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Bringe Ordnung in dein Leben – werde produktiv!

Bringe Ordnung in dein Leben – werde produktiv!

Warum dir Ordnung hilft, wirklich produktiv zu sein

“Ordnung ist das halbe Leben”

Viele Menschen zucken bei diesem Spruch zusammen. Klingt er doch nach Ödnis und Freudlosigkeit.

Als Kind habe ich diesen Spruch auch oft gehört. Und es hat lange gebraucht, bis ich ihn verstanden habe.

Was ich lange nicht verstand:  mit Ordnung ist weniger ein starres Prinzip gemeint, nach dem Sachen geordnet sind. Viel mehr kommt es darauf an, eine Umgebung zu schaffen, in der sinn-volles Arbeiten möglich ist. Und die Betonung liegt auf dem Wort “Sinn”: wer in einem Chaos lebt, der verliert die Übersicht und verliert nach und nach die Kontrolle. Dabei sollte es so sein, dass das was für einen wesentlich ist, auf einen Blick erkennbar ist und nicht unter einem Berg von Irrelevanz verschwindet!

Das Schlüsselwort heißt: Fokussierung.

Unsere Umwelt bombardiert uns täglich mit so vielen Reizen, dass unser Gehirn eine ganze Menge zu tun hat, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Denn genau das tut das Gehirn: es entscheidet, ob ein Input der hereinkommt, unsere Aufmerksamkeit braucht oder nicht. Du kannst dir leicht vorstellen, dass man dem Gehirn seine Arbeit sehr erschwert, wenn man es zulässt, dass andauernd irrelevante Information hereinkommt.

Mit anderen Worten: geistige Produktivität entsteht da, wo nur wenige Dinge deine Aufmerksamkeit beanspruchen. Reduziere konsequent Ablenkungen.

Steuere deine Aufmerksamkeit!

Ordnung durch Fokussierung

Ordnung hilft dir, den Fokus zu finden!

Ablenkungen entstehen grob gesagt aus zwei Quellen:

  • Aus dir selbst heraus. Du bist innerlich abgelenkt. Es beschäftigen dich Gedanken, Sorgen, wichtige Vorhaben etc.
  • Von außen. Du wirst durch externe Reize (Objekte) abgelenkt. Das sind alle Arten von Störquellen, die dich aus deiner Konzentration herausreißen (Emails, Telefonate, Kollegen, Unordnung etc.).

Innerliche Ablenkungen zu unterbinden ist etwas komplexer. Daher fange einfach einmal damit an, die äußeren Ablenker zu eliminieren und mehr Ordnung in dein Umfeld zu bringen[1]vgl. das interessante Interview mit Tiki Küstenmacher in der Zeit “Wider das Chaos in der Seele“.. In einem späteren Beitrag widme ich mich den inneren Ablenkern – du kannst jedoch hier bereits wertvolle Hinweise zu diesem Thema erhalten.

Ordnung in die Emails bringen

Jetzt ist die beste Gelegenheit, die Handhabung der Emails einer gründlichen Revision zu unterziehen. Das Ziel muss sein, eine leere Inbox zu haben. Wenn du eine Inbox hast, die mit hunderten Emails vollgestopft ist, führt das nur zur Ablenkung bzw. latenter Beunruhigung.

Um deine Inbox zu leeren, musst du dir ein Schema zurechtlegen, mit dem du Informationen beurteilst. Dieses Schema gilt nicht nur für Emails, sondern auch für jede andere Information, die dich erreicht.

Emails können sein:

  1. Unnütz – das sind Informationen, die keine Relevanz besitzen. Diese werden gelöscht
  2. Referenz – das sind Informationen, die du später einmal brauchst. Diese werden abgelegt (z.B. in einem Projekt oder in einen Ordner). Ich empfehle dir, diese Emails nicht in Ordnern anzulegen, sondern zu kategorisieren. Jedes gute Emailprogramm kann das. Überlege dir also sinnvolle Kategorien (z.B. Projekte, Finanzen, Angebote, Kunden etc.)
  3. Aufgaben – die Email erfordert eine Aktion. Wenn du diese Aktion gleich erledigen kannst, dann erledige sie. Ist die Aufgabe umfangreicher, dann erstelle eine Aufgabe (das ist in Outlook ganz einfach mit ziehen bei gedrückter rechter Maustaste möglich).
  4. Aufgabe mit Ressource – die Email kann prinzipiell erledigt werden; allerdings ist eine Ressource notwendig (z.B. brauchst du die Auskunft eines Kollegen, der aber im Moment nicht anwesend ist).

Gehe nun mit deinen Emails wie folgt vor:

  1. Lege dir einen Ordner “Erledigt” an. In diesen Ordner kommen alle Emails (außer den gelöschten), mit denen du etwas getan hast.
  2. Gehe nun die Emails durch und entscheide sofort: löschen – referenzieren – Aufgabe erledigen – Aufgabe erstellen.
  3. Nachdem du die Email entsprechend bearbeitet hast, verschiebst du sie in den Ordner “Erledigt”.

Wenn du diese Prozedur durchgeführt hast, sind nur die Emails in der Inbox, für deren Erledigung du eine zusätzliche Ressource benötigst.

Ordnung durch sinnvollen Email-Workflow

So organisierst du dir deine Emails…

Am Ende das Arbeitstages ist deine Inbox leer. Sollten sich noch Emails darin befinden, dann mache daraus eine Aufgabe.

Hast du es bis hierher geschafft?

Großartig!

Ordnung in dein Umfeld bringen

Mache dir klar, dass dein Arbeitsumfeld einen erheblichen Einfluss auf deine Produktivität hat. Wenn du einen Schreibtisch hast, der übersät ist mit Papieren, Ordnern, Büchern, Artikeln usw. dann sieht das zwar nach viel Arbeit aus – lenkt dich jedoch im Grunde ab!

Du brauchst ein aufgeräumtes Umfeld um konzentriert tätig zu sein!

Unterstütze also dein Gehirn dabei, sich auf eine Sache zu fokussieren, indem du Ablenkungen unterbindest.

Wie gehst du nun dabei vor?

Aufräumen

Ich weiß – aufräumen ist nicht besonders verlockend. Bereits in Kindertagen war es eine Tätigkeit, deren Sinn man selten eingesehen hat und das mit viel Abwehr verbunden war. Klar, aus der Perspektive eines Kindes macht aufräumen überhaupt keinen Sinn, Das Lego im Zimmer, die Autos und die Puppen liegen nicht “zufällig” herum, sondern sind Bestandteil einer Spielwelt.

Nun ist das Büro allerdings kein Kinderzimmer, sondern ein Ort der Produktivität. Und die stellt sich nun mal nicht gut ein, wenn das Gehirn keine Struktur erkennen kann, sondern sich in einem Chaos stets neu zurechtfinden muss,

Chaos statt Ordnung - Image by © David Pollack/CORBIS

Wer soll sich in diesem Chaos zurechtfinden?

Ich höre allerdings schon das Argument. “Aber ich finde mich in meinen Bergen von Papieren immer gut zurecht. Ich finde auf Anhieb, was ich suche!” Diesen Satz bezweifle ich vehement. In meinen Seminaren und Coachings gestehen mir diese “Bürokünstler” immer wieder, dass das nur ein Teil der Wahrheit ist. Denn wenn diese Künstler dann einmal ein Papier nicht “auf Anhieb” finden, dann geht die Sucherei erst recht wieder los….

Also: mach Ordnung!

Im Grunde sind die Prinzipien wieder gleich wie oben bei den Emails beschrieben. Auch die Papiere, Dokumente, Bücher etc. sind Informationen. Diese kannst du wieder bewerten nach:

  1. Unnütz – Wegschmeißen oder verschenken.
  2. Ablage Referenz – diese Informationen werden irgendwann benötigt und finden Platz in einer besonderen Ablage.
  3. Ablage Projekte – diese Informationen werden Projekten zugeordnet.
  4. Delegieren – diese Informationen werden anderen zugeleitet.
  5. Aufgaben dringend – eine Ablage, für Aufgaben, die innerhalb von 1-2 Tagen zu erledigen sind.
  6. Aufgaben allgemein – lege diese Schriftstücke in eine andere Ablage. Ideal sind Wiedervorlagemappen. Dadurch kannst du gleich eine Vorsortierung nach Datum bewerkstelligen.
  7. Lektüre – alles, was du lesen möchtest.
  8. Technik/IT – Betriebsanleitungen, Handbücher, Workarounds etc.

