KANBAN-Board: verbessere sofort Deine Produktivität

Warum ein KANBAN-Board unschlagbar ist

Als Führungskraft oder Unternehmer kennst Du die tägliche Herausforderung, alle Aufgaben. Ideen und Vorgänge bestmöglich zu managen. Das KANBAN-Board kann Dir dabei helfen. Und es ist schnell eingesetzt. Der Begriff “KANBAN” kommt aus dem Japanischen und bedeutet “Karte” oder “optisches Signal”. Die Technik kam zuerst bei Toyota in den späten 40-er Jahren des vorigen Jahrhunderts auf.

Gerade das agile Umfeld heutiger Organisationen braucht einfache Methoden, um Projekte, Vorhaben und Ideen zu realisieren. Eine einfache To-Do-Liste reicht häufig nicht aus. Daher empfehle ich die Ergänzung klassischer To-Do-Listen durch ein KANBAN-Board. Auch für Teams ist ein KANBAN-Board ein unschlagbares Instrument!

Ein solches KANBAN-Board besteht aus folgenden Spalten:

  1. Vorhaben und Ideen – hier kommt alles hinein, was dich beschäftigt. Aufgaben und Projekte natürlich – aber auch noch vorerst vage Ideen.
  2. Geplant – hier kommen jene Ideen hinein, die umgesetzt werden sollen
  3. In Arbeit – hier kommen jene Ideen hinein, die sich in Umsetzung befinden
  4. Erledigt – was erfolgreich umgesetzt wurde, findet dort seinen Platz

Ein solches KANBAN-Board kannst Du ganz einfach realisieren, indem Du eine Pinnwand nimmst. Teile die Pinnwand in die 4 Spalten: Vorhaben Ideen – Geplant – in Arbeit -Erledigt ein. Deine Ideen schreibst Du am besten auf Haftnotizen oder Pinnwandkärtchen.

So arbeitest Du mit dem KANBAN-Board

Sinn des KANBAN-Boards ist es, eine einfache Möglichkeit anzubieten, Deine Ideen und Vorhaben an einer zentralen Stelle zu sammeln und den Arbeitsfortschrit zu überwachen. So geht nichts Wesentliches verloren und Du behältst den Überblick über die laufenden Projekte.

Schritt 1 – Vorhaben und Ideen sammeln

Immer wenn Du eine Idee hast oder ein neues Vorhaben ansteht, notierst Du es sofort auf eine Haftnotiz (eventuell mit Datum). Das kann ganz unabhängig vom Arbeitsplatz geschehen, denn produktive Ideen hat man oftmals fern vom Arbeitsplatz. Die Haftnotizen werden dann am KANBAN-Board in die Spalte “Ideen” eingeordnet.

KANBAN-Board 1

KANBAN-Board mit gefüllter Ideenrubrik

Schritt 2 – Bewerten und Planen

Zu regelmäßigen Zeiten – am besten zu Beginn der Arbeitswoche – schaust Du die Spalte “Ideen” durch und überlegst, welche davon Du realisieren möchtest. Für die Auswahl kannst Du Deine Ideen priorisieren. So könntest Du Deine Ideen nach “Wichtigkeit” und “Dringlichkeit” bewerten. 1)Zum Thema “Prioritäten setzen” findest Du auch Informationen im Blogbeitrag: “Ohne Planung geht es nicht“.

Die ausgewählten Ideen kommen dann in die Spalte “Geplant“. Dabei nimmst Du so viele neue Ideen auf, die auch innerhalb einer Planperiode realisiert werden können. Ich würde dabei die Planperiode auf einen Monat festlegen.

In diesem Schritt wird aus den Vorhaben und Ideen eine konkrete Absicht. Psychologisch gesprochen überschreitest Du den Rubikon2)siehe auch den Blogbeitrag “Wage den Sprung und setze um mit dem Rubikon-Modell“. – das heißt, Du gehst eine Verpflichtung ein, Deine Vorhaben bzw. Deine Idee auch konkret zu realisieren.

Dadurch entsteht ein höherer Grad an Verbindlichkeit.  Bei Teams die mit dem KANBAN-Board arbeiten ist es notwendig, Verantwortliche für die Aufgabe/das Vorhaben konkret zu benennen und auf der Haftnotiz zu vermerken.

KANBAN-Board 2

KANBAN-Board mit Ideen, die konkret geplant sind.

Schritt 3 – Laufende Arbeiten dokumentieren

Wir alle kennen den Spruch vom “Planungsweltmeister und Umsetzungszwerg!” Möchtest Du gerne eine solche Führungskraft sein? Bestimmt nicht!

Entscheidend für Deinen Erfolg ist einzig und allein die Umsetzung!

Das KANBAN-Board kann eine große Hilfe sein, um in die Umsetzung zu kommen.

