KANBAN-Board: verbessere sofort Deine Produktivität

Warum ein KANBAN-Board unschlagbar ist

Als Führungskraft oder Unternehmer kennst Du die tägliche Herausforderung, alle Aufgaben. Ideen und Vorgänge bestmöglich zu managen. Das KANBAN-Board kann Dir dabei helfen. Und es ist schnell eingesetzt. Der Begriff “KANBAN” kommt aus dem Japanischen und bedeutet “Karte” oder “optisches Signal”. Die Technik kam zuerst bei Toyota in den späten 40-er Jahren des vorigen Jahrhunderts auf.

Gerade das agile Umfeld heutiger Organisationen braucht einfache Methoden, um Projekte, Vorhaben und Ideen zu realisieren. Eine einfache To-Do-Liste reicht häufig nicht aus. Daher empfehle ich die Ergänzung klassischer To-Do-Listen durch ein KANBAN-Board. Auch für Teams ist ein KANBAN-Board ein unschlagbares Instrument!

Ein solches KANBAN-Board besteht aus folgenden Spalten:

  1. Vorhaben und Ideen – hier kommt alles hinein, was dich beschäftigt. Aufgaben und Projekte natürlich – aber auch noch vorerst vage Ideen.
  2. Geplant – hier kommen jene Ideen hinein, die umgesetzt werden sollen
  3. In Arbeit – hier kommen jene Ideen hinein, die sich in Umsetzung befinden
  4. Erledigt – was erfolgreich umgesetzt wurde, findet dort seinen Platz

Ein solches KANBAN-Board kannst Du ganz einfach realisieren, indem Du eine Pinnwand nimmst. Teile die Pinnwand in die 4 Spalten: Vorhaben Ideen – Geplant – in Arbeit -Erledigt ein. Deine Ideen schreibst Du am besten auf Haftnotizen oder Pinnwandkärtchen.

So arbeitest Du mit dem KANBAN-Board

Sinn des KANBAN-Boards ist es, eine einfache Möglichkeit anzubieten, Deine Ideen und Vorhaben an einer zentralen Stelle zu sammeln und den Arbeitsfortschrit zu überwachen. So geht nichts Wesentliches verloren und Du behältst den Überblick über die laufenden Projekte.

Schritt 1 – Vorhaben und Ideen sammeln

Immer wenn Du eine Idee hast oder ein neues Vorhaben ansteht, notierst Du es sofort auf eine Haftnotiz (eventuell mit Datum). Das kann ganz unabhängig vom Arbeitsplatz geschehen, denn produktive Ideen hat man oftmals fern vom Arbeitsplatz. Die Haftnotizen werden dann am KANBAN-Board in die Spalte “Ideen” eingeordnet.

KANBAN-Board 1

KANBAN-Board mit gefüllter Ideenrubrik

Schritt 2 – Bewerten und Planen

Zu regelmäßigen Zeiten – am besten zu Beginn der Arbeitswoche – schaust Du die Spalte “Ideen” durch und überlegst, welche davon Du realisieren möchtest. Für die Auswahl kannst Du Deine Ideen priorisieren. So könntest Du Deine Ideen nach “Wichtigkeit” und “Dringlichkeit” bewerten. 1)Zum Thema “Prioritäten setzen” findest Du auch Informationen im Blogbeitrag: “Ohne Planung geht es nicht“.

Die ausgewählten Ideen kommen dann in die Spalte “Geplant“. Dabei nimmst Du so viele neue Ideen auf, die auch innerhalb einer Planperiode realisiert werden können. Ich würde dabei die Planperiode auf einen Monat festlegen.

In diesem Schritt wird aus den Vorhaben und Ideen eine konkrete Absicht. Psychologisch gesprochen überschreitest Du den Rubikon2)siehe auch den Blogbeitrag “Wage den Sprung und setze um mit dem Rubikon-Modell“. – das heißt, Du gehst eine Verpflichtung ein, Deine Vorhaben bzw. Deine Idee auch konkret zu realisieren.

Dadurch entsteht ein höherer Grad an Verbindlichkeit.  Bei Teams die mit dem KANBAN-Board arbeiten ist es notwendig, Verantwortliche für die Aufgabe/das Vorhaben konkret zu benennen und auf der Haftnotiz zu vermerken.

KANBAN-Board 2

KANBAN-Board mit Ideen, die konkret geplant sind.

Schritt 3 – Laufende Arbeiten dokumentieren

Wir alle kennen den Spruch vom “Planungsweltmeister und Umsetzungszwerg!” Möchtest Du gerne eine solche Führungskraft sein? Bestimmt nicht!

Entscheidend für Deinen Erfolg ist einzig und allein die Umsetzung!

Das KANBAN-Board kann eine große Hilfe sein, um in die Umsetzung zu kommen.

Wann immer Du eine geplante Aufgabe tatsächlich in Angriff nimmst, verschiebst Du die Haftnotiz aus der Spalte “Geplant” in die Spalte “In Arbeit . Auf einen Blick erkennst Du (und auch andere), an welchen Aktivitäten Du gerade “dran bist”. Wenn Du etwas länger mit dem KANBAN-Board arbeitest kannst Du auch gut abschätzen, wie viele Haftnotizen maximal in der Rubrik “In Arbeit” sinnvoll sind, bevor Überlastung auftritt.

KANBAN-Board 3

KANBAN-Board zeigt die Verteilung von geplanten und in Arbeit befindlichen Vorhaben.

Schritt 4 – Erledigte Arbeiten dokumentieren

Wenn Du eine Arbeit erledigt hast verschiebst Du die entsprechende Haftnotiz in die Spalte “Erledigt. Du erkennst daraus, wie viele Deiner Ideen tatsächlich realisiert wurden.