Und nun lege los!

Räume ALLE Papiere, Dokumente, Gegenstände von deinen Tischen ab. Du hast richtig gehört! Alles kommt auf den Boden. Und nun beseitige dieses Chaos, indem du alles in die oben genannten 8 Kategorien vorsortierst. Dann gehst du an die Feinarbeit, indem du alle Informationen entsprechend sortierst.

Ablageplan

Natürlich kann ich dir keinen Ablageplan erstellen. Dazu müsste ich dein Arbeitsumfeld kennen. Mache dir aber bewusst: Ablage ist kein Selbstzweck, sondern eine Hilfe, um etwas finden!

Um etwas finden zu können, brauchst du eine Struktur.

So eine Struktur könnte wie folgt aussehen:

  1. Laufende Projekte
  2. Abgeschlossene Projekte (Archiv)
  3. Mitarbeiter (delegieren)
  4. Kunden
  5. Verwaltung
  6. Finanzen
  7. Besprechungen
  8. Reiseunterlagen

Nimm einmal diese Struktur als Ausgangspunkt und passe dann an. Du kannst diese Begriffe noch durch Unterbegriffe weiter aufgliedern. So könnte man die Finanzen in: Rechnungen – Bank -Steuer unterteilen. Aber: mache es dir nicht zu kompliziert!

Nur wenige Ordner – besser: Mappensysteme

Viele machen den Fehler, dass sie versuchen, ihre Ablage mit Ordnern zu organisieren. Solche Ordner solltest du nur für Informationen einsetzen, die du nicht oft benötigst. Ein gutes Beispiel ist sind Steuerunterlagen. Diese werden in einem Ordner gesammelt – verbunden mit der Hoffnung, dass man den Ordner nicht mehr braucht (sonst hat man eine Steuerprüfung ;-)).

Ich empfehle dir. mit Mappensystemen zu arbeiten. Die Firma Classei zum Beispiel bietet ganz einfach zu handhabende Systeme an. Das Prinzip ist einfach: jede Information kommt in eine Mappe. Diese Mappe wird mit einem Reiter beschriftet und in eine Plastikbox eingestellt. So hast du jede Information bereits kategorisiert und im Zugriff und es herrscht Ordnung!

Ordnung mit Orgamappen

Systeme mit Orgamappen sind die beste Art, Ordnung zu schaffen

Ordnung in die PC-Ablage bringen

Die PC-Ablage sollte prinzipiell wie die Papierablage organisiert sein. Allerdings rate ich dir, dass du dich von dem Denken befreist, Informationen am PC dadurch zu finden, indem du in Ordner hineinschaust. Jedes Betriebssystem ist in der Lage, nach Informationen zu suchen. Also: lass den Computer die Arbeit tun! Dazu musst du dich vielleicht mit den Suchmöglichkeiten vertraut machen. Eine wertvolle Zeitinvestition!

Du kannst dir das Leben noch leichter machen, indem du dir angewöhnst, Dateien mit einer Kategorie zu versehen. Das Programm “Tabbles” beispielsweise gestattet es dir, virtuelle Ordner zu erstellen und Dateien dort abzulegen. Das ist besonders praktisch, wenn man dieselbe Information mehrmals benötigt. So stelle ich mir zum Beispiel meine Dateien für meine Seminare aus einem Dokumentenpool zusammen. Bequem mit “Drag and Drop”, Einfacher geht es nicht! Die Mehrfachablage von Dateien gehört der Vergangenheit an.

Auch Emails lassen sich in Outlook kategorisieren und dann mittels Suchfunktion bequem wieder auffinden. Also brauchst du in Outlook eigentlich gar nicht mehr so viele Ordner.

Ordnung im weiteren Umfeld

Wenn du bis hierher Ordnung gemacht hast, dann hast du einen gewaltigen Schritt getan. Nun kannst du noch daran gehen, auch die anderen Orte zu ordnen, wo sich Dinge und Informationen ansammeln. Beispiele: Bücher, Zeitschriften, CD’s, Notizbücher usw. Alles das kannst du kritisch durchgehen und dich fragen: ist das noch notwendig? Ist es für etwas nützlich? Wenn nicht: dann trenne dich davon! Das schafft Platz für Neues! Wer sich mit dem wegwerfen (oder weggeben) schwer tut, der kann die Methode der 3 Kisten anwenden:

  • Kiste 1 für alle Sachen, die du  wegwerfen willst
  • Kiste 2 für alle Sachen, die du behalten willst
  • Kiste 3 für alle Sachen, die weder in Kiste 1 noch in Kiste 2 passen – vielleicht brauchbar.
    Verschließe nach der Ordnungsaktion diese Kiste, schreibe das heutige Datum darauf und deponiere sie an einem anderen Ort. Lege eine Zeit fest, in der du für diese Kiste noch  Zugriff haben möchtest (zum Beispiel ein halbes Jahr). Wenn du in diesem Zeitraum die Kiste nicht geöffnet hast, dann wirf sie am festgesetzten Datum weg.

Zur Ordnung im weiteren Umfeld gehören auch Social Media, Newsletter, Abos, Mitgliedschaften, Onlinespiele usw. Was davon benötigst du wirklich? Wie viel Zeit und Aufmerksamkeit willst du diesen Aktivitäten wirklich schenken? Was ist dein Gewinn? Bringt es dich wirklich weiter oder sind es nur schlechte Gewohnheiten, Zerstreuungen und Ablenker?

Letzten Endes kommt es darauf an, dass du in Kontakt mit dir selbst bist und bleibst.

Dazu verhelfen dir: Fokussierung, Aufmerksamkeit und Achtsamkeit.

Welche Erfahrungen hast du mit dem Thema Ordnung? Schreibe das doch gleich in die Kommentare – so können alle profitieren!

Mach doch was Du willst! Mit diesen Tipps Dein Leben erfolgreich gestalten...

Bitte teilen. Vielen Dank

Anmerkungen und Nachweise

Anmerkungen und Nachweise
1vgl. das interessante Interview mit Tiki Küstenmacher in der Zeit “Wider das Chaos in der Seele“.

Komplexität meistern mit dem Cynefin-Framework

Komplexität meistern mit dem Cynefin-Framework

Das Cynefin-Framework

Das Cynefin-Framework kann eine Hilfe sein, um der Komplexitätsfalle zu entgehen. In diese gerät man leicht, wenn man als Manager oder Mangerin auf “biegen und brechen” versucht, komplexe Situationen in den Griff zu bekommen. Und dass es heute in Unternehemen herausfordernd zugeht, ist eine Binsenweisheit.

Meine These: die komplexen Herausforderungen in denen Führungskräfte stehen, fordern bis an die Grenze des individuell Möglichen.

Dass Manager ihre Tätigkeit zunehmend als schwierig und belastend einstufen ist nicht überraschend. So zeigt der Hernstein Management Report 2017 auf, dass 37% der Manager ein häufiges Stressgefühl erleben[1]https://www.hernstein.at/newsroom/management-insights/burn-out-ausgeglichene-work-life-balance-und-resilienz-als-antwort/. Jede 4. Führungskraft schließt für sich selbst die Gefahr eines Burn-Outs nicht aus.

Das Cynefin-Framework bietet die Möglichkeit, Situationen im Management besser einzuordnen und das eigene Verhalten darauf abzustimmen.

Mehr Ruhe und Übersicht kommt dadurch in das Management.

Komplexität durch Digitalisierung

Die drastischen Veränderungen durch die Digitalisierung haben neue Möglichkeiten der weltweiten Zusammenarbeit ermöglicht. Produktion rund um die Uhr, in nahezu allen Erdteilen und über unterschiedliche Kulturen hinweg ist heute zunehmend die Regel. Ein solches weltumspannendes Unternehmen ähnelt kaum mehr einem Betrieb im 20. Jahrhundert, der einige wenige Standorte hatte und wo der „Generaldirektor“ noch alles regelte.

