Neue Wege im Zeitmanagement

Führungskräfte nennen immer wieder ein Problem: Zeitmanagement. Häufig sind es die folgenden Probleme:

  • Unerledigtes stapelt sich auf dem Schreibtisch,
  • Emails wollen bearbeitet werden,
  • dringliche Rückrufe müssen zwischen 2 Terminen noch eingeschoben werden.
  • Dazu die Sonderwünsche von anderen Abteilungen,
  • der Quartalsabschluss muss erledigt,
  • Besprechungen vorbereitet und durchgeführt werden
  • usw.

Und das alles in einem knappen Zeitfenster. Privat sieht es oft nicht besser aus… 24 Stunden scheinen einfach nicht zu reichen. Offenbar liegt es am Zeit- und Selbstmanagement. Die große Menge von Ratgeberliteratur, Seminaren und Coachingangeboten zeigt klar: hier herrscht Handlungsbedarf!

Doch wie löst du diese Probleme?

Zeitmanagement neu

Die guten Tipps aus Büchern und in Seminaren scheinen jedoch das Problem nicht umfassend zu lösen. Das Allheilmittel ist noch nicht gefunden, denn Zeit- und Selbstmanagementprobleme lassen sich nicht nur mit guter Planung und To-Do-Listen lösen, wie manche Ratgeber suggerieren, sondern wir müssen die komplexen psychologischen Prozesse der willentlichen Handlungssteuerung verstehen um nachhaltigen Erfolg zu haben.

Julius Kuhl – Professor für differentielle Psychologie an der Universität Osnabrück – hat ein differenziertes und empirisch nachgeprüftes Modell vorgelegt, das verstehbar macht, warum Zeit- und Selbstmanagementprobleme so vielschichtig sind und wo man den Hebel zur nachhaltigen Lösung ansetzen muss.

So tickt dein Gehirn

Die PSI-Theorie (PSI steht für Persönlichkeits-System-Interaktionen) von Julius Kuhl verdankt ihren Namen der Erkenntnis, dass es vier unterscheidbare Systemebenen in unserem Gehirn gibt, die miteinander interagieren und unser Verhalten hervorbringen.

PSI_Systeme_GehirnEine der vier Systemebenen ist die Intuitive Verhaltenssteuerung.

In diesem Gedächtnisspeicher ist eine riesige Menge an motorischen Programmen abgelegt, die spontan und intuitiv zur Verfügung gestellt werden, wenn sie benötigt werden.

Diese Programme werden benötigt, um sich z.B. fortzubewegen, einen Text auf dem Computer zu tippen, ein Auto zu steuern usw.

Ohne dieses System könnte gar nicht gehandelt werden!

Auch in sozialen Situationen, wenn es nötig ist sich spontan auf das Gegenüber einzulassen und ohne großes Nachdenken Kontakt aufzubauen und auf den Gesprächspartner zu reagieren, ist die intuitive Verhaltenssteuerung aktiv.

Dieses System hat allerdings einen Nachteil: es will immer sofort handeln, auch dann, wenn es vielleicht im Moment gar nicht so günstig ist.

Hier greift nun das zweite System ein: das Absichtsgedächtnis.

Die spontane Ausführung einer Handlung kann dadurch zurückgestellt werden, dass ein Vorsatz gefasst wird. Wenn man z.B. gerade am Schreibtisch sitzt und einen Bericht verfasst, ist es vielleicht nicht sinnvoll, plötzlich ein Telefonat zu führen, nur weil einem das gerade spontan in den Sinn gekommen ist.

Das Vorhaben wird in das Absichtsgedächtnis (Ausführungshemmung) geladen, um dann, wenn die Situation besser geeignet erscheint, mit der Umsetzung zu beginnen (Absichtsumsetzung).

Im Idealfall arbeiten intuitive Verhaltenssteuerung und Absichtsgedächtnis auch gut zusammen. Gerade bei schwierigen Vorhaben oder Hindernissen, die Ausdauer und Hartnäckigkeit verlangen, wird das Absichtsgedächtnis aktiv: es denkt schrittweise und unterdrückt impulsives Handeln.

Nun gibt es tagsüber viele Absichten, Vorhaben und Ziele, die verwirklicht werden wollen. Wenn zu viel ins Absichtsgedächtnis geladen wird, tritt ab einem gewissen Punkt Handlungslähmung ein!

Woran liegt das?

Die Ausführung von Vorhaben gelingt dann am besten, wenn man sich in einer positiven Stimmung befindet. Gute Laune bahnt Absichtsumsetzung, die intuitive Verhaltenssteuerung springt an.

Denkt man jedoch an Vorsätze, Probleme und zu erreichende Ziele, so wird die positive Stimmung gedämpft und die Handlungsausführung leidet.

Das ist leicht nachvollziehbar: wer sich auf dem Weg ins Büro schon alle möglichen Schwierigkeiten und Hindernisse ausmalt, die vor einem liegen, der findet sich ab einer gewissen Grenze in einer angespannten Stimmung wieder oder zweifelt, ob das auch alles zu bewältigen sein wird.

Was kann man tun, damit das Gespann intuitive Verhaltenssteuerung und Absichtsgedächtnis so gut funktioniert, dass die Willensbahnung gelingt? Wie wird Zeitmanagement gehirngerecht?