Dieses KANBAN-Board, das ich Dir dargestellt habe, ist nur das Grundgerüst! Das Board lässt sich vielfältig erweitern und an die konkreten Bedürfnisse anpassen. Vor allem die Frage, was auf die Haftnotizen geschrieben wird (Verantwortliche, Dauer, Priorität…) sollte auf den Bedarf abgestimmt werden.

KANBAN-Board 4

KANBAN-Board zeigt ein bereits erledigtes Vorhaben. Auf einen Blick erkennt man die Verteilung der übrigen Vorhaben/Ideen.

KANBAN-Board für Teams

Ein KANBAN-Board kannst Du auch in der Zusammenarbeit mit anderen nutzen.

Ein Team könnte so ein Board erstellen, die Ideen und Aufgaben erfassen und den Fortschritt zentral überwachen. Teams, die mit dieser Methode arbeiten, führen regelmäßige Meetings (meist am Montag Vormittag) durch, bei denen sie das KANBAN-Board aktualisieren. Diese Aktualisierung macht natürlich Diskussion notwendig.

Damit das in den Teams auch gut funktioniert, müssen auf den Haftnotizen auch die Verantwortlichen vermerkt werden. Das kann mittels Namenskürzel oder auch mit Farben realisiert werden.

Das KANBAN-Board hilft Teams zu erkennen

  • Wer gerade was macht
  • Wo jeder steht
  • Wer bummelt oder vielleicht Unterstützung braucht
  • Ob jemand Zeit hat, zu helfen

Diese Transparenz hat große Vorteile – birgt natürlich auch Konfliktstoff. Das lässt sich aber in der Regel gut bewältigen.

Vorteile des KANBAN-Boards

Aus meiner Sicht bietet das KANBAN-Board große Vorteile:

Verbesserung der Produktivität durch Einfachheit

  • Es ist einfach! Aus meiner Erfahrung scheitern viele Instrumente zur Selbstorganisation daran, dass sie kompliziert und/oder kompliziert in der Handhabung sind.
    Ich bin ganz klar ein Vertreter der Meinung, dass man seine Ideen und Vorhaben sofort notieren sollte, um das Absichtsgedächtnis zu entlasten. Das hilft bei der Umsetzung ungemein.
    Nun hast Du sicher schon die Erfahrung gemacht, dass man die besten Ideen in Situationen hat, in denen man sich im entspannten Zustand befindet. Mit persönlich kommen meine besten Ideen unter der Dusche und beim Spazieren gehen. Um flüchtige Ideen nicht zu vergessen ist es von Vorteil, ein einfaches Instrument zu haben, um die Gedanken festhalten zu können. und was ist einfacher als Haftnotizen und ein Stift? Im Büro angekommen kann ich immer noch entscheiden, ob diese Idee auf das KANBAN-Board soll oder nicht.
    Deshalb bin ich kritisch was die Umsetzung eines KANBAN-Boards per Computer betrifft. So etwas ließe sich leicht z.B. mit Trello realisieren. Ich meine jedoch, dass dadurch die Spontaneität der Ideenproduktion verloren geht.
  • Zeitraubende Meetings entfallen. Teams die mit dem KANBAN-Board arbeiten machen die Erfahrung, dass die visualisierte Darstellung der aktuell laufenden Prozesse viele Diskussionen unnötig machen. Man kommt rasch auf die wesentlichen Dinge zu sprechen und sucht nach Lösungen.

Berücksichtigung der menschlichen Psyche

  • Das KANBAN-Board unterstützt den psychologischen Motivationsprozess. Wenn Du den Blogbeitrag “Wage den Sprung und setze um mit dem Rubikon-Modell” bereits gelesen oder den Podcast zum Thema Rubikonmodell  gehört hast, wirst Du schon gemerkt haben, dass die KANBAN-Methode ziemlich genau dem Rubikon-Modell entspricht. Das KANBAN-Board visualisiert gewissermaßen die innerpsychischen Prozesse. Deshalb ist es auch eine große Hilfe, um vom Denken ins Tun zu kommen. Das Überschreiten des Rubikons wäre im KANBAN-Board übrigens durch den Wechsel von Spalte 1 zu Spalte 2 vollzogen.
  • Verbesserung des Arbeitsverhaltens durch Selbststeuerung. Jeder Mensch hat sein eigenes Arbeitsverhalten, das  auf der eigenen Persönlichkeit und der damit verbundenen Art und Weise das Gehirn zu benutzen, beruht. Dazu habe ich im Blogbeitrag  “Nutze deinen Arbeitstyp” schon ausführlich geschrieben. Mittels des KANBAN-Boards lassen sich aus der Verteilung der Haftnotizen Schlüsse auf Dein Arbeitsverhalten ziehen.
    Vielleicht sprudelst Du nur so vor Ideen, die allerdings kaum in die Planungsphase übergehen.
    Oder es kann sein, dass Du zwar viel planst, aber zu wenig in die Ausführung kommst.
    Eine andere Möglichkeit ist, dass Du Dich überforderst, weil viel zu viele Kärtchen in der Spalte “Arbeit” landen, und nicht erledigt werden.
    Diese “Bottle-Neck-Analyse” kannst Du nutzen, um klare Regeln aufzustellen, die Steuerungswirkung haben. So könntest Du die maximale Anzahl der Kärtchen in den Spalten “Plan” und “Arbeit” begrenzen oder festlegen, dass erst nachdem eine Aufgabe erledigt ist, eine neue in die Spalte “Aufgabe” einsortiert werden darf.
    Das Ideal des KANBAN-Boards ist ein harmonischer Prozess ohne Stauungen in den einzelnen Bereichen!3)Mehr Infos zu Kanban findest du hier…
  • Kritische Analyse des eigenen Arbeitsverhaltens. Es wäre z.B. eine wichtige Information für Dich, wenn sich viele Kärtchen in der Spalte “Plan” befinden – jedoch nur wenige im Bereich “Arbeit”. Du könntest Dich also sofort fragen, warum schaffe ich es nicht, meiner Planung auch die notwendige Realisierungsschritte folgen zu lassen?
  • Konkretes Erleben des eigenen Arbeitsfortschritts. Wenn Du mit dem Board arbeitest, erlebst Du mit, wie eine Idee manifest wird. Diesen Prozess kannst Du nachverfolgen bzw. auch Auskunft geben, in welcher Phase der Realisierung Du gerade steckst. Das ist ein wichtiges Feedbackinstrument, dass Dir Sicherheit gibt!