Heute ähneln Unternehmen weit mehr sich selbst steuernden Organismen, die als schwer durchschaubare, komplexe Gebilde erscheinen. Das liegt zu einem erheblichen Teil an dem hohen Grad an Vernetztheit und den damit einhergehenden unvorhersehbaren Wechselwirkungen. Für MitarbeiterInnen und Führungskräfte ist die Sinnhaftigkeit vieler Unternehmensprozesse und Entscheidungen nicht mehr nachvollziehbar.

Unsicherheit und Ängste entstehen, die durch die lockeren Bindungen, die in modernen Unternehmen herrschen, kaum noch aufgefangen werden können.

Übrigens gibt es das Gefühl an zunehmender Verunsicherung (VUCA-Welt[2]https://www.heisetraining.at/entscheidungen-treffen-in-der-vuca-welt/) auch für Einzelunternehmer. Vielleicht wiegt für diese das Gefühl der Verunsicherung noch schwerer, wenn der Austausch mit ähnlich empfindenden „Leidensgenossen“ fehlt.

Wie kannst du nun in einer komplexen Welt als Führungskraft bestmöglich agieren?

Dazu gibt das Cynefin Modell einige Ansatzpunkte.

Das Cynefin-Framework

Das Modell wurde von Dave Snowden [*1954] entwickelt. Das Wort „Cynefin“ kommt aus dem walisischen und kann mit „Lebensraum“ oder „Platz“ übersetzen[3]zur Bedeutung siehe Wikipedia https://de.wikipedia.org/wiki/Cynefin-Framework . Daher ist der Aspekt des Wohnens bzw. des Ortes in dem man sich aufhält wichtig, um den Ansatz zu verstehen.

Im Cynefin-Framework gibt es vier Zustände, die ein System annehmen kann:

  • Einfach
  • Kompliziert
  • Komplex
  • Chaotisch

Einfache Systeme

Einfach ist ein System dann, wenn ein eindeutiger Ursache-Wirkungszusammenhang besteht. Wir nehmen ein Ereignis wahr und können fragen: „Was ist die Ursache dafür?“
Ein Beispiel: Du schaltest eine elektrische Lampe ein – aber der Raum bleibt dunkel. Nun wirst du kaum nach einer übernatürlichen Erklärung suchen, sondern davon ausgehen, dass die Glühbirne ihren Geist aufgegeben hat. Also flugs eine neue Birne reingeschraubt und die Sache ist geritzt.

Solche Vorgangsweisen – also zuerst einmal zu versuchen die Glühbirne zu tauschen – sind bewährte Methoden oder „Best Practice“-Modelle.  Sie funktionieren nach dem Prinzip, das Problem zu beobachten, akkurat zu beschreiben und dann zu kategorisieren.  Dann wird man auf das Problem antworten.

Das funktioniert deshalb, weil wir für eine Vielzahl an Problemen bereits genug Wissen haben, wie die Lösung auszusehen hat. Wir müssen also für einfache Probleme nicht immer wieder bei Null anfangen, sondern können uns auf bewährte Vorgangsweisen verlassen. Man bezeichnet das auch als Best Practice. Bewährte Vorgangsweisen zur Problemlösung können in Checklisten und Handbüchern zusammengefasst werden.

Als Führungskraft wirst du danach trachten, Best practice Lösungen für bekannte Probleme zu sammeln und als verbindliche Standards deinen Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen.

Komplizierte Systeme

Kompliziert sind Systeme dann, wenn es mehrere Ursachen geben kann. Auch in komplizierten Systemen gibt es Ursache-Wirkungszusammenhänge – jedoch sind diese nicht auf den ersten Blick erkennbar. Hier steht auch an erster Stelle das Problem zu beobachten. In diesen Erkenntnisprozess fließt jedoch bereits ein, dass es sich nicht um ein „einfaches“ Problem handelt, sondern um eine komplizierte Angelegenheit. Hier ist es notwendig, zu analysieren und dann aus den vielen möglichen Strategien mit jener zu antworten, die am meisten Erfolg verspricht. Das nennt man auch Good Practice. Ein Beispiel ist das Auto: wenn eine Fehlfunktion vorliegt, kann der durchschnittliche Autofahrer meist keine Lösung finden. Er muss sich an eine Werkstätte wenden, bei der das Problem analysiert und die beste Lösung gefunden wird.

Komplizierte Kontexte sind die Domäne von Experten oder Fachleuten. Sie wissen über viele mögliche Ursache-Wirkungsbeziehungen Bescheid und verfügen über Methoden, diese darzustellen. Als Führungskraft tust du gut daran, für komplizierte Probleme Experten und Fachleute mit Analysen zu beauftragen. Daraus wird ein Maßnahmenplan entwickelt, der dann umgesetzt wird. Wichtig ist jedoch zu akzeptieren, dass es keine „Best Practice“ Lösung geben wird. Eine taugliche, praktikable und gute Lösung muss ausreichend sein.

Komplexe Systeme

Komplex sind Systeme dann, wenn Ursache-Wirkungs-Beziehungen nur im Nachhinein beurteilt werden können. Der Grund liegt darin, dass in komplexen Systemen eine Vielzahl von Systemelementen miteinander interagieren. Das System ist sehr dynamisch. Eine kleine Änderung kann eine große Wirkung entfalten. Welche Wirkungen das genau sind, kann nur sehr bedingt vorhergesagt werden. Einmal gefundene Problemlösungen für ein spezifisches Problem können daher nur schlecht auf einen anderen Fall übertragen werden. Daher sind komplexe Systeme auch nur bedingt steuerbar – aber trotzdem kann das Management steuernden Einfluss nehmen. Ein wichtiges Merkmal komplexer Systeme ist, dass es beschreibbare Muster gibt.

So ist das Verhalten von Menschen in einem Team ein schönes Beispiel für ein komplexes System. Die Interaktionen in diesem Team sind zwar nicht mit Sicherheit vorhersehbar, jedoch kannst du von außen beobachten, wie die Teammitglieder miteinander umgehen. Also etwa wer am meisten spricht, wie Problemen gelöst werden, wie das Stressverhalten ist etc.

Komplexität im Management

Die meisten Situationen im Management sind komplexer Natur. Schlechte Quartalszahlen, eine Veränderung im Management, Preisentwicklung, Verkäufe von Unternehmensteilen, Fusionen etc. sind Ereignisse, die mit Veränderung, Unsicherheit und Unvorhersehbarkeit einhergehen. Keine gute Idee ist es, Komplexität reduzieren zu wollen. Ein komplexes System kannst du im Unterschied zu komplizierten Systeme nicht in seine „Einzelteile“ zerlegen. Es ist mehr als die Summe seiner Teile. Alle Teile interagieren in einer besonderen Art und Weise. Einfach etwas wegzulassen führt nicht zur Beherrschbarkeit des Systemes, sondern zu neuen unvorhersehbaren Reaktionen.

Die besondere Art und Weise des Umgangs miteinander ist ein bestimmtes Antwortmuster, das sichtbar wird. Man spricht im Cynefin-Framework auch von „emergentem Wissen“. Damit wird ausgedrückt, dass das System eine adäquate Antwort gibt, wenn es „getestet“ wird. Daher ist es notwendig in komplexen System die Schritte: probierenbeobachtenreagieren immer wieder zu durchlaufen. Die Idee ist, dass sich durch dieses Management-Verhalten eine adäquate Antwort auf die Problemstellung finden wird.

Überflüssig zu erwähnen, dass probierendes Managen natürlich eine hohe Sensibilität für die Situation im Hier-und-Jetzt erfordert. Was sich in diesem probierenden Prozess bewährt, wird beibehalten – unpassende Lösungsansätze ausgeschieden. Durch diesen Prozess verändert sich das System jedoch auch und strukturiert sich neu.

Chaotische Systeme

Chaotische Systeme zeichnen sich dadurch aus, dass es gar keine Ursache-Wirkung-Beziehungen mehr gibt. Nehmen wir als Beispiel eine Naturkatastrophe. Eine Lawine ist abgegangen – viele Menschen wurden verschüttet. Das Ereignis berührt viele Ebenen: Wie gewinnt man ein zutreffendes Gesamtbild? Welches Ausmaß hat das Ereignis? Wie viele Personen sind verschüttet und wo? Wie können Hilfskräfte herangeführt werden? Sind noch weitere Lawinenabgänge zu erwarten? Wer gestaltet die Informationspolitik?…

Was in dieser chaotischen Situation fehlt, ist Ordnung. Hier gilt die Devise: handelnbeobachtenreagieren. Notwendige Verfahren und Prozesse können hilfreich sein – allerdings bleibt es eine offene Frage, ob die eingesetzten Verfahren zum Erfolg führen.