Wann immer Du eine geplante Aufgabe tatsächlich in Angriff nimmst, verschiebst Du die Haftnotiz aus der Spalte “Geplant” in die Spalte “In Arbeit . Auf einen Blick erkennst Du (und auch andere), an welchen Aktivitäten Du gerade “dran bist”. Wenn Du etwas länger mit dem KANBAN-Board arbeitest kannst Du auch gut abschätzen, wie viele Haftnotizen maximal in der Rubrik “In Arbeit” sinnvoll sind, bevor Überlastung auftritt.

KANBAN-Board 3

KANBAN-Board zeigt die Verteilung von geplanten und in Arbeit befindlichen Vorhaben.

Schritt 4 – Erledigte Arbeiten dokumentieren

Wenn Du eine Arbeit erledigt hast verschiebst Du die entsprechende Haftnotiz in die Spalte “Erledigt. Du erkennst daraus, wie viele Deiner Ideen tatsächlich realisiert wurden.

Dieses KANBAN-Board, das ich Dir dargestellt habe, ist nur das Grundgerüst! Das Board lässt sich vielfältig erweitern und an die konkreten Bedürfnisse anpassen. Vor allem die Frage, was auf die Haftnotizen geschrieben wird (Verantwortliche, Dauer, Priorität…) sollte auf den Bedarf abgestimmt werden.

KANBAN-Board 4

KANBAN-Board zeigt ein bereits erledigtes Vorhaben. Auf einen Blick erkennt man die Verteilung der übrigen Vorhaben/Ideen.

KANBAN-Board für Teams

Ein KANBAN-Board kannst Du auch in der Zusammenarbeit mit anderen nutzen.

Ein Team könnte so ein Board erstellen, die Ideen und Aufgaben erfassen und den Fortschritt zentral überwachen. Teams, die mit dieser Methode arbeiten, führen regelmäßige Meetings (meist am Montag Vormittag) durch, bei denen sie das KANBAN-Board aktualisieren. Diese Aktualisierung macht natürlich Diskussion notwendig.

Damit das in den Teams auch gut funktioniert, müssen auf den Haftnotizen auch die Verantwortlichen vermerkt werden. Das kann mittels Namenskürzel oder auch mit Farben realisiert werden.

Das KANBAN-Board hilft Teams zu erkennen

  • Wer gerade was macht
  • Wo jeder steht
  • Wer bummelt oder vielleicht Unterstützung braucht
  • Ob jemand Zeit hat, zu helfen

Diese Transparenz hat große Vorteile – birgt natürlich auch Konfliktstoff. Das lässt sich aber in der Regel gut bewältigen.

Vorteile des KANBAN-Boards

Aus meiner Sicht bietet das KANBAN-Board große Vorteile:

Verbesserung der Produktivität durch Einfachheit

  • Es ist einfach! Aus meiner Erfahrung scheitern viele Instrumente zur Selbstorganisation daran, dass sie kompliziert und/oder kompliziert in der Handhabung sind.
    Ich bin ganz klar ein Vertreter der Meinung, dass man seine Ideen und Vorhaben sofort notieren sollte, um das Absichtsgedächtnis zu entlasten. Das hilft bei der Umsetzung ungemein.
    Nun hast Du sicher schon die Erfahrung gemacht, dass man die besten Ideen in Situationen hat, in denen man sich im entspannten Zustand befindet. Mit persönlich kommen meine besten Ideen unter der Dusche und beim Spazieren gehen. Um flüchtige Ideen nicht zu vergessen ist es von Vorteil, ein einfaches Instrument zu haben, um die Gedanken festhalten zu können. und was ist einfacher als Haftnotizen und ein Stift? Im Büro angekommen kann ich immer noch entscheiden, ob diese Idee auf das KANBAN-Board soll oder nicht.
    Deshalb bin ich kritisch was die Umsetzung eines KANBAN-Boards per Computer betrifft. So etwas ließe sich leicht z.B. mit Trello realisieren. Ich meine jedoch, dass dadurch die Spontaneität der Ideenproduktion verloren geht.
  • Zeitraubende Meetings entfallen. Teams die mit dem KANBAN-Board arbeiten machen die Erfahrung, dass die visualisierte Darstellung der aktuell laufenden Prozesse viele Diskussionen unnötig machen. Man kommt rasch auf die wesentlichen Dinge zu sprechen und sucht nach Lösungen.