  • Ein bekannter Tipp ist, sich eine To-Do-Liste anzulegen. Absichten, die man nicht mehr im Kopf behalten muss, sind deutlich weniger ausführungshemmend. Also ist es hilfreich, wenn Sie sich alles notieren, was später erledigt werden soll.
  • Und da die intuitive Verhaltenssteuerung mit der Motorik verbunden ist, ergibt sich schon eine weitere Empfehlung: wenn du immer nur am Schreibtisch sitzt, und dich zwischendurch kaum bewegst, darfst du dich nicht wundern, dass die Performance sinkt!
  • Sorge auch dafür, Arbeit in einer positiven Stimmung anzugehen.
  • Gute Stimmung ist ein Motivationsfaktor! Und wenn du es schaffst, auch in herausfordernden Situationen des Tages an Situationen zu denken, die mit Erfolgserlebnissen gekoppelt sind, zündest du den „Absichtsumsetzungs-Turbo“.

Noch zwei Systeme für dein Zeitmanagement

Die dritte psychische Systemebene ist das Objekterkennungssystem oder der Fehler-Zoom.

Dieses System registriert einzelne Sinneseindrücke, nimmt sie besonders scharf in den Blick und isoliert sie vom Kontext.

Das ist hilfreich, wenn man z.B. einen Text auf Fehler durchliest, oder in einem Projekt Unstimmiges genauer in den Blick nehmen möchte, um Fehler frühzeitig zu vermeiden. Die großen Stärken dieses Systems sind: Genauigkeit, Präzision und Detailorientierung.

Die mit diesem System gekoppelte Stimmung ist: beunruhigt bis ängstlich, denn es taucht in unserer Wahrnehmung ja etwas auf, das noch nicht eingeordnet wurde.

Hier greift nun das vierte psychische Teilsystem in das Geschehen ein: das Selbst.

Dieses System kann man sich als riesige Bibliothek vorstellen, in der alle Erfahrungen, Werte, Einstellungen, Fähigkeiten, Bedürfnisse, Ängste, Vorlieben, Ziele und Motive in Form eines neuronalen Netzwerks organisiert sind.

Dieses Netzwerk arbeitet ganzheitlich und parallel; d.h. das Selbst kann viele Einzelaspekte gleichzeitig auf dem Schirm haben. Das Selbst ist typischerweise mit der Stimmung der Gelassenheit verknüpft und wirkt auf den Fehler-Zoom ein.

An einem hektischen Vormittag kann es leicht vorkommen, dass stresserzeugende Gedanken auftreten wie: „Werde ich diese Präsentation heute überhaupt hinkriegen? Bin ich denn gut genug vorbereitet?“ Wer einen guten Selbstzugang hat, der kann sich selbst beruhigen, vielleicht indem er sich sagt: „Du hast das zuletzt auch gut gemacht – es wird gelingen!“ Diese Selbstberuhigungsfähigkeit fußt auf dem Zugang zu den eigenen Erfahrungen und ist ein ganz wesentlicher Faktor zur Stressvermeidung.

Natürlich kann man die Gelassenheit auch übertreiben: wer immer nur „cool“ ist und gar keine negativen Erfahrungen an sich heran lässt, riskiert, dass das Selbstwachstum gebremst wird.

Die 4 Systemebenen im Zusammenspiel

Kuhl_Modell und Zeitmanagement

Kompetenzen der Selbststeuerung

Die PSI-Theorie hat 15 Selbststeuerungskompetenzen definiert, die gemessen trainiert werden können. Diese Kompetenzen im Überblick:

  • Selbstbestimmung
  • Selbstmotivierung
  • Selbstberuhigung
  • Planungsfähigkeit
  • Angstfreie Zielorientierung
  • Initiative
  • Absichtsumsetzung
  • Konzentrationsstärke
  • Misserfolgsbewältigung
  • Selbstgespür
  • Integration von Widersprüchen
  • Belastung durch unangenehme Vorhaben
  • Druck von außen
  • Handlungsbereitschaft herstellen
  • Handlungsorientierung nach Misserfolg

Fall_2Eine besonders wichtige Kompetenz ist die Selbstbestimmung. Damit wird ausgedrückt, dass es wesentlich ist, hinter Zielen und Aufgaben voll und ganz zu stehen.

Dann übernimmt man nicht bloß ein Ziel, sondern macht es zu einem Teil von einem ‚selbst‘. Um das zu erreichen, muss man jedoch auch ein gutes Selbstgespür haben. Man muss das, was man verfolgt auch aus ganzem Herzen tun, um erfolgreich zu sein. Leider kommt einem das Selbstgespür gerne abhanden!

Wenn die Anforderungen steigen, wenn Unerwartetes auftaucht, wenn der Zeitdruck hoch ist – kurz: wenn das Stressniveau einen bestimmten Level erreicht, dann geht der Selbstzugang mehr und mehr verloren.

Jeder kennt solche Tage, in denen das Gefühl „neben sich zu stehen“ vorherrscht. Fatalerweise machen Planung, Willenskraft, Selbstdisziplinierung und sich selbst unter Druck zu setzen das Problem eher schlimmer. Das Selbstgespür braucht Verlangsamung und Zentrierung.

Nimm dir Zeit für dich selbst!

Suche dir einen Dialogpartner, der dir zuhört, der dich versteht und deinem Selbst Raum gibt.

Komme dir selbst auf die Spur, indem du ein Tagebuch schreibst, dich kreativ ausdrückst oder mehr für deinen Körper tust.

Ohne Verankerung im Selbst greifen die meisten noch so gut gemeinten Zeitmanagementtipps zu kurz.

Wenn du Interesse hast, deine Stärken und Verbesserungsmöglichkeiten im Bereich der Selbststeuerungskompetenzen kennenzulernen, gibt es hier die Möglichkeit…

Empfohlene Literatur

Julius Kuhl: PSI-light, https://www.heisetraining.at/assets/psi-light_kuhl2005.pdf

Julius Kuhl; Maja Storch: Die Kraft aus dem Selbst, Verlag Hans Huber, 2012.

Jens-Uwe Martens; Julius Kuhl: Die Kunst der Selbstmotivierung, Kohlhammer, 2011.

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