Wofür das Cynefin-Framework nutzen?

Das Cynefin-Framework kannst du als Diagnoseinstrument benutzen. Finde bei aktuellen Problemen heraus, um welche Cynefin-Domäne es sich handelt.

Das Cynefin-Framework ist auch gut geeignet, um dich selbst einzuschätzen. In welcher Domäne fühlst du dich besonders wohl?

Versuche auch, das Cynefin-Framework als Prozess zu verstehen. Systeme sind nicht statisch. Und aus komplexen Systemen entstehen in vielen Fällen komplizierte Teilsysteme, die dann wieder gut zu managen sind.

Wenn du als Führungskraft Erfolg haben willst kommt es darauf an, dass du lernst, mit Komplexität umzugehen. Das bedeutet in erster Linie eine Änderung der Haltung. Komplexität wirst du niemals beherrschen können – du bist eingeladen, dich zu öffnen und Komplexität zuzulassen. Eine Portion Mut und Risikobereitschaft gehört dazu, um experimentierend mit Komplexität umzugehen. Schließlich eröffnet dir eine gesunde Neugier, Selbstvertrauen und Gelassenheit die Chance, auf komplexe Fragen hilfreiche Antworten zu finden.

Hier als Podcast-Episode nachhören

Komplexität meistern mit Cynefin

von Gregor Heise | Durchstarten mit Führung

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Reif für die Insel? Entspannung tut not! So gelingt es…

Reif für die Insel? Entspannung tut not! So gelingt es…

Wer Höchstleistung bringen will, braucht Entspannung.

Endlich Zeit für Entspannung!

Endlich eine Auszeit!

Endlich frei sein!

So oder so ähnlich wirst du bestimmt schon gedacht haben, wenn der lang ersehnte Urlaub vor der Tür steht. Und in der Tat ist es für dich als Führungskraft oder UnternehmerIn entscheidend, längere Ruhephasen zu haben und für sich zu nutzen.

Doch gerade das Wort „Ruhephase“ löst bei dem einen oder anderen etwas aus: Unruhe!
Wer das ganze Jahr über gefordert ist, wer es gewohnt ist, sein Leben auf „Highspeed“ zu führen, dem kann ein zweiwöchiger Urlaub ganz schön Kopfzerbrechen bereiten. Tatsächlich: wenn du einmal die diversen Urlaubsaktivitäten kritisch betrachtest, wirst du feststellen, dass der “Highspeed-Modus” fortgesetzt wird. Nur mit anderen Mitteln sozusagen. So kann es dann kommen, dass man am Ende des Urlaubs irgendwie noch weniger erholt ist als vorher…

Falsches Entspannungskonzept

Dahinter steckt meines Erachtens zu einem guten Teil ein falsch verstandener Begriff von Entspannung. Oder um es genauer zu sagen: es geht vielen gar nicht um Entspannung, sondern um Ablenkung.

Das ist auch nur zu verständlich. Wenn man das ganze Jahr über mit allen möglichen Dingen beschäftigt ist, der möchte gerne in seinem Urlaub eine möglichst großen Abstand davon haben. Und: wer aus dem beruflichen Alltag größere und kleinere Sorgen in den Urlaub mitnimmt, der möchte eben vermeiden, dauernd daran erinnert zu werden. Ablenkungen werden an diversen Urlaubsdestinationen sonder Zahl geboten – also greift man zu.

Aber: was bewirken diese Ablenkungen? Wirst du dadurch wirklich entspannt?

In vielen Fällen bewirken die vielen Ablenkungen genau das Gegenteil. Man ist zwar den ganzen Tag über beschäftigt, aber trotzdem will sich oftmals die erhoffte Entspannung nicht einstellen.

Ablenkung bewirkt keine Entspannung sondern oftmals das Gegenteil…

Woran liegt das?

Was ist überhaupt Stress?

Stress ist ein beinahe naturgegebenes Phänomen, wenn man in einem Unternehmen Verantwortung trägt. Stress ist zunächst einmal eine komplexe Reaktion unseres Organismus auf Anforderungen von außen. Stresshormone werden ausgeschüttet und der Organismus schaltet einen Gang höher, um mit den Anforderungen zurecht zu kommen. So wird die Wahrnehmung geschärft, die Wachheit steigt, die Reaktionsgeschwindigkeit nimmt zu etc. Stress ist also genau das Gegenteil von Entspannung.

Bei mäßigem Stress ist es sogar so, dass man sich selbst besser spürt und das Gefühl hat, mehr bei sich zu sein. Auch das Flow-Gefühl setzt eine gewisse Portion Stress voraus. Mit diesem Eustress kommt der Körper gut zurecht. Voraussetzung ist allerdings, dass die Stresshormone auch gut abgeführt werden können. Dies gelingt durch ausreichend Bewegung, gute Ernährung und ausreichende Ruhephasen (Schlaf!) und bewusste Phasen von Entspannung.

Eine mäßige Form der Anspannung – gefolgt von Phasen der Entspannung – wirkt leistungsfördernd.

Allerdings: wer zu vielen Reizen ausgesetzt wird, erreicht rasch eine Situation, in der der Organismus mit dem Stress nicht mehr zurecht kommt. Das nennt man Distress.

Um Distress zu vermeiden, gilt es zuallererst, die Menge an Umweltreizen auf ein vernünftiges Maß zu reduzieren. Daraus folgt, dass das Konzept Entspannung durch “Ablenkung” nicht so gut funktioniert. Wer im Urlaub alles daran setzt, möglichst viel zu erleben riskiert, aus dem Stressmodus gar nicht mehr herauszukommen und die Entspannung gar nicht mehr zu finden. Genauere Infos zum Thema Stress findest du auch im Artikel “Nutze deine Selbstführungskompetenzen gegen Stress

Der Hippocampus – die Stressregulationszentrale

Eine besondere Rolle bei der Stressbewätigung spielt eine Struktur im Gehirn: der Hippocampus. Diese Formation sieht einem Seepferdchen ähnlich (daher auch der Name). Der Hippocampus spielt eine besondere Rolle dabei, die Erlebnisse des Tages in unser Langzeitgedächtnis überzuführen und mit früheren Erfahrungen zu verbinden. Man nennt dieses Gedächtnis auch “episodisches Gedächtnis” und will damit aussagen, dass in diesem Gedächtnis deine Lebenserfahrungen, Gefühle, Werte, Einstellungen etc. in einem riesigen Netzwerk verbunden sind. Dieses Gedächtnis beinhaltet auch den Kern deiner Persönlichkeit – dein Selbst.

Der Hippocampus organisiert jedoch nicht nur unsere Erfahrungen, sondern er hilft dabei, deine Erfahrungen in bestimmten Situationen abzurufen. Das ist besonders wichtig, wenn du in eine Situation kommst, die dich beunruhigt (z.B. vor einem Vortrag). Der Hippocampus kann nun in dieser Situation Erfahrungen in dein Bewusstsein bringen, die dir helfen, dich zu beruhigen (z.B. wenn du dich an eine Episode erinnerst, in der du einen blendenden Vortrag gehalten hast, obwohl du aufgeregt warst).

Der Hippocampus funktioniert also in zwei Richtungen:

  • neue Erfahrungen aufzunehmen, zu organisieren und mit der eigenen Persönlichkeit zu verbinden und
  • das Selbst zu aktivieren, damit es die Ressourcen bereitstellt, die in der aktuellen Situation gebraucht werden

Stress reduziert die Hippocampus-Aktivität

Eine gewisse Portion an Stress ist also förderlich, um gute Leistung zu erbringen. Der sogenannte “Flow-Zustand” ist gerade dadurch gekennzeichnet, dass eine leichter Stress besteht, der die Aktivität des Hippocampus anregt. Beim Stress werden Stresshormone (Cortisol) gebildet. Der Hippocampus besitzt nun Stressmelder, die vereinfacht gesagt, dafür zuständig sind, dass die Stresshormone aus dem Körper entfernt werden.