Berücksichtigung der menschlichen Psyche

  • Das KANBAN-Board unterstützt den psychologischen Motivationsprozess. Wenn Du den Blogbeitrag “Wage den Sprung und setze um mit dem Rubikon-Modell” bereits gelesen oder den Podcast zum Thema Rubikonmodell  gehört hast, wirst Du schon gemerkt haben, dass die KANBAN-Methode ziemlich genau dem Rubikon-Modell entspricht. Das KANBAN-Board visualisiert gewissermaßen die innerpsychischen Prozesse. Deshalb ist es auch eine große Hilfe, um vom Denken ins Tun zu kommen. Das Überschreiten des Rubikons wäre im KANBAN-Board übrigens durch den Wechsel von Spalte 1 zu Spalte 2 vollzogen.
  • Verbesserung des Arbeitsverhaltens durch Selbststeuerung. Jeder Mensch hat sein eigenes Arbeitsverhalten, das  auf der eigenen Persönlichkeit und der damit verbundenen Art und Weise das Gehirn zu benutzen, beruht. Dazu habe ich im Blogbeitrag  “Nutze deinen Arbeitstyp” schon ausführlich geschrieben. Mittels des KANBAN-Boards lassen sich aus der Verteilung der Haftnotizen Schlüsse auf Dein Arbeitsverhalten ziehen.
    Vielleicht sprudelst Du nur so vor Ideen, die allerdings kaum in die Planungsphase übergehen.
    Oder es kann sein, dass Du zwar viel planst, aber zu wenig in die Ausführung kommst.
    Eine andere Möglichkeit ist, dass Du Dich überforderst, weil viel zu viele Kärtchen in der Spalte “Arbeit” landen, und nicht erledigt werden.
    Diese “Bottle-Neck-Analyse” kannst Du nutzen, um klare Regeln aufzustellen, die Steuerungswirkung haben. So könntest Du die maximale Anzahl der Kärtchen in den Spalten “Plan” und “Arbeit” begrenzen oder festlegen, dass erst nachdem eine Aufgabe erledigt ist, eine neue in die Spalte “Aufgabe” einsortiert werden darf.
    Das Ideal des KANBAN-Boards ist ein harmonischer Prozess ohne Stauungen in den einzelnen Bereichen!3)Mehr Infos zu Kanban findest du hier…
  • Kritische Analyse des eigenen Arbeitsverhaltens. Es wäre z.B. eine wichtige Information für Dich, wenn sich viele Kärtchen in der Spalte “Plan” befinden – jedoch nur wenige im Bereich “Arbeit”. Du könntest Dich also sofort fragen, warum schaffe ich es nicht, meiner Planung auch die notwendige Realisierungsschritte folgen zu lassen?
  • Konkretes Erleben des eigenen Arbeitsfortschritts. Wenn Du mit dem Board arbeitest, erlebst Du mit, wie eine Idee manifest wird. Diesen Prozess kannst Du nachverfolgen bzw. auch Auskunft geben, in welcher Phase der Realisierung Du gerade steckst. Das ist ein wichtiges Feedbackinstrument, dass Dir Sicherheit gibt!

Probiere es doch einfach einmal aus und poste Deine Erfahrungen damit in die Kommentare!

Anmerkungen und Nachweise   [ + ]

1. Zum Thema “Prioritäten setzen” findest Du auch Informationen im Blogbeitrag: “Ohne Planung geht es nicht“.
2. siehe auch den Blogbeitrag “Wage den Sprung und setze um mit dem Rubikon-Modell“.
3. Mehr Infos zu Kanban findest du hier…

DMF 17 – 10 Kommunikationsregeln für Meetings und andere Gespräche

Kommunikationsregeln für effektivere Führung

Erfolgreiche und effektive Führung setzt professionelles Kommunikationsverhalten voraus. Obwohl Kommunikation ein vielschichtiges Thema ist, gibt es doch einige grundlegende Prinzipien, die Kommunikation erfolgreich machen.

In diesem Podcast stelle ich dir 10 Regeln vor. Leicht anwendbar machen sie deine Kommunikation sofort spürbar besser!

Diese Kommunikationsregeln wurden von Ruth Cohn (1912-2010) im Rahmen der TZI-Methode entwickelt. Diese Kommunikationsregeln lassen sich sehr gut in Besprechungen, Meetings, Diskussion, Verhandlungen aber auch in der Zweier-Kommunikation anwenden.

Versuche doch, diese Regeln bei deinen nächsten Sitzungen und Gesprächen anzuwenden.

Download Infografik

Versäume nicht, dir auch die Podcast-Episode 15 anzuhören. Dort beschreibe ich im Detail, wie ein Meeting aufgebaut und geführt werden soll, damit es erfolgreich ist. Im Zusammenhang mit den 10 Kommunikationsregeln kann eigentlich nicht mehr viel schief gehen….

Weitere links zu Themen, die im Podcast erwähnt wurden und für professionelles Kommunizieren wichtig sind:

Vergiss nicht, den Podcast zu abonnieren und mir eine 5*-Bewertung bei Itunes zu geben. Vielen Dank!

Empfehle diese Episode weiter wenn sie dir gefallen und teile sie!

 

 

DMF 15 – So wird jedes Meeting ein Erfolg

In 5 Schritten zu einem erfolgreichen Meeting

Für Führungskräfte und Mitarbeiter ist ein Meeting wie eine drohende Wolke, die am Horizont aufzieht. Der bis dahin noch so schöne Tag wird verdüstert. Die Stimmung fällt. Zeitverschwendung droht…

Dabei kommt ein Unternehmen nicht ohne