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Keine Torschlusspanik im Dezember

von | Dez 15, 2016

Am Jahresende wird der Faule fleißig….

Mal ehrlich: diesen dummen Spruch hat sich der 25-jährige Norbert nicht verdient… Seit zwei Jahren ist er Führungskraft in einem mittelgroßen Unternehmen. Der Job ist hart – er führt immerhin 12 Personen. Über das Jahr gesehen hat er auch seinen Job gut im Griff. Das Zeitmanagement funktioniert ganz gut: Die Termine sind in Outlook organisiert, Aufgaben werden in To-Do-Listen erfasst, die Projektstichtage hält er ein und Delegieren hat er zum Führungsprinzip erhoben. Das Zeitmanagement von Norbert ist recht gut. Natürlich weiß Norbert, dass er noch einiges verbessern muss – vor allem das mit den Emails klappt nicht so gut – aber jetzt, am Ende des Jahres plagen ihn ganz andere Sorgen…

Es ist die Sorge, nicht bis zur magischen Grenze 31.12. alles geschafft zu heben!

Ich denke, so wie Norbert geht es vielen von uns. Auch mich beschleicht gegen Ende des Jahres immer wieder dieser Drang, alles noch fertig zu bringen. Was steckt da von der psychologischen Seite dahinter?

Befreiung von Vorhaben

Stellen wir uns kurz die Situation vor: du kommst morgens an deinen Arbeitsplatz. Sagen wir, es ist der 31.12. Du blickst auf deinen Schreibtisch. Dieser ist vollständig leer. Keine Papiere, Akten, Listen etc. liegen herum und warten darauf, bearbeitet zu werden.Nun schaust du in dein Email-Programm: der Posteingang ist völlig leer. Alle Emails sind erledigt. Es gibt nichts weiter zu beantworten oder zu veranlassen. Und da es der 31.12. ist, ist die Chance sehr groß, dass es so bleibt. Ein letzter Blick auf deine To-Do-Liste: auch diese ist abgearbeitet. Keine offenen Tasks. Und auch die Projekte sind auf Schiene und laufen planmäßig. Auch eine kurze Vorschau in das nächste Jahr zeigt: alles ist gut organisiert, es sind keine größeren Probleme oder Schwierigkeiten zu erwarten.  Zufrieden verlässt du dein Büro, schließt hinter dir die Türe zu und gehst zur Sylvester-Feier.

Ich kann mir denken, dass du während dieser Phantasiereise schmunzeln musstest… Vielleicht hast du dir gedacht: zu schön um wahr zu sein. Wenn du dir jedoch noch einmal dieses Szenario vorstellst und in dich hineinspürst, wirst du merken, dass es sich gut anfühlt. Und tatsächlich ist das auch der Wunsch vieler Führungskräfte, die ich in Seminaren zum Thema Zeitmanagement begleite.

Es scheint eine tiefe Sehnsucht in uns zu sein, einmal einen Moment zu erleben, in dem man das Gefühl hat, nichts mehr machen zu müssen, sondern einfach sein zu können. Oder anders formuliert einen Zustand zu erreichen, in dem es keine inneren und äußeren Verpflichtungen gibt. Und da wir den Jahresabschluss als etwas erleben, wo das Alte endet und das Neue beginnt, ist es nur natürlich, dass man zu dieser Zeit diesen Zustand anstrebt.

Das erklärt allerdings noch nicht, warum wir uns diesen Zustand so sehr wünschen. Dazu wir uns einige psychologische Mechanismen verdeutlichen.

Warum wir am Jahresende alles fertig haben wollen…

Prinzip der geschlossenen Gestalt

Großer Wagen - pixabay

Großer Wagen als Beispiel für eine Gestalt

Ein wichtiger Treiber warum wir uns gegen Ende des Jahres so sehr bemühen, alles fertig zu bekommen, liegt in einem Grundgesetz der Wahrnehmung begründet: der Organisation von Einzelheiten in Zusammenhängen oder Gestalten. Das haben Kurt Koffka (1935), Wolfgang Köhler (1947) und Max Wertheimer (1923) untersucht1)1 vgl. Zimbardo, Philip G., Psychologie, 2008, p.143. Kurz gesagt besagt dieses Prinzip, dass wir nicht Einzelheiten wahrnehmen, sondern diese zu einem Gesamtbild organisieren. Ein gutes Beispiel sind die Sternbilder am Himmel. Die Lichtpunkte werden von uns zusammengefasst, und so erkennen wir das Bild des Großen Wagens.

Es gibt eine Reihe von Gesetzen, die in der Gestaltpsychologie untersucht wurden (vgl. Gestaltpsychologie). Für uns interessant ist das Gesetz der Geschlossenheit, das besagt, dass wir geschlossene Gestalten bevorzugen bzw. eine nicht-geschlossene Gestalt für uns meist unbefriedigt zurücklässt – etwa wenn wir das Ende des Fernsehkrimis versäumen.

Offene Gestalten bleiben meist länger im Gedächtnis haften und beschäftigen uns.