Wenn allerdings der Stress länger andauert leidet darunter die Hippocampusaktivität. Dadurch können nun die höheren Hirnprozesse nicht mehr so gut wirksam sein. Die herausfordernden Stresssituationen können dann nicht mehr so gut bewältigt werden. Das Verhalten wird dann weniger differenziert – Emotionen können weniger gut gemanagt werden.

Das System läuft heiß!

Zu allem Übel kommt noch: häufige Stresssituationen, die den Hippocampus übermäßig belasten, führen auch dazu, dass der Hippocampus geschädigt wird. Es genügt dann schon eine kleine Dosis und das System läuft heiß.

Kennzeichen guter Leistung

Es ist, so denke ich, ziemlich klar, dass Stressreduktion notwendig ist, um wirklich gute Leistung erbringen zu können. Was sind nun die Kennzeichen guter Leistung?

  • Selbstbestimmung – etwas aus sich selbst heraus zu tun
  • Selbstmotivation – die Fähigkeit, auch in schwierigen Situationen auf die positiven Dinge zu schauen
  • Frustrationstoleranz – auch bei Schwierigkeiten am Ball bleiben und nicht aufzugeben
  • Konzentrationsfähigkeit – sich mit einer Sache zu beschäftigen und Störungen von innen und außen zu unterbinden
  • Initiativkraft – die Aufgaben (auch wenn sie vielleicht mühsam sind) rasch anzupacken statt vor sich herzuschieben
  • Selbstberuhigung – die Fähigkeit, in einer akuten Stresssituation negative Gefühle wieder zu beseitigen
  • Misserfolgsbewältigung – nach einem Misserfolg nicht lange zu grübeln, sondern die Lehren daraus zu ziehen und zu neuen Taten aufzubrechen

Diese Kompetenzen sind Aspekte der Selbststeuerung (lies auch hier nach). Die Selbststeuerung ist notwendig, damit du in der Lage bist, dein Denken und Handeln auf ein bestimmtes Ziel zu fokussieren. Die Selbststeuerung ist vergleichbar mit einem Dirigenten, der das Orchester koordiniert. So ähnlich verhält es sich auch bei der menschlichen Persönlichkeit: alle Prozesse müssen ja koordiniert und gesteuert werden. Diese Fähigkeiten sind individuell verschieden. Heute sind wir in der Lage, diese Fähigkeiten zu messen und gezielte Programme zur Verbesserung anzubieten. Dazu biete ich spezielle Programme an.

Wer leisten will braucht sein Selbst

Wenn du einmal nachdenkst, wie du dich in einer Stresssituation verhältst, dann wird dir auffallen, dass du in vielen Stresssituationen das Gefühl hast, nicht ganz bei dir selbst zu sein. Vielleicht fühlst du dich:

  • fremdgesteuert
  • nicht bei dir
  • kopflos
  • wie ein Automat, der funktioniert
  • erschöpft
  • ….

All das sind Anzeichen dafür, dass dir der Selbstzugang abhanden gekommen ist. Wer aber sein Selbst los ist, der agiert nicht mehr aus dem ganzheitlichen Überblick, sondern versucht, irgendwie durchzukommen, indem das Nächstbeste in Angriff genommen wird.

Die beste Stressprophylaxe und die beste Erholung ist es, wieder mit dem Selbst in Kontakt zu kommen.

Was macht das Selbst aus?

Mit dem Selbst ist das so eine Sache: das, was du selbst bist, was deine Persönlichkeit ausmacht ist dir selbst ja nur in Teilen bewusst. Diese Erfahrung ist dir sicher sehr geläufig. Andere Menschen nehmen z.B. Eigenschaften an dir wahr, die du so noch nicht gekannt hast. Oder du machst eine wichtige Lebenserfahrung und schlagartig werden dir Aspekte von deiner Persönlichkeit bewusst, die du vorher noch nicht gekannt hast.

Um an sich selbst heranzukommen nützt es häufig wenig, sich zu analysieren. Viel besser ist es, zu fühlen und zu spüren, was man will und was einen als Person ausmacht. In der Psychologie sagt man auch, dass das Selbst in einem “impliziten Format” vorliegt. Das Selbst ist also irgendwie da und wirksam – aber in allen Facetten lässt es sich nicht beschreiben. Die Wirksamkeit des Selbst lässt sich daran zeigen, dass das Selbst eine Hintergrundaufmerksamkeit hat und prüft, inwieweit das, was du tust, mit dir übereinstimmt. Wenn der Selbstbezug durch Stress gelitten hat, dann kann es dieser Aufgabe nicht gut nachkommen und Entfremdungserlebnisse können die Folge sein.

Wie kannst du dein Selbst stärken?

Im Prinzip durch alles, was dich dir selbst näher bringt. Hier ein paar Anregungen (nicht nur für den Urlaub, sondern auch im Beruf)

  1. Durchforste deine To-Do-Liste und deine Projekte. Welches sind deine Herzensanliegen? Versuche diesen bewusst mehr Aufmerksamkeit und Zeit zu schenken
  2. Suche dir einen Gesprächspartner, der dir nur zuhört – ohne dir Tipps zu geben. Jemanden, der für dich da ist (ein guter Freund, Bekannter, Coach).
  3. Achte auf Phasen der Ruhe und Besinnung, in der “nichts” geschieht. Keine störenden Ablenkungen, keine Beschäftigungen. Versuche dich selbst zu spüren. Schließe die Augen und schalte einmal bewusst einen Sinneskanal aus.
  4. Reflektiere deine Werthaltungen. Was ist dir wichtig? Wofür setzt du dich ein? Bewusste und Unbewusst wirksame Motivatoren und Werte lassen sich heute messen und analysieren!
  5. Lass deiner Kreativität freien Lauf! Nicht um “etwas” zu leisten, sondern sei neugierig, wie sich dein Selbst ausdrückt (Musik, Tanz, Malerei, Singen…)
  6. Beschäftige dich mit Kunst. Du kannst ein Museum besuchen und schauen, welches Kunstwerk dich anspricht. Was sagt das über dich aus?
  7. Erzähle anderen von früher. Solche “Dialogkreise” kannst du selbst anregen. Hier kommt es nur darauf an, dass jeder sich aussprechen kann – ohne Diskussion.
  8. Mache bewusst einen Blick in die Vergangenheit. Schaue dir Fotoalben, Bücher, Orte deiner Kindheit an. Das bringt dich zu dir selbst!
  9. Führe ein Tagebuch.
  10. Stelle dir vor, dein Leben ist zu Ende. Was würdest du über dich schreiben? Wie ist das Leben verlaufen? Was waren die Erfolge? Was ist offen geblieben?
  11. Entwirf eine Vision deines Lebens. Wo könnte es hingehen?

Es gibt noch viele weitere Fragestellungen, die dein Selbst stärken. Du merkst aber auch, dass ein bisschen “Selbstkonfrontation” auch dazugehört. Ohne den Blick auf den einen oder anderen “Stolperstein” ist kein Selbstwachstum möglich. Wenn du dein Selbst jedoch stärkst, hast du langfristig viel mehr davon, als wenn du dich bloß ablenkst und den nächsten Kick suchst um vorhandenen Stress zu reduzieren.

Wenn dich diese Fragen angesprochen haben, dann leg einfach los. Wenn du meine Unterstützung bei diesem Prozess brauchst – ich bin gerne für dich da. Mit einer wissenschaftlich fundierten Methode kannst du bei mir deine Persönlichkeit analysieren lassen. Gemeinsam entwickeln wir dann einen Plan, wie du mit gestärktem Selbst deine täglichen Herausforderungen bestmöglich meistern kannst.

In diesem Sinnen schönen (Rest-)Urlaub und frohes Schaffen!

Du kannst einen wissenschaftlich validen Online-Test machen, der dir zeigt, wie gut dein Selbstzugang schon entwickelt ist. Dazu erhältst du ein Stressprofil, das es dir ermöglicht zu entscheiden, welche Kompetenzen du noch entwickeln solltest.

Du erhältst von mir ein 45-minütiges Coaching. Ich zeige dir, wo du ansetzen kannst und entwickle mit dir einen Umsetzungsplan. So kannst du Schritt für Schritt deine Kompetenzen ausbauen.