Probiere es doch einfach einmal aus und poste Deine Erfahrungen damit in die Kommentare!

Bitte teilen. Vielen Dank

Anmerkungen und Nachweise   [ + ]

1. Zum Thema “Prioritäten setzen” findest Du auch Informationen im Blogbeitrag: “Ohne Planung geht es nicht“.
2. siehe auch den Blogbeitrag “Wage den Sprung und setze um mit dem Rubikon-Modell“.
3. Mehr Infos zu Kanban findest du hier…

Diese 4 Kompetenzen machen Dich erfolgreich

Selbststeuerungskompetenzen helfen, in turbulenten Zeiten erfolgreich zu sein

Die heutige Zeit stellt an Dich als Führungskraft besondere Anforderungen – insbesonders an Deine Selbstführung und Deine Selbststeuerungskompetenzen. Du kennst vielleicht das Gefühl, die Dinge immer weniger im Griff zu haben. Die täglichen Anforderungen bringen Dich manchmal an Deine Leistungsgrenze. Vielleicht hast Du auch öfter das Gefühl, hart zu arbeiten aber wenig wirklich Wichtiges am Ende des Tages zu erreichen. Das kann ganz schön frustrierend sein!

Doch wie kannst Du es schaffen, Deinen Arbeitstag wieder mehr unter Deine Kontrolle zu bekommen?

Diese Zutaten machen Dich zur kompetenten Führungskraft

Der Schlüssel zu mehr persönlicher Freiheit und Kontrolle liegt in Dir selbst – in Deiner Fähigkeit zur Selbstführung und Deinen Selbststeuerungskompetenzen. Peter Drucker hat dies so ausgedrückt, dass eine Führungskraft im Grunde nur eine Person führen kann und muss: sich selbst.

Gefragt ist also eine gut entwickelte Selbstführung. Doch was gehört alles zur Selbstführung dazu?

  • An erster Stelle steht die Selbsterkenntnis. Wer um seine Stärken und Schwächen Bescheid weiß und gelernt hat, damit umzugehen, gewinnt Führungssicherheit.
  • Wer sich selbst gut führen kann, hat eine große Verhaltensbandbreite und ein gutes Gespür dafür, welches Verhalten im Augenblick sinnvoll ist.
  • Ein weiterer wichtiger Gesichtspunkt ist eine klare Vision. Wenn Du weißt, wohin die Reise gehen soll, kannst Du auch in unruhigen Zeiten Kurs halten.
  • Nur Visionär zu sein genügt nicht. Wichtig ist auch die Rollenklarheit verbunden mit einer persönlichen Mission. Du solltest wissen, was Dein Auftrag im Unternehmen ist. Das hilft Dir bei der Fokussierung!
  • Wer als Führungskraft erfolgreich sein will übernimmt Verantwortung und erkennt Handlungsmöglichkeiten.
  • Tools zur Selbstorganisation sind ebenfalls ein wichtiger Bestandteil der Selbstführung.
  • Schließlich benötigst Du zur erfolgreichen Selbstführung auch Selbststeuerungskompetenzen. Im Grunde geht es dabei darum, seine psychischen Prozesse so abzustimmen, dass man die geeigneten Schritte unternimmt, um ein gewähltes Ziel zu erreichen. Hier geht es um die Entwicklung von geeigneten Einstellungen, der Fähigkeit zur Selbstmotivation und der entsprechenden emotionalen Steuerung.

Du siehst, dass zur Selbstführung eine ganze Menge an Aspekten gehört. Eine zentrale Stellung nehmen dabei die Selbststeuerungskompetenzen ein.

Nutze Deine Selbststeuerungskompetenzen

Gerade im Bereich der Selbststeuerungskompetenzen hat die psychologische Forschung große Fortschritte gemacht. So ist es heute möglich, eine Vielzahl an Komponenten der Selbststeuerung zu erfassen. Im Wesentlichen besteht die Selbststeuerung aus den 4 Hauptkomponenten:

  1. Selbstregulation – Hast Du das Gefühl, den eigenen Zielen und Werten entsprechend zu handeln?
  2. Selbstkontrolle – Wie gut gelingt es Dir, ein Ziel hartnäckig zu verfolgen und Frustrationstoleranz mitzubringen?
  3. Handlungsinitiative – Wie handlungsbereit bist Du oder schiebst Du gerne Dinge auf?
  4. Selbstzugang –Wie gut ist es um Deine Stressregulation bestellt? Kannst Du Misserfolge gut bewältigen?

Diese 4 Komponenten der Selbststeuerung zu entwickeln ist ein entscheidender Schritt um als Führungskraft erfolgreich zu sein.

So entwickelst Du Deine Selbststeuerungskompetenzen

Die Selbstregulation entwickelst Du durch eine klare Mission. Wenn Du weißt, wofür Du stehst und was der Sinn Deiner Tätigkeit ist, hilft das Dir, auch schwierige und turbulente Zeiten gut zu überstehen. Nimm Dir einmal Zeit für Dich und notiere Dir, was Dir an Deinem Job Spaß und Freude macht und bei welchen Tätigkeiten Du die Sinnhaftigkeit Deines Handelns am meisten spürst. Dabei kommt es darauf an, jene Motivatoren zu entdecken, die aus Dir selbst kommen, die Du mit einem Sinnerleben verknüpfst.