Auch unerledigte Aufgaben, Projekte und Vorhaben kann man als offene Gestalten betrachten (geschlossen wäre sie ja dann, wenn sie erledigt sind). Haben sich nun eine Menge dieser offenen Gestalten angesammelt, so wird die Tendenz unterstützt, sich mit diesen Themen vermehrt zu beschäftigen. Die Denktätigkeit wird angeregt und das bedeutet gleichzeitig, dass die Umsetzung leidet. Man ist quasi in einem Denkmodus gefangen! Die Tendenz gegen Jahresende nun einmal „reinen Tisch“ zu machen, kann man also als eine psychohygienische Aktion betrachten. Man möchte möglichst viele der offenen Gestalten schließen, um sich hernach entsprechend besser zu fühlen und frei zu werden für Neues!

Leistungsmotivation

LeistungEin weiterer Gesichtspunkt ist, dass Führungskräfte meisten stark leistungsmotiviert sind. Man möchte etwas schaffen, sich beweisen und sich verbessern. Was kann es Schöneres geben, als sich selbst (und anderen) zu zeigen, dass man es geschafft hat?
Dazu benötigt man immer einen Maßstab, eine Messgröße, denn sonst könnte man ja nicht feststellen, ob man sich verbessert hat.

Im Laufe des Arbeitsjahres gibt es naturgemäß viele Situationen, sein Bedürfnis nach Leistung zu stillen: das Projektziel, das erreicht wurde; die Neukunden, die gewonnen wurden; die Verbesserung der Produktivität etc. Aber natürlich sind unerledigte Dinge eine gute Gelegenheit sich und andere von der eigenen Leistungsfähigkeit zu überzeugen. Es kann eine Quelle der Motivation darstellen, dass man Aufgaben bis „kurz vor knapp“ aufspart, um sich selbst zu beweisen, dass man es schafft, obwohl die Umstände eigentlich ungünstig sind.

Des weiteren ist ein leergefegter Schreibtisch auch ein relativ einfacher Leistungsindikator. Die Rückmeldung ist unmittelbar – da gibt es nichts zu deuteln! Solche einfachen Rückmeldungsprozesse sind für viele Menschen sehr stimulierend und leistungsfördernd.

Negative Motivation

Es gibt allerdings auch eine andere Erklärung, warum viele am Ende des Jahres schnell noch alles erledigt haben wollen: die Motivation durch Angst und Druck! Manche Menschen sind wahre Weltmeister darin, sich durch negative Vorstellungen zu motivieren (vgl. auch mein Video zu diesem Thema).
Ein Beispiel: man hat eine unangenehme Aufgabe vor sich, und malt sich in schrecklichen Farben aus, was geschieht, wenn nichts geschieht. Also wie verärgert die Kunden sein werden, wenn sie das Angebot nicht sofort bekommen; oder was der Chef sagen wird, wenn die Aufgabe nicht erledigt wird; oder wie die eigene Karriere gefährdet ist, wenn man nicht gleich aktiv wird…
Menschen, die dieses Muster bevorzugen, haben vielleicht auch eine ähnlich negativ konnotierte Vorstellung davon, was alles Schreckliches passieren wird, wenn im nächsten Jahr noch Aufgaben offen sind.

Eigenes Zeiterleben

Schließlich spielt bei diesem Thema auch noch das eigene Zeiterleben eine Rolle. Zeit ist einerseits durch Uhren messbar (chronometrische Zeit), anderseits ist das subjektive Zeiterleben für uns viel wichtiger.
Die subjektiv erlebte Zeit wird weniger durch die Uhr bestimmt, sondern durch Erlebnisse und Erwartungen. Und häufig ist es so, dass wir uns gegen Ende des Jahres einen Neustart erwarten, eine neue Chance und die Perspektive, es im nächsten Jahr „ganz anders“ zu machen. Die Themen aus der Vergangenheit stören da nur. Wir möchten sie gerne abstreifen, um wie ein „Phönix aus der Asche“ neu aufzusteigen. Auch das ist sicher ein Antreiber für die Torschlusspanik gegen Jahresende.

Aber: realistisch ist das alles nicht! Wir werden es einfach nicht schaffen, alles zu erledigen. Das ist eine Illusion! Eine Illusion, die uns unzufrieden macht, wenn wir ihr nachjagen!

Auswege

Buddhisten haben es besser…

MeditationNein, das heißt jetzt nicht, dass du Buddhist werden musst…. Aber vielleicht kennst du die Idee des „Nirvana“ also eines Zustands, in dem man die absolute innere Ruhe gefunden hat. In dem der Geist frei wird von allen Anhaftungen an die Sinnenwelt. Diesen Zustand  ist mit einem hohen Glücksgefühl verbunden. Natürlich braucht man bis man dorthin kommt eine ganze Weile – vielleicht ein Leben lang. Aber du kannst heute schon einen Schritt zur Glückseligkeit tun! Nimm dir einfach ein Blatt Papier und schreibe alles auf, was dich im Moment beschäftigt. Also wirklich alle Vorhaben, Projekte und Erledigungen, die dich beschäftigen. Dazu wirst du mehrere Anläufe benötigen, vielleicht auch mehrere Tage. Ziel sollte jedenfalls sein, dass du am Ende das Gefühl hast: jetzt habe ich alles an Vorhaben notiert und nichts vergessen. Um dir dieses Vorhaben zu erleichtern, lade dir meine Checkliste im Anschluss an diesen Beitrag herunter. Du wirst erstaunt sein, was du mit dieser Hilfe alles an offenen Punkten zu Tage beförderst. Dieser Tipp stammt übrigens von David Allen (Getting Things Done). Na ja, und der hat es auch wieder von den Buddhisten (obwohl er das nicht sagt).

