganz woanders zu sein. Auch Meditation wäre ein guter Ansatzpunkt – bedarf jedoch etwas Übung.

Nutze Misserfolge als Kraftquellen

Eine weitere Stressquelle sind Misserfolge und Fehler.

Kein Mensch ist perfekt – Du auch nicht.

Kein Mensch hat gerne Misserfolge – Du auch nicht.

Die Misserfolgsbewältigung ist eine wichtige Komponente in der Selbstführung.

Manche Führungskräfte setzen alles daran, dass gar keine Fehler entstehen. Bis zu einem gewissen Grad ist diese Sorgfalt auch notwendig. Es gibt jedoch auch Führungskräfte, die aus Angst vor Fehlern in den Perfektionismus flüchten. „Nur ja nichts übersehen und nicht falsch machen“ ist häufig die Devise. Diese Arbeitshaltung führt jedoch zu Stress und auch zur Überängstlichkeit. Und wer überängstlich ist, der wird immer weniger handlungsinitiativ oder traut sich keine Entscheidungen zu.

Daher meine Tipps:

  • Arbeite nach dem Pareto-Prinzip: 80% Energieeinsatz sind genug!
  • Traue Dich öfters einmal intuitiv – aus dem Bauch heraus – zu entscheiden, statt ewig zu analysieren

Und wenn einmal etwas schiefgelaufen ist?

Dann nimm es als willkommene Lernerfahrung und mache es das nächste Mal besser! Verfalle nicht ins Grübeln, sondern notiere Dir Deine persönliche Lernerfahrung.

Teste jetzt Deine Selbststeuerungskompetenzen

Deine Selbststeuerungskompetenzen kannst Du mittels eines wissenschaftlich fundierten Tests von Julius Kuhl in 20 Dimensionen erforschen. 15 Minuten Zeitinvestition genügen und Du erhältst eine komplette Analyse Deiner Selbststeuerungskompetenzen. Dazu gibt es konkrete Tipps zur Verbesserung in Form einer schriftlichen Auswertung.

In einem persönlichen Rückmeldegespräch erhältst Du auf Wunsch noch mehr Hinweise, wie Du Deine Selbstführung gezielt verbessern kannst. Auch ein individuelles Coaching ist möglich.

Effektiv Führen mit Selbstführung

von Gregor Heise | Durchstarten mit Führung

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DMF 15 – So wird jedes Meeting ein Erfolg

In 5 Schritten zu einem erfolgreichen Meeting

Für Führungskräfte und Mitarbeiter ist ein Meeting wie eine drohende Wolke, die am Horizont aufzieht. Der bis dahin noch so schöne Tag wird verdüstert. Die Stimmung fällt. Zeitverschwendung droht…

Dabei kommt ein Unternehmen nicht ohne Meetings aus. Ein effizientes Meeting führt dazu, dass das Team weiß, worum es geht und alle in die gleiche Richtung marschieren. Ein gutes Meeting fördert auch den Zusammenhalt des Teams. Zudem ist ein Meeting oftmals die einzige Gelegenheit, in der das Management zusammentrifft, um wichtige Dinge zu besprechen und Entscheidungen vorzubereiten oder zu treffen.

Die Abstimmungsprozesse in den Meetings – ganz egal auf welcher Managementebene – sind also für den Unternehmenserfolg notwendig.

Allerdings werden viele Meetings schlecht geführt: zu wenig Vorbereitung, unklare Agenda, kein Ziel, mangelhafte Struktur, ineffiziente Diskussionsführung etc. Das Ergebnis ist dann, dass viele Meetings als Zeitverschwendung erlebt werden. Das muss nicht sein, wenn du dich an einige Punkte hältst, denn ein Meeting gut zu leiten ist eine Technik und keine Geheimwissenschaft.

Plane das Meeting

  • Ist das Meeting überhaupt notwendig
  • Was sind die Ziele des Meetings?

Informiere die Teilnehmenden

  • Wer nimmt teil?
  • Was ist das Thema?
  • Welche Rolle haben die Teilnehmenden im Meeting
  • Alle Teilnehmenden informieren, was erreicht werden soll
  • Informationen beschaffen

Erstelle eine Agenda für das Meeting

  • Logische Reihenfolge
  • Dauer für die Themen festlegen
  • Wichtiges von Dringlichem unterscheiden
  • Dringlichem nicht zuviel Raum geben.

Strukturiere und steuere die Diskussion

  • Halte Fakten und Bewertung auseinander. Achte darauf, dass alle Fakten und Meinungen auf den Tisch kommen – bevor diese bewertet werden.
  • Entscheide nachdem die Fakten bewertet wurden.
  • Treibe den Prozess vorwärts und halte die Phase auseinander, denn so wird die Besprechung zielorientiert ablaufen.