Eine gute Selbstregulation führt automatisch zu einer Fokussierung auf die wirklich wichtigen Dinge im Leben und lässt Dich jene Ziele und Visionen in den Blick nehmen, für die Du Dich wirklich einsetzen willst.

Bei der Selbstkontrolle geht es mehr um den planerischen Aspekt der Selbstführung. Ein attraktives Ziel alleine reicht noch nicht aus, damit Du es auch tatsächlich erreichst. Auf dem Weg zum Ziel sind noch viele Schritte nötig. Es tauchen vielleicht auch Schwierigkeiten auf. Wenn Du Dir einen Plan machst, die Schritte zum Ziel bedenken, dann hast Du eine Route, der Du folgen kannst. Das hilft Dir voranzukommen.

Ein noch so guter Plan hilft aber nichts, wenn nicht die Handlungsinitiative hinzukommt. Es gibt viele Menschen, die wissen was sie wollen, die auch einen klaren Plan haben, aber trotzdem nicht „in die Gänge“ kommen. Der Psychologe Julius Kuhl hat herausgefunden, dass ein bestimmtes psychisches System in unserem Gehirn für die Umsetzung von Absichten notwendig ist. Dieses System wird dann aktiv, wenn man sich in einer positiven Stimmung befindet.

Nutze den Flow-Zustand

Du kennst das sicher aus dem eigenen Erleben: wenn Du „gut drauf“ bist, dann läuft es einfach gut und die Dinge gehen leicht von der Hand. Wenn Du dann noch Tätigkeiten durchführst, die Du mit Deinem persönlichem Sinn oder Deiner Mission verknüpfst, kann es leicht sein, dass Du in einen Flow-Zustand gerätst. Und in diesem Zustand gelingen selbst knifflige Aufgaben besonders gut!

Also: möchtest Du rasch Deine Ziele verwirklichen, dann versuche gezielt, Gefühle wie Freude, Spaß, Enthusiasmus etc. zu entwickeln. Auch Belohnungen können ein Ansporn sein und zünden den Umsetzungsturbo. Bemühe Dich auch um eine gute Stimmung in Deinem unmittelbaren Umfeld. Eine Kultur der Negativität solltest Du in Deinem Team nicht zulassen. Sorge für eine Kultur der Wertschätzung in Deiner Organisation.

Wie Du Stress bewältigst

Eine der größten Herausforderungen für Führungskräfte ist der Umgang mit Stress. Zwar ist ein gewisses Maß an Stress durchaus positiv! Mäßiger Stress fördert sogar den Zugang zu den inneren Ressourcen.

Das bereits erwähnte Flow-Erleben ist nicht nur ein Resultat einer guten Stimmung, sondern auch von einer mäßigen Überforderung, die den Organismus zu höherer Leistung anspornt. Auf eine solche Anspannungsphase sollte jedoch unbedingt eine Erholungsphase folgen.

Wenn diese Erholungsphasen ausbleiben, dann befindet sich der Organismus ab irgendeinem Zeitpunkt im Dauerstress. Dann sinkt nicht nur die Leistungsfähigkeit, sondern man fühlt sich zunehmend von seiner Tätigkeit entfremdet.

Vielleicht kennst Du selbst dieses Gefühl, wenn nach einem hektischen Tag zwar vieles erledigt wurde, Du jedoch das Gefühl hast, nicht die „eigentlichen“ Dinge angepackt zu haben. Das sind eindeutige Anzeichen dafür, dass Du Dich in einer Stressphase befandest, die Dir nicht gutgetan hat.

Um Stress zu reduzieren hilft es, wenn Du öfters am Tag in Kontakt mit Dir selbst kommst. Ein einfaches Mittel dazu ist Achtsamkeit. Damit ist gar nichts Esoterisches gemeint. Es kommt nur darauf an, dass Du mehrmals am Tag bewusst im „Hier-und-Jetzt“ bist und spürend wahrnimmst, wo Du Dich befindest, wie sich Dein Körper anfühlt und was Du gerade tust. Probiere es einfach einmal aus! Am besten bei Routinetätigkeiten wie: Hände waschen, Zähne putzen oder zum Auto gehen. Das alles sind Gelegenheiten, dass Du Dich darauf konzentrierst, was Du gerade tust – statt mit den Gedanken ganz woanders zu sein. Auch Meditation wäre ein guter Ansatzpunkt – bedarf jedoch etwas Übung.

Nutze Misserfolge als Kraftquellen

Eine weitere Stressquelle sind Misserfolge und Fehler.

Kein Mensch ist perfekt – Du auch nicht.

Kein Mensch hat gerne Misserfolge – Du auch nicht.

Die Misserfolgsbewältigung ist eine wichtige Komponente in der Selbstführung.

Manche Führungskräfte setzen alles daran, dass gar keine Fehler entstehen. Bis zu einem gewissen Grad ist diese Sorgfalt auch notwendig. Es gibt jedoch auch Führungskräfte, die aus Angst vor Fehlern in den Perfektionismus flüchten. „Nur ja nichts übersehen und nicht falsch machen“ ist häufig die Devise. Diese Arbeitshaltung führt jedoch zu Stress und auch zur Überängstlichkeit. Und wer überängstlich ist, der wird immer weniger handlungsinitiativ oder traut sich keine Entscheidungen zu.

Daher meine Tipps:

  • Arbeite nach dem Pareto-Prinzip: 80% Energieeinsatz sind genug!
  • Traue Dich öfters einmal intuitiv – aus dem Bauch heraus – zu entscheiden, statt ewig zu analysieren

Und wenn einmal etwas schiefgelaufen ist?

Dann nimm es als willkommene Lernerfahrung und mache es das nächste Mal besser! Verfalle nicht ins Grübeln, sondern notiere Dir Deine persönliche Lernerfahrung.