Radikal streichen

Ich gehe davon aus, dass du nun eine lange Liste mit Aufgaben, Vorhaben und Projekten hast. Damit hast du schon einen wesentlichen Schritt getan: du hast die Übersicht und musst dir jetzt nicht mehr alles merken. Forschungen von Julius Kuhl 2)vgl. Julius Kuhl, Motivation und Persönlichkeit, 2001. haben gezeigt, dass das Bestreben, sich alles merken zu wollen einen Teil im Gehirn besonders belastet, der für das Planen und schrittweise Bearbeiten von Aufgaben zuständig ist. Je größer die Zahl an Vorhaben in deinem Gehirn ist, desto mehr leidet die Umsetzung! Das liegt daran, dass ein sehr aktives Absichtsgedächtnis den Zugriff auf die Umsetzungsroutinen unterbindet. Den genauen Zusammenhang kannst du hier nachlesen.

Dein Weg zum Erfolg könnte so aussehen:

  1. Liste vor sich hinlegen
  2. Stift und gelben Marker bereitlegen
  3. Jede notierte Aufgabe prüfen, ob ich sie streichen kann.
    • Wenn JA: streichen!
    • Wenn NEIN: weiter zur nächsten Aufgabe
    • Bei Unsicherheit: mit gelbem Marker markieren
  4. Weiter zur nächsten Aufgabe
  5. Dann die Liste erneut durchgehen mit besonderem Augenmerk auf die gelb markierten Aufgaben

Aufgaben, Ideen, Projekte usw. die während der Arbeit an der Liste auftauchen werden notiert.

Am Ende dieses Prozesses solltest du schon gut 30% der Aufgaben gestrichen haben.

Wenn du bis hierher gearbeitet hast, dann hast du zwar noch immer eine beeindruckende Aufgabenliste – jedoch solltest du dich schon befreiter fühlen…

Prioritäten setzen

Keine Angst: hier geht es jetzt nicht um komplizierte Methoden, sondern um ein einfaches Prinzip, das dir ein stressfreies Jahresende beschert… Um das zu erreichen benötigst du ein Filterverfahren. Dazu greifst du dir 3 Marker, die folgende Bedeutung haben:

Rot – unbedingt bis Jahresende zu erledigen
Gelb – ein Aufschub über den 31.12. hinaus wäre sehr schlecht, aber gerade noch vertretbar
Grün – sollte ich, wenn alles gut läuft, bis zum 31.12. erledigen – aber wenn es später wird, macht es auch nichts
Blau – im Moment nicht weiter zu beachten

Und jetzt leg los!

  1. Liste vor sich hinlegen
  2. Jede Aufgabe durchlesen und mit den Farben markieren

Achtung: mache dir den feinen aber wichtigen Unterschied zwischen den Farben rot und gelb bewusst: unbedingt zu erledigen heißt, dass die Aufgabe so eng an einen Termin (Stichtag) gebunden ist, dass sie unter keinen Umständen verschoben werden kann. Du wirst bemerken, dass es nur wirklich wenige Aufgaben sind, die diese Voraussetzung erfüllen.

In der praktischen Arbeit wirst du dich in erster Linie auf die Aufgaben rot und gelb konzentrieren. Du weißt, dass du niemals alle Aufgaben umsetzen kannst. Du hast aber auch die beruhigende Gewissheit, dass dir nichts Wesentliches entgehen wird!

Zum Schluss

Dieses Arbeitsprinzip wurde von Michael Linenberger3)Michael Linenberger,  Master Your Workday Now! 2010 entwickelt und von mir hier etwas vereinfacht. Natürlich ist das System nicht nur am Jahresende sinnvoll, sondern auch für die tägliche Arbeit. Ich lehre das in meinen Selbstmanagementkursen. In Kombination mit Outlook ist das eines der besten Produktivsysteme, das ich kenne und wie mir meine Teilnehmenden immer wieder bestätigen.

Du kannst dir hier gratis Checklisten herunterladen, die dir helfen, das System gleich bei dir umzusetzen!

Anmerkungen und Nachweise   [ + ]

1. 1 vgl. Zimbardo, Philip G., Psychologie, 2008, p.143
2. vgl. Julius Kuhl, Motivation und Persönlichkeit, 2001.
3. Michael Linenberger,  Master Your Workday Now! 2010
Ich footnotes