Klicke den Link, teste und entwickle deine Stressbewältigungskompetenzen. Ein wertvolles Investment in ein erfülltes Leben.

Hier als Podcast-Episode nachhören

Ohne Entspannung keine Höchstleistung

von Gregor Heise | Durchstarten mit Führung

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Wage den Sprung und setze um mit dem Rubikon-Modell

Wage den Sprung und setze um mit dem Rubikon-Modell

Das Rubikon-Modell der Handlungsphasen

“Alea jacta est!” – “Der Würfel ist gefallen!”

Wer kennt diesen Ausspruch nicht.

Angeblich soll ihn Julius Cäsar geäußert haben, als er 49 v. Chr. mit etwa 5000 Mann den Rubikon überschritten hatte, um seiner Entmachtung zuvor zu kommen. Da diese Tat einer Kriegserklärung gegen Rom gleichkam, war Cäsar wohl bewusst, dass es danach kein Zurück mehr gab. Nun – Cäsar war erfolgreich und herrschte noch weitere 5 Jahre lang[1]vgl. Wikipedia; Gaius Julius Cäsar.

Die Redewendung: “Er hat den Rubikon überschritten” ist heute im allgemeinen Sprachgebrauch zu finden. Damit möchte man ausdrücken, dass sich jemand für eine unwiderrufliche, riskante Handlung entschieden hat. Wer den Rubikon überschritten hat weiß, dass es ab diesem Zeitpunkt kein Zurück mehr gibt[2]vgl. Wikipedia; Rubikon.

Der Motivationspsychologe Heinz Heckhausen hat gemeinsam mit Peter M. Gollwitzer das “Rubikonmodell der Handlungsphasen” entwickelt, das untersucht, wie aus Absichten Taten werden.

Die Kenntnis des Rubikon-Modells und die Umsetzung der daraus ableitbaren Schlussfolgerungen hilft, Absichten umzusetzen. Aufschieben – Prokrastination – kann damit in vielen Fällen verhindert werden.

Die 4 Phasen im Rubikon-Modell

Stell dir einmal vor, du möchtest etwas für deine Fitness tun. Es stört dich, dass du einfach zu viel Gewicht hast. Auch dein Arzt hat bei der letzten Untersuchung gemeint, jetzt sei es wirklich hoch an der Zeit, etwas zu unternehmen.

Also, du merkst, dass es so nicht mehr weitergehen kann. Du hast also den Wunsch nach Verbesserung deiner Fitness. Vielleicht hast du auch eine starke Vision, wie gut du dich fühlen wirst, wenn du erst einmal regelmäßig Sport getrieben hast.

Auf dem Weg vom Wunsch zur Zielrealisierung durchläuft man vier Phasen:

  • Abwägen
  • Planen
  • Handeln
  • Bewerten

In jeder dieser Phasen sind unterschiedliche psychologische und neuronale Prozesse wirksam.

Rubikonmodell

Übersicht über das Rubikonmodell

Phase des Abwägens

In Gedanken sammelst du nun einige Ideen, was du alles tun könntest: joggen, schwimmen, Rad fahren, wandern, Fitnessstudio besuchen, Gymnastik, Yoga usw. Auf dieser Stufe werden also eine große Anzahl von Wünschen und Anliegen produziert. Diese sind mit den Basismotiven: Beziehung, Leistung, Durchsetzung verbunden.

So ist zu erwarten, dass ein leistungsmotivierter Mensch wahrscheinlich mehr Ideen produziert, die in Richtung eigener Verbesserung gehen oder Konkurrenzaspekte beinhalten. In unserem Beispiel motiviert eine leistungsorientierte Person vielleicht die Vorstellung, in einen Laufclub einzutreten, der auch Wettbewerbe anbietet.

Beziehungsmotivierte Menschen produzieren eher Wünsche und Anliegen, die Begegnung mit anderen Zulassen. In unserem Beispiel ist das vielleicht das Wandern mit der Partnerin, bei der man sich austauschen kann.

Durchsetzungsmotivierte Menschen werden bevorzugt eine Tätigkeit wählen, bei der sie für etwas Verantwortung übernehmen oder anderen etwas beibringen können. Vielleicht organisieren diese Menschen eine Klettertour, die sie führen können.

Wie man auswählt

Die große Menge an Ideen können natürlich nicht alle realisiert werden. Es kommt zu einer Phase des Abwägens und Auswählens. Das geschieht in mehreren Richtungen.

  • Ist das Ziel für mich überhaupt wünschbar?
  • Habe ich die notwendigen Mittel (Ressourcen)?
  • Ist mein Wunsch, meine Idee überhaupt realisierbar?

Mit anderen Worten ist die Attraktivität eines Vorhabens von den Faktoren abhängig:

  • Bedeutung und Wünschbarkeit des Zieles für mich (Valenz) [V]
  • Erwartung, dass meine Bemühungen einen Beitrag zum angestrebten Ziel leisten [E]

Diese Valenz-Instrumentalitäts-Erwartungs-Theorie von Vroom hilft, die Voraussetzungen aufzuklären, die gegeben sein müssen, damit ein Individuum überhaupt ein Ziel weiter verfolgt. Die Entscheidung für ein Ziel ist damit das Produkt von Valenz und Erwartung. Also Entscheidung=V*E

In unserem Beispiel werden also die Ideen mit den eigenen Motiven und auch mit der Erwartung der Zielerreichung abgeglichen. Dabei spielen Vorerfahrungen eine wichtige Rolle. Wenn jemand z.B. schon früher regelmäßig gejoggt hat, aber das Körpergewicht gleichgeblieben ist, wird er die Erwartung an diese Tätigkeit niedrig ansetzen und sie daher aus den Überlegungen ausscheiden.

Über den Rubikon gehen

Damit du allerdings wirklich ins Tun kommst genügt es nicht, über alle möglichen Ideen zu grübeln oder sich eine Menge an Alternativen auszumalen. Tatsächlich liegt in der Abwägephase auch eine gewisse Gefahr: sich in Träumen und Ideen zu verlieren. Wer zu einer Idee oder Vorstellung ergänzende Informationen benötigt, der bekommt sie einfach via Smartphone oder Laptop in Sekunden geliefert. Was Bill Gates 1995 noch als Vision formuliert hat, nämlich “information at your fingertips[3]vgl. Comdex Keynote von Bill Gates” zu erhalten, ist heute schon längst Realität.

Wenn aber einmal der Zugang immer neuer Information leicht gegeben ist, steigt die Tendenz des Abdriftens in immer neue Ideen und Möglichkeitsräume exponentiell.Ich kenne viele hochmotivierte und begabte Menschen, die vor Ideen sprühen, aber nur wenig davon realisieren – gerade weil sie sich nicht fokussieren können, sondern nur mit dem Aufnehmen beschäftigt sind.

Alles kommt darauf an, dass Wünsche und Träume in konkrete Ziele umgewandelt werden. Das bezeichnet man als das Überschreiten des Rubikons. Ein klares Ziel beendet das Abwägen.

Was geschieht psychologisch bei diesem Vorgang?

Während in der Abwägephase unser Selbstsystem extrem aktiv wird, ruft ein klares Ziel die exekutiven Zentren in unserem Gehirn auf. Der Organismus wird auf “Go” gestellt und die Realisierung kann in Angriff genommen werden. Ein verbindliches Ziel erwirbt einen starken Verbindlichkeitscharakter, und man fühlt sich verpflichtet, das Ziel auch tatsächlich anzustreben.

Wenn du einmal aufmerksam dich selbst beobachtest, dann kannst du in vielen Alltagssituationen diesen Prozess wahrnehmen. Bevor du dich zu einer Aktivität entschließt, gibt es eine mehr oder weniger deutlich fühlbare Abwägephase.

Phase der Planung

Es wird dir nicht unbekannt sein, dass für viele Ziele und Vorhaben, die du anstrebst, längere Planung notwendig ist. Wahrscheinlich verhält es sich mit der Mehrzahl der Vorhaben so, dass das Vorhaben nicht spontan umgesetzt werden kann, sondern die Mittel und Wege klug bedacht werden müssen. Mit anderen Worten: bevor du dein neu gebildetes Ziel in Angriff nehmen kannst, musst du dir überlegen, welche Handlungen zum Ziel führen. Auch die Reihenfolge der Handlungen ist oftmals entscheidend für die Zielerreichung.