Teste jetzt Deine Selbststeuerungskompetenzen

Deine Selbststeuerungskompetenzen kannst Du mittels eines wissenschaftlich fundierten Tests von Julius Kuhl in 20 Dimensionen erforschen. 15 Minuten Zeitinvestition genügen und Du erhältst eine komplette Analyse Deiner Selbststeuerungskompetenzen. Dazu gibt es konkrete Tipps zur Verbesserung in Form einer schriftlichen Auswertung.

In einem persönlichen Rückmeldegespräch erhältst Du auf Wunsch noch mehr Hinweise, wie Du Deine Selbstführung gezielt verbessern kannst. Auch ein individuelles Coaching ist möglich.

Effektiv Führen mit Selbstführung

von Gregor Heise | Durchstarten mit Führung

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DMF 31 – Interview Stefan Mantel “So bekommst du Job und Privatleben unter einen Hut”

Im Job erfolgreich sein und trotzdem pünktlich zu Hause

Viele Führungskräfte wollen im Beruf etwas leisten und erfolgreich sein. Mit dem Erfolg leidet aber häufig das Privatleben. Das Privatleben soll nicht zu kurz kommen. Besonders wenn Kinder da sind wird diese Frage virulent.

Nicht nur ein Wochenend-Vater sein sondern auch pünktlich zu Hause zu sein. Ist das möglich? 

Stefan Mantel behauptet es kommt darauf an zu erkennen, wo ich Einflussmöglichkeiten habe, um dieses Ziel zu erreichen. Wie das geht, verrät er in diesem Interview.

4 Lebensbereiche müssen in den Blick genommen werden:

  • Körper / Fitness
  • Sinn / Persönliche Weiterentwicklung
  • Leistung / Arbeit
  • Kontakt / Beziehung

In seiner Arbeit reflektiert Stefan Mantel mit seinen Klienten, wie wichtig diese Bereiche sind, was dort hineingehört und wo die (Lebens-) Reise hingehen soll. Die Frage: “Wie bringe ich Arbeit und Privat unter einen Hut?” wandelt sich zunächst zur Frage “Was gehört eigentlich in diesen Hut?”

Erst aus dieser Prioritätenanalyse lassen sich sinnvolle Strategien entwickeln.

Eine Strategie ist die Klarheit über das was mich von außen anspricht (Input), was geliefert werden soll (Output) und wie man den Weg dorthin organisiert.

Stefan Mantel stellt in diesem Interview ausführlich seine Herangehensweise vor und berichtet, was ihn persönlich an diesem Thema fasziniert.

Wer mit ihm in Kontakt treten möchte besucht ihn auf seiner Website: http://stefanmantel.com/

Lies auch diesen Blogartikel von Stefan Mantel: Beruf und Familie in Balance bringen

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Komplexität meistern mit dem Cynefin-Framework

Das Cynefin-Framework

Das Cynefin-Framework kann eine Hilfe sein, um der Komplexitätsfalle zu entgehen. In diese gerät man leicht, wenn man als Manager oder Mangerin auf “biegen und brechen” versucht, komplexe Situationen in den Griff zu bekommen. Und dass es heute in Unternehemen herausfordernd zugeht, ist eine Binsenweisheit.

Meine These: die komplexen Herausforderungen in denen Führungskräfte stehen, fordern bis an die Grenze des individuell Möglichen.

Dass Manager ihre Tätigkeit zunehmend als schwierig und belastend einstufen ist nicht überraschend. So zeigt der Hernstein Management Report 2017 auf, dass 37% der Manager ein häufiges Stressgefühl erleben1)https://www.hernstein.at/newsroom/management-insights/burn-out-ausgeglichene-work-life-balance-und-resilienz-als-antwort/. Jede 4. Führungskraft schließt für sich selbst die Gefahr eines Burn-Outs nicht aus.

Das Cynefin-Framework bietet die Möglichkeit, Situationen im Management besser einzuordnen und das eigene Verhalten darauf abzustimmen.

Mehr Ruhe und Übersicht kommt dadurch in das Management.

Komplexität durch Digitalisierung

Die drastischen Veränderungen durch die Digitalisierung haben neue Möglichkeiten der weltweiten Zusammenarbeit ermöglicht. Produktion rund um die Uhr, in nahezu allen Erdteilen und über unterschiedliche Kulturen hinweg ist heute zunehmend die Regel. Ein solches weltumspannendes Unternehmen ähnelt kaum mehr einem Betrieb im 20. Jahrhundert, der einige wenige Standorte hatte und wo der „Generaldirektor“ noch alles regelte.

Heute ähneln Unternehmen weit mehr sich selbst steuernden Organismen, die als schwer durchschaubare, komplexe Gebilde erscheinen. Das liegt zu einem erheblichen Teil an dem hohen Grad an Vernetztheit und den damit einhergehenden unvorhersehbaren Wechselwirkungen. Für MitarbeiterInnen und Führungskräfte ist die Sinnhaftigkeit vieler Unternehmensprozesse und Entscheidungen nicht mehr nachvollziehbar.

Unsicherheit und Ängste entstehen, die durch die lockeren Bindungen, die in modernen Unternehmen herrschen, kaum noch aufgefangen werden können.

Übrigens gibt es das Gefühl an zunehmender Verunsicherung (VUCA-Welt2)https://www.heisetraining.at/entscheidungen-treffen-in-der-vuca-welt/) auch für Einzelunternehmer. Vielleicht wiegt für diese das Gefühl der Verunsicherung noch schwerer, wenn der Austausch mit ähnlich empfindenden „Leidensgenossen“ fehlt.

Wie kannst du nun in einer komplexen Welt als Führungskraft bestmöglich agieren?

Dazu gibt das Cynefin Modell einige Ansatzpunkte.

Das Cynefin-Framework

Das Modell wurde von Dave Snowden [*1954] entwickelt. Das Wort „Cynefin“ kommt aus dem walisischen und kann mit „Lebensraum“ oder „Platz“ übersetzen3)zur Bedeutung siehe Wikipedia https://de.wikipedia.org/wiki/Cynefin-Framework . Daher ist der Aspekt des Wohnens bzw. des Ortes in dem man sich aufhält wichtig, um den Ansatz zu verstehen.

Im Cynefin-Framework gibt es vier Zustände, die ein System annehmen kann:

  • Einfach
  • Kompliziert
  • Komplex
  • Chaotisch

Einfache Systeme

Einfach ist ein System dann, wenn ein eindeutiger Ursache-Wirkungszusammenhang besteht. Wir nehmen ein Ereignis wahr und können fragen: „Was ist die Ursache dafür?“
Ein Beispiel: Du schaltest eine elektrische Lampe ein – aber der Raum bleibt dunkel. Nun wirst du kaum nach einer übernatürlichen Erklärung suchen, sondern davon ausgehen, dass die Glühbirne ihren Geist aufgegeben hat. Also flugs eine neue Birne reingeschraubt und die Sache ist geritzt.

Solche Vorgangsweisen – also zuerst einmal zu versuchen die Glühbirne zu tauschen – sind bewährte Methoden oder „Best Practice“-Modelle.  Sie funktionieren nach dem Prinzip, das Problem zu beobachten, akkurat zu beschreiben und dann zu kategorisieren.  Dann wird man auf das Problem antworten.

Das funktioniert deshalb, weil wir für eine Vielzahl an Problemen bereits genug Wissen haben, wie die Lösung auszusehen hat. Wir müssen also für einfache Probleme nicht immer wieder bei Null anfangen, sondern können uns auf bewährte Vorgangsweisen verlassen. Man bezeichnet das auch als Best Practice. Bewährte Vorgangsweisen zur Problemlösung können in Checklisten und Handbüchern zusammengefasst werden.

Als Führungskraft wirst du danach trachten, Best practice Lösungen für bekannte Probleme zu sammeln und als verbindliche Standards deinen Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen.

Komplizierte Systeme

Kompliziert sind Systeme dann, wenn es mehrere Ursachen geben kann. Auch in komplizierten Systemen gibt es Ursache-Wirkungszusammenhänge – jedoch sind diese nicht auf den ersten Blick erkennbar. Hier steht auch an erster Stelle das Problem zu beobachten. In diesen Erkenntnisprozess fließt jedoch bereits ein, dass es sich nicht um ein „einfaches“ Problem handelt, sondern um eine komplizierte Angelegenheit. Hier ist es notwendig, zu analysieren und dann aus den vielen möglichen Strategien mit jener zu antworten, die am meisten Erfolg verspricht. Das nennt man auch Good Practice. Ein Beispiel ist das Auto: wenn eine Fehlfunktion vorliegt, kann der durchschnittliche Autofahrer meist keine Lösung finden. Er muss sich an eine Werkstätte wenden, bei der das Problem analysiert und die beste Lösung gefunden wird.

Komplizierte Kontexte sind die Domäne von Experten oder Fachleuten. Sie wissen über viele mögliche Ursache-Wirkungsbeziehungen Bescheid und verfügen über Methoden, diese darzustellen. Als Führungskraft tust du gut daran, für komplizierte Probleme Experten und Fachleute mit Analysen zu beauftragen. Daraus wird ein Maßnahmenplan entwickelt, der dann umgesetzt wird. Wichtig ist jedoch zu akzeptieren, dass es keine „Best Practice“ Lösung geben wird. Eine taugliche, praktikable und gute Lösung muss ausreichend sein.

Komplexe Systeme

Komplex sind Systeme dann, wenn Ursache-Wirkungs-Beziehungen nur im Nachhinein beurteilt werden können. Der Grund liegt darin, dass in komplexen Systemen eine Vielzahl von Systemelementen miteinander interagieren. Das System ist sehr dynamisch. Eine kleine Änderung kann eine große Wirkung entfalten. Welche Wirkungen das genau sind, kann nur sehr bedingt vorhergesagt werden. Einmal gefundene Problemlösungen für ein spezifisches Problem können daher nur schlecht auf einen anderen Fall übertragen werden. Daher sind komplexe Systeme auch nur bedingt steuerbar – aber trotzdem kann das Management steuernden Einfluss nehmen. Ein wichtiges Merkmal komplexer Systeme ist, dass es beschreibbare Muster gibt.

So ist das Verhalten von Menschen in einem Team ein schönes Beispiel für ein komplexes System. Die Interaktionen in diesem Team sind zwar nicht mit Sicherheit vorhersehbar, jedoch kannst du von außen beobachten, wie die Teammitglieder miteinander umgehen. Also etwa wer am meisten spricht, wie Problemen gelöst werden, wie das Stressverhalten ist etc.

Komplexität im Management

Die meisten Situationen im Management sind komplexer Natur. Schlechte Quartalszahlen, eine Veränderung im Management, Preisentwicklung, Verkäufe von Unternehmensteilen, Fusionen etc. sind Ereignisse, die mit Veränderung, Unsicherheit und Unvorhersehbarkeit einhergehen. Keine gute Idee ist es, Komplexität reduzieren zu wollen. Ein komplexes System kannst du im Unterschied zu komplizierten Systeme nicht in seine „Einzelteile“ zerlegen. Es ist mehr als die Summe seiner Teile. Alle Teile interagieren in einer besonderen Art und Weise. Einfach etwas wegzulassen führt nicht zur Beherrschbarkeit des Systemes, sondern zu neuen unvorhersehbaren Reaktionen.