Fasse zusammen und erstelle ein Protokoll

  • Entscheidungen und geplante Aktionen zusammenfassen
  • Maßnahmen verbindlich festhalten. Dazu dient das Schema: Wer – macht was – mit wem – mit welchen Hilfsmitteln – bis wann.
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So organisierst du deinen Erfolg

Selbstführung durch Selbstorganisation

Tagtäglich wirst du mit Informationen versorgt, die über unterschiedliche Kanäle hereinkommen: Emails, Briefe, mündliche Mitteilungen, Berichte, social media Nachrichten etc. Notwendig ist ein praktikables Informationsmanagement und eine sinnvolle Office-Organisation. Ohne durchdachte Organisation wird es dir kaum gelingen, die vielfältigen Anforderungen eines Arbeitstages zu bewältigen. Die Notwendigkeit einer sinnvollen Organisation wird sofort einsichtig, wenn wir uns einen gewöhnlichen Arbeitstag vor Augen führen:

Herr Müller betritt um 9 Uhr morgens mit den besten Vorsätzen und in leicht nervöser Stimmung das Büro. Auf der Hinfahrt gab es Stau – und trotz bester Vorsätze hatte er sich wieder geärgert, nicht rechtzeitig von zu Hause losgekommen zu sein. Wenigstens konnte er die Zeit nutzen, um zu überlegen, welche Aufgaben heute anstehen. Er hat vor, heute sein Verkaufskonzept zu erarbeiten, das übermorgen dem Vorstand präsentiert werden soll. Zwar ist die Zeit schon ein bisschen knapp – aber mit gutem Zeitmanagement sollte sich alles bewältigen lassen. Heute stehen noch ein paar Meetings und ein Gespräch mit einer neuen Mitarbeiterin auf der Tagesordnung. Herr Müller nimmt sich ebenso vor, endlich seine Ablage zu machen.
Auf dem Weg zum Schreibtisch stürzt eine Kollegin auf Herrn Müller zu und bittet, ihr bei einem Bericht zu helfen. Müller verspricht, sie in der nächsten halben Stunde aufzusuchen. Am Schreibtisch angekommen fährt Herr Müller den Computer hoch und gönnt sich eine Tasse Kaffee. Nachdem er sich im System angemeldet hat, bemerkt Herr Müller, dass bereits 10 Emails eingelangt sind. Auf dem Schreibtisch findet er neben dem Berg von Unterlagen für laufende Projekte (hier fällt Müller ein, dass Freitag ein wichtiges Meeting ist, und in diesem Stapel ein Bericht liegt, der noch bearbeitet werden muss) eine Liste seiner Sekretärin, welche Personen bis 10.30 Uhr angerufen werden sollen. Müller beschließt, das Verkaufskonzept erst einmal ruhen zu lassen, und die Telefonate zu tätigen. Vorher wirft er jedoch einen Blick in die Emails und entdeckt ein paar wichtige Nachfragen von Kollegen, die ohne seine Auskunft nicht weiterarbeiten können. Also wendet Müller sich den Emails zu, denn diese haben Priorität. Während er die Emails bearbeitet, kommt die Kollegin herein und bittet nachdrücklich um Hilfe. Nun ist Herr Müller schon ein bisschen genervt, denn der Tag verläuft ganz anders als geplant. Er fährt die Kollegin ziemlich gereizt an, ihn nicht dauernd zu stören. Sie verlässt irritiert das Büro (»Hatte der Kollege nicht versprochen, zu kommen?«). Herr Müller denkt: »Prima! Heute läuft schon wieder alles schief!«

Dieses Beispiel zeigt einen Menschen, der zwar gute Vorsätze und auch den Willen hat, diese umzusetzen, der jedoch von den Anforderungen der Umwelt so in Anspruch genommen wird, dass er gar nicht zur Umsetzung seiner Vorhaben kommt. Im Laufe des Vormittags treten die negativen Affekte in den Vordergrund, da das Hirnsystem, das für die Registrierung von Gefahren (Objekterkennungssystem = OES) aktiv wird. Herr Müller sieht die Wirklichkeit nur mehr ausschnitthaft, denn der »Tunnelblick« des OES gestattet gar keine andere Sichtweise. Dazu müsste Herr Müller sein Extensionsgedächtnis, das für den ganzheitlichen Überblick zuständig ist, aktivieren können. Das funktioniert jedoch nur im entspannten und gelassenen Zustand. Und in diesem emotionalen Zustand befindet sich Herr Müller definitiv nicht! Um das zu vermeiden, gibt es mehrere Ansatzpunkte. Der erste Ansatzpunkt ist eine Neustrukturierung der Arbeitsabläufe. (mehr …)

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