In der Planungsphase wird vor allem der präfrontale Cortex – das Hirngebiet, das für die Aufrechterhaltung von Absichten zuständig ist – besonders aktiv. Diesen Teil bezeichnet man auch als Absichtsgedächtnis. Seine Aufgabe ist es, Vorhaben und Intentionen zu speichern – und zwar so lange, bis es eine Gelegenheit gibt, das Vorhaben auch in die Tat umzusetzen. Beispielsweise wenn du in einer Diskussion mit dem Team bist und deine Meinung kundtun möchtest, eine andere Person jedoch am Wort ist. Im Allgemeinen wirst du nicht einfach unterbrechen, sondern warten, bis eine Gesprächspause entsteht, in der du dann das Wort ergreifen kannst. Dies ist ein einfaches Beispiel dafür, wie eine Absicht in eine Handlung übergeführt wird.

Phase der Handlung

Wenn ein Plan umgesetzt werden soll bedeutet das für dich:

  • Handlungsoptionen zu erkennen
  • Hartnäckig das Ziel zu verfolgen
  • Auftretende Schwierigkeiten zu bewältigen

Ein gut ausgebildetes Absichtsgedächtnis hilft dir dabei. Es unterstützt dich beim hartnäckigen Dranbleiben und bei der Bewältigung von Rückschlägen.

Allerdings ist in der Handlungsphase auch noch ein anderes System in unserem Gehirn aktiv: die intuitive Verhaltenssteuerung. Dieses System stellt dir Handlungsroutinen bereit, um rasch und zuverlässig handeln zu können. Studien von Julius Kuhl haben gezeigt, dass dieses System besonders gut arbeitet, wenn man in einer positiven Stimmung ist.

Um also möglichst erfolgreich und zielstrebig zu handeln, ist es wichtig, dass Absichtsgedächtnis und intuitive Verhaltenssteuerung gut miteinander kooperieren. Typischerweise ist das Planen einer Handlung selten mit positiven Emotionen verknüpft. Es herrscht meist eine sachliche, nüchterne Stimmung vor. Das ist auch leicht nachvollziehbar:  wenn dein Ziel, dein Traum, dein Wunsch deutlich vor dir steht, dann möchtest du bestimmt gleich loslegen, Stellst du nun fest, dass es noch viele Schritte braucht, um zum Ziel zu kommen, kann das dir auch schon einmal die Lust nehmen. Alles kommt darauf an, die Planungsphase als “notwendiges Übel” zu betrachten und im entscheidenden Moment positive Emotionen wie Freude oder Begeisterung aufzurufen, damit du wirklich loslegen kannst[4]Zu den genannten Hirnsystemen lese auch den Beitrag: “Die Geheimnisse deiner Psyche – entschlüsselt.

Phase der Bewertung

In dieser Phase steht die Auswertung im Vordergrund. Die Ergebnisse werden mit den am Anfang gesteckten Zielen verglichen. Typische Fragen in dieser Phase sind:

  • Wie gut wurde das Ziel erreicht?
  • Sind die erhofften positiven Konsequenzen meines Handelns auch wirklich eingetroffen?
  • Ist die Absicht, die das Handeln notwendig machte, zur Gänze erledigt?
  • Wenn das Ziel nicht erreicht wurde: müssen andere Mittel zur Zielerreichung eingesetzt werden oder wird das Ziel zur Gänze fallen gelassen?

Handlungskreislauf Rubikon

Handlungskreislauf

Das Zusammenspiel der einzelnen Phasen siehst du in dieser Übersicht:

Tipps – so zündest du den Umsetzungsturbo

  • Gönne dir Zeit zur Entwicklung deiner Ideen!
  • Ideen gedeihen in einer ruhigen und entspannten Umgebung.
  • Entwickle Ideen in Kommunikation mit anderen
  • Nutze auch kreative Zugänge um deine Kreativität anzuzapfen
  • Lasse dich von anderen inspirieren
  • Versuche nicht, sofort die “richtige” Idee zu finden.
  • Bewerte deine Ideen nach deinem Engagement. Wofür brennst du?
  • Wenn du die Idee gefunden hast, dann verpflichte dich dazu.
  • Schreibe dir dein Vorhaben auf.
  • Mache dir einen Plan.
  • Widerstehe der Versuchung, zu viel zu planen. Eine ungefähre Richtung ist manchmal sinnvoller als zu viel Zeit in die Details zu investieren.
  • Fange einfach an!
  • Belohne dich, wenn du Teilschritte bzw. Meilensteine erreicht hast.
  • Verstehe Misserfolge als wertvolle Feedback um noch besser zu werden.
  • Suche den Austausch mit anderen oder investiere in einen Coach.

Wie geht es weiter?

Es gibt ein wissenschaftliches Testverfahren, mit dem du deine Stärken und Schwächen in der Handlungssteuerung im Detail herausfinden kannst. Dazu machst du einen einfachen Onlinetest, der an der Universität Osnabrück entwickelt wurde. Der Test dauert ca. 20 Minuten. Du erhältst ein detailliertes Testergbenis mit konkreten Ansatzpunkten zur Verbesserung. Dazu gibt es ein 45-minütiges Rückmeldegespräch per Skype.

Du kannst diesen Test gleich hier buchen!

Gerne kannst du auch in den Kommentaren deine Fragen posten – ich beantworte sie gerne!

Blogpost als Podcastepisode anhören...

Das Rubikon-Modell: So setzt Du Deine Vorhaben um!

von Gregor Heise | Durchstarten mit Führung

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Anmerkungen und Nachweise

Anmerkungen und Nachweise
1vgl. Wikipedia; Gaius Julius Cäsar
2vgl. Wikipedia; Rubikon
3vgl. Comdex Keynote von Bill Gates
4Zu den genannten Hirnsystemen lese auch den Beitrag: “Die Geheimnisse deiner Psyche – entschlüsselt

So organisierst du deinen Erfolg

So organisierst du deinen Erfolg

Selbstführung durch Selbstorganisation

Tagtäglich wirst du mit Informationen versorgt, die über unterschiedliche Kanäle hereinkommen: Emails, Briefe, mündliche Mitteilungen, Berichte, social media Nachrichten etc. Notwendig ist ein praktikables Informationsmanagement und eine sinnvolle Office-Organisation. Ohne durchdachte Organisation wird es dir kaum gelingen, die vielfältigen Anforderungen eines Arbeitstages zu bewältigen. Die Notwendigkeit einer sinnvollen Organisation wird sofort einsichtig, wenn wir uns einen gewöhnlichen Arbeitstag vor Augen führen:

Herr Müller betritt um 9 Uhr morgens mit den besten Vorsätzen und in leicht nervöser Stimmung das Büro. Auf der Hinfahrt gab es Stau – und trotz bester Vorsätze hatte er sich wieder geärgert, nicht rechtzeitig von zu Hause losgekommen zu sein. Wenigstens konnte er die Zeit nutzen, um zu überlegen, welche Aufgaben heute anstehen. Er hat vor, heute sein Verkaufskonzept zu erarbeiten, das übermorgen dem Vorstand präsentiert werden soll. Zwar ist die Zeit schon ein bisschen knapp – aber mit gutem Zeitmanagement sollte sich alles bewältigen lassen. Heute stehen noch ein paar Meetings und ein Gespräch mit einer neuen Mitarbeiterin auf der Tagesordnung. Herr Müller nimmt sich ebenso vor, endlich seine Ablage zu machen.
Auf dem Weg zum Schreibtisch stürzt eine Kollegin auf Herrn Müller zu und bittet, ihr bei einem Bericht zu helfen. Müller verspricht, sie in der nächsten halben Stunde aufzusuchen. Am Schreibtisch angekommen fährt Herr Müller den Computer hoch und gönnt sich eine Tasse Kaffee. Nachdem er sich im System angemeldet hat, bemerkt Herr Müller, dass bereits 10 Emails eingelangt sind. Auf dem Schreibtisch findet er neben dem Berg von Unterlagen für laufende Projekte (hier fällt Müller ein, dass Freitag ein wichtiges Meeting ist, und in diesem Stapel ein Bericht liegt, der noch bearbeitet werden muss) eine Liste seiner Sekretärin, welche Personen bis 10.30 Uhr angerufen werden sollen. Müller beschließt, das Verkaufskonzept erst einmal ruhen zu lassen, und die Telefonate zu tätigen. Vorher wirft er jedoch einen Blick in die Emails und entdeckt ein paar wichtige Nachfragen von Kollegen, die ohne seine Auskunft nicht weiterarbeiten können. Also wendet Müller sich den Emails zu, denn diese haben Priorität. Während er die Emails bearbeitet, kommt die Kollegin herein und bittet nachdrücklich um Hilfe. Nun ist Herr Müller schon ein bisschen genervt, denn der Tag verläuft ganz anders als geplant. Er fährt die Kollegin ziemlich gereizt an, ihn nicht dauernd zu stören. Sie verlässt irritiert das Büro (»Hatte der Kollege nicht versprochen, zu kommen?«). Herr Müller denkt: »Prima! Heute läuft schon wieder alles schief!«