Die besondere Art und Weise des Umgangs miteinander ist ein bestimmtes Antwortmuster, das sichtbar wird. Man spricht im Cynefin-Framework auch von „emergentem Wissen“. Damit wird ausgedrückt, dass das System eine adäquate Antwort gibt, wenn es „getestet“ wird. Daher ist es notwendig in komplexen System die Schritte: probierenbeobachtenreagieren immer wieder zu durchlaufen. Die Idee ist, dass sich durch dieses Management-Verhalten eine adäquate Antwort auf die Problemstellung finden wird.

Überflüssig zu erwähnen, dass probierendes Managen natürlich eine hohe Sensibilität für die Situation im Hier-und-Jetzt erfordert. Was sich in diesem probierenden Prozess bewährt, wird beibehalten – unpassende Lösungsansätze ausgeschieden. Durch diesen Prozess verändert sich das System jedoch auch und strukturiert sich neu.

Chaotische Systeme

Chaotische Systeme zeichnen sich dadurch aus, dass es gar keine Ursache-Wirkung-Beziehungen mehr gibt. Nehmen wir als Beispiel eine Naturkatastrophe. Eine Lawine ist abgegangen – viele Menschen wurden verschüttet. Das Ereignis berührt viele Ebenen: Wie gewinnt man ein zutreffendes Gesamtbild? Welches Ausmaß hat das Ereignis? Wie viele Personen sind verschüttet und wo? Wie können Hilfskräfte herangeführt werden? Sind noch weitere Lawinenabgänge zu erwarten? Wer gestaltet die Informationspolitik?…

Was in dieser chaotischen Situation fehlt, ist Ordnung. Hier gilt die Devise: handelnbeobachtenreagieren. Notwendige Verfahren und Prozesse können hilfreich sein – allerdings bleibt es eine offene Frage, ob die eingesetzten Verfahren zum Erfolg führen.

Wofür das Cynefin-Framework nutzen?

Das Cynefin-Framework kannst du als Diagnoseinstrument benutzen. Finde bei aktuellen Problemen heraus, um welche Cynefin-Domäne es sich handelt.

Das Cynefin-Framework ist auch gut geeignet, um dich selbst einzuschätzen. In welcher Domäne fühlst du dich besonders wohl?

Versuche auch, das Cynefin-Framework als Prozess zu verstehen. Systeme sind nicht statisch. Und aus komplexen Systemen entstehen in vielen Fällen komplizierte Teilsysteme, die dann wieder gut zu managen sind.

Wenn du als Führungskraft Erfolg haben willst kommt es darauf an, dass du lernst, mit Komplexität umzugehen. Das bedeutet in erster Linie eine Änderung der Haltung. Komplexität wirst du niemals beherrschen können – du bist eingeladen, dich zu öffnen und Komplexität zuzulassen. Eine Portion Mut und Risikobereitschaft gehört dazu, um experimentierend mit Komplexität umzugehen. Schließlich eröffnet dir eine gesunde Neugier, Selbstvertrauen und Gelassenheit die Chance, auf komplexe Fragen hilfreiche Antworten zu finden.

Hier als Podcast-Episode nachhören

Komplexität meistern mit Cynefin

von Gregor Heise | Durchstarten mit Führung

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Anmerkungen und Nachweise   [ + ]

DMF 03 – Deine Vision und Mission führt dich zum Erfolg

Vision – ein Traum mit Verfallsdatum

Eine Vision ist ein Traum mit Verfallsdatum. Eine Vision beschreibt, was eine Organisation  am Markt erreichen möchte. Sie erzeugt eine kreative Spannung  zwischen dem gegenwärtigen Ist-Zustand und einem angestrebten Soll-Zustand.  Das Vision-Statement beschreibt, im Unterschied zum Mission-Statement, keine Werte oder den Zweck des Unternehmens sondern langfristige Kernziele. Anders ausgedrückt: Das Vision-Statement beschreibt eine zukünftige Situation, wie eine Organisation in drei, fünf oder zehn Jahren aussehen kann und sollte.  Eine Vision hat Richtungscharakter für eine Organisation, mobilisiert synergetisches Verhalten und spricht auch die emotionalen Seiten der Mitarbeiter an.

Die wichtigsten Merkmale eines guten Vision-Statements

  • Die Vision muss in einen kurzen Hauptsatz passen.
  • Je kürzer, desto besser!
  • Der Zeithorizont beträgt 3 bis 5 Jahre, manchmal auch länger.
  • Das Vision-Statement steht im Präsens. Holen Sie also die Zukunft ins Heute!
  • Die Vision hat einen ultimativen Termin, ein Verfallsdatum.

Beispiele für Vision-Statements

Stell dir eine Welt vor, in der jeder einzelne Mensch freien Anteil an der Gesamtheit des Wissens hat. Das ist unser Ziel.” (Quelle: wikimedia.org 2009)”

To build the largest and most complete Amateur Radio community site on the Internet.” (Quelle: http://www.eham.net/ 2009)” Ham Radio

 „Ein Computer auf jedem Schreibtisch“

„Information at your fingertips“

Mission – Wer du bist und warum du es tust

Wofür bist du da?

Ein Mission-Statement beschreibt den Zweck und die wichtigsten Ziele einer Organisation. Die Mission formuliert, warum das Unternehmen da ist – eine kurze, prägnante Erklärung der Gründe für die Existenz einer Organisation. Die Mission drückt aus: wofür steht das Unternehmen und wie wollen wir von unseren Kunden gesehen werden.

Seine wichtigste Funktion ist,  einen allgemeinen Handlungsrahmen für alle Mitarbeiter abzugeben. Es generiert ein Wir-Gefühl und gibt auch in Krisenzeiten Orientierung.

Besonders wichtig: Das Mission-Statement darf nicht im Widerspruch zur tatsächlichen Situation im Unternehmen stehen. Ihm kommt also eine zentrale Stellung in der Corporate Identity und der Corporate Culture zu. Machen Sie sich bewusst: Wenn sich Mitarbeiter nicht mit Ihrem Mission-Statement identifizieren oder die Unternehmenskultur eine vollkommen andere ist, wirkt es demotivierend, lächerlich und somit kontraproduktiv.

Inhalte sind:

  • Warum existieren wir?
  • Welche Aufgaben haben wir?
  • Womit verdienen wir unser Geld?
  • Was würde man verlieren, wenn es unser Unternehmen nicht gäbe?

Die wichtigsten Merkmale eines guten Mission-Statements:

  • Der Zweck der Organisation steht im Fokus.
  • Die Mission beschreibt konkrete Ziele.
  • Es ist konsistent mit der tatsächlichen Corporate Identity bzw. Corporate Culture.
  • Der Text ist kurz und leicht verständlich.
  • Anstelle allgemeiner Phrasen werden konkrete Leitlinien vermittelt.
  • Der Ausblick ist optimistisch.
  • Häufig ist das Mission-Statement in der Wir-Form gehalten.

Beispiele für Mission-Statements

Wir erforschen Schlüsseltechnologien für innovative Anwendungen in der Mikrowellentechnik und Optoelektronik. Als Kompetenzzentrum für Verbindungshalbleiter arbeiten wir weltweit vernetzt und erzielen Forschungsergebnisse auf internationalem Spitzenniveau.” (Ferdinand-Braun-Institut für Höchstfrequenztechnik 2009)

„Wir führen, indem wir die Erwartungen unserer Kunden voraussehen. Ihre Anforderungen, Strukturen und Prozesse machen wir zu unseren eigenen.“

„Wir denken und handeln international. Unser weltweit vernetztes Wissen und unsere globale Präsenz sind dafür die Voraussetzung.“

„Die Leser, die wir erreichen wollen, sind Männer und Frauen, die Entscheidungen treffen; solche, die bereits in verantwortungsvollen Positionen sind und solche, die noch am Anfang ihrer Karriere stehen. Sie suchen nach Orientierung, um sich im ständigen Wandel behaupten und von den Veränderungen profitieren zu können. (…) Unser Stil muss direkt sein und unkompliziert, das Layout und die Grafiken klar und eindeutig, die Struktur der Zeitung einfach und einprägsam.“

„Was wir versprechen, halten wir auch. Professionalität, Zuverlässigkeit und Ehrlichkeit kennzeichnen unsere Unternehmenskultur.“

Strategische Ziele

Aus der Vision und der Mission leitest du konkrete Ziele. Ohne strategische Ziele gibt es keine Chance, dass die Vision auch konkrete Gestalt annimmt. Erst wenn konkrete Ziele da sind, kann das Unternehmen oder der Bereich auch gesteuert werden.

Unternehmensziele werden jedoch nicht nur aus der Vision abgeleitet, sondern auch von der Frage beeinflusst, inwieweit Interessensgruppen (Stakeholder) in die Überlegungen einbezogen werden sollen oder ob allein die Eigentümerseite (Shareholder) zählt.

Werte – wie wir es tun

Unternehmen werden von grundlegenden Wertvorstellungen der Gründer, Stakeholder, Mitarbeitern usw. geprägt und erfolgreich gemacht.  Werte werden im Verhalten sichtbar – Verhalten verweist auf Werte. Insgesamt prägt das Wertgefüge einer Organisation die Unternehmenskultur.

Werte sollten klar kommuniziert und vereinbart werden. Ernst genommen werden die Werte dann, wenn sie das Verhalten der Organisationsmitglieder bestimmen. Es ist sinnvoll im Rahmen des Leitbilds „Spielregeln“ aufzustellen.

  • Wert müssen:
  • Zu den Prioritäten der Organisation passen
  • Auf wenige beständige Kernwerte zugespitzt werden
  • Nach innen zu den Mitarbeitern: Glaubhaft, verständlich formuliert, kommuniziert, verbindlich gemacht und gelebt werden
  • Nach außen zu den Kunden: Glaubhaft, verständlich formuliert, kommuniziert, verbindlich gemacht und gelebt werden

Entscheidend ist, dass ein Unternehmen sich nicht bloß eine Mission und ein paar Ziele zulegt, weil es denn sein muss. Es ist vielmehr entscheidend, die formulierte generelle Ausrichtung des Unternehmens als wesentlichen Antriebsmotor für das Gesamtunternehmen zu verstehen!

Und die Umsetzung?

Vision und Ziele musst du jedoch auch leben.

Solo-Unternehmer meinen oft, auf diese Arbeit verzichten zu können. Die Vision kennt man irgendwie und strategische Zielsetzungen klingt für viele einige Schuhnummern zu groß. Ich möchte dir (falls du Solo-Unternehmer bist) jedoch zu bedenken geben: erst eine klare, formulierte Vision und strategische Ziele machen dich zu einem Unternehmer! Du betrachtest nämlich dann die Dinge aus einer Gesamtsicht heraus, begibst dich auf deine Kommandobrücke und kannst dein Schiff viel besser steuern. Eben weil du eine Vorstellung hast, wohin sich das Ganze entwickeln soll. Dadurch werden auch schwierige Situationen besser zu meistern sein, denn du bist dann nicht mehr so stark ausschließlich persönlich involviert. Also fange am besten noch heute damit an, deine Vision und Mission zu formulieren!

Wenn du Führungskraft in einer größeren Organisation oder einem Konzern bist, wird es häufig bereits eine Vision und ein Mission-Statement geben. Auch die strategische Zielrichtung ist dir – zumindest in Teilbereichen – bekannt. Alles kommt darauf an, dass du genau verstehst, was die Ausrichtung des Unternehmens ist. Du solltest dich damit identifizieren und auch deinen MitarbeiterInnen die Bedeutung ihrer Arbeit im Rahmen der Vision und der Gesamtausrichtung darstellen können. Nicht zuletzt wirst du an deinem Verhalten gemessen. Unterschätze niemals deine Vorbildfunktion!

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