Dieses Beispiel zeigt einen Menschen, der zwar gute Vorsätze und auch den Willen hat, diese umzusetzen, der jedoch von den Anforderungen der Umwelt so in Anspruch genommen wird, dass er gar nicht zur Umsetzung seiner Vorhaben kommt. Im Laufe des Vormittags treten die negativen Affekte in den Vordergrund, da das Hirnsystem, das für die Registrierung von Gefahren (Objekterkennungssystem = OES) aktiv wird. Herr Müller sieht die Wirklichkeit nur mehr ausschnitthaft, denn der »Tunnelblick« des OES gestattet gar keine andere Sichtweise. Dazu müsste Herr Müller sein Extensionsgedächtnis, das für den ganzheitlichen Überblick zuständig ist, aktivieren können. Das funktioniert jedoch nur im entspannten und gelassenen Zustand. Und in diesem emotionalen Zustand befindet sich Herr Müller definitiv nicht! Um das zu vermeiden, gibt es mehrere Ansatzpunkte. Der erste Ansatzpunkt ist eine Neustrukturierung der Arbeitsabläufe. (mehr …)

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Ohne Planung geht es nicht – [Blogparade Eva Laspas]

Ohne Planung geht es nicht – [Blogparade Eva Laspas]

Wie ich meinen Arbeitstag geregelt bekomme

Eva Laspas lädt in Blogparade „Zu Tode geplant?“ dazu ein, zu beleuchten, inwieweit Planung die eigene Effizienz verbessern hilft. Die Frage: “Planung – Ja oder Nein?” ist eigentlich keine Alternativfrage, denn: ohne Planung geht es nicht. Wenn ich mir vorstelle, ich würde einfach so in den Arbeitstag starten – frei nach dem Motto: “Schau’ mer mal, was kommt…” – da bin ich mir ziemlich sicher, dass ich am Ende des Tages mit meinen Ergebnissen sehr unzufrieden wäre.

Als Trainer und Coach beschäftige ich mich seit mehr als 20 Jahren mit dem Thema “Selbst- und Zeitmanagement”. Es haben sich die Rahmenbedingungen des Zeitmanagements doch sehr geändert. Um in unserer beschleunigten Welt halbwegs gut über die Runden zu kommen ist es erforderlich, ein gutes System zu haben und auch umzusetzen. Ich verwende dabei ein System, das folgende Schritte umfasst:

  • Ziele setzen
  • Aufgaben sammeln
  • Prioritäten setzen (Entscheiden)
  • Planen (Strukturieren)
  • Kontrollieren (Auswerten)
ZMM Planung

Schritte des ZMM – der Prozess

Diese Schrittfolge hat sich in der Praxis bewährt. Jeden dieser Punkte möchte ich kurz beleuchten. (mehr …)

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2016 – ein Jahr der Transformation [Blogparade Marit Alke]

2016 – ein Jahr der Transformation [Blogparade Marit Alke]

Was bleibt – was kommt…

Am Jahresanfang halte ich noch einmal kurz Rückschau auf 2016. Die Erfahrungen möchte ich ein wenig sortieren und wichtige Erkenntnisse für 2017 nutzen. Wenn ich also auf das Jahr 2016 zurückschaue, so möchte ich dieses Jahr als eine Phase der großen Veränderungen sehen.

2016 Rückschau

Die Wurzeln dieses Transformationsprozesses  reichen in das Jahr 2015 zurück. Bis in die Mitte von 2015 hinein war ich ausschließlich als Trainer und Coach vor Ort tätig. Mein Ziel war immer, meinen Seminarteilnehmern (in erster Linie Führungskräfte) handhabbares Führungskräftewissen zu vermitteln. Obwohl ich in der Branche als praxisorientierter Trainer bekannt bin, war und ist es immer mein Bestreben, fundiertes Wissen zu vermitteln.

Eines meiner Themen das ich seit mehr als 20 Jahren bearbeite ist das Thema “Zeit- und Selbstmanagement“. Auf der Suche nach einer besseren theoretischen Grundlage stieß ich auf die PSI-Theorie von Julius Kuhl.  PSI steht für Persönlichkeits-System-Interaktions-Theorie).
Ich ließ mich zum PSI-Kompetenzberater (ein umfangreiches Testsystem) ausbilden und war fasziniert. So beschloss ich meine Seminare von Grund auf neu zu durchdenken. Gleichzeitig entwickelte ich die Idee, die Zertifizierung zum PSI-Kompetenzberater auch in Österreich anzubieten. So gründete ich 2015 mein PSI-Institut! Sehr stolz war ich darauf! (mehr …)

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Keine Torschlusspanik im Dezember

Keine Torschlusspanik im Dezember

Am Jahresende wird der Faule fleißig….

Mal ehrlich: diesen dummen Spruch hat sich der 25-jährige Norbert nicht verdient… Seit zwei Jahren ist er Führungskraft in einem mittelgroßen Unternehmen. Der Job ist hart – er führt immerhin 12 Personen. Über das Jahr gesehen hat er auch seinen Job gut im Griff. Das Zeitmanagement funktioniert ganz gut: Die Termine sind in Outlook organisiert, Aufgaben werden in To-Do-Listen erfasst, die Projektstichtage hält er ein und Delegieren hat er zum Führungsprinzip erhoben. Das Zeitmanagement von Norbert ist recht gut. Natürlich weiß Norbert, dass er noch einiges verbessern muss – vor allem das mit den Emails klappt nicht so gut – aber jetzt, am Ende des Jahres plagen ihn ganz andere Sorgen…

Es ist die Sorge, nicht bis zur magischen Grenze 31.12. alles geschafft zu heben!

Ich denke, so wie Norbert geht es vielen von uns. Auch mich beschleicht gegen Ende des Jahres immer wieder dieser Drang, alles noch fertig zu bringen. Was steckt da von der psychologischen Seite dahinter?

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Multitasking ist Unsinn – Nutze die Kraft der Konzentration

Multitasking ist Unsinn – Nutze die Kraft der Konzentration

Multitasking – Leistungsbremse Nummer 1

Noch immer geistert die Mär vom Multitasking durch die Lande. Ohnedies schon überlastete Führungskräfte sollen sich im Multitasking üben und so leistungsfähiger werden…

Eine unsinnige Empfehlung!

Wer Multitasking betreibt riskiert, dass er bald nichts mehr richtig macht. Die Fehlerhäufigkeit steigt signifikant an, das Absichtsgedächtnis wird überladen und Handlungslähmung ist bald die Folge.

Konsequenz?

Konzentration!

Wie erreicht man Konzentration?

  • Aufräumen – minimiert Ablenkungen
  • Zielorientiert vorgehen – ein Bild haben, wohin die Reise geht
  • Eins nach dem anderen – sich nicht selbst ablenken durch Fokusverlagerung
  • Auszeit nehmen – “Bitte nicht stören!”
  • Störquellen wie: Smartphone, Emailreminder, Terminerinnerungen etc. abstellen
  • Konzentrationsübungen durchführen – z.B. einen Gegenstand betrachten wie im Video gezeigt
  • Störende Gedanken notieren
  • Bei Konzentrationsmangel die Tätigkeit kurz unterbrechen, den Blick auf etwas anderes richten (z.B. schöne innere Vorstellung, aus dem Fenster schauen) und dann wieder zurückkehren

 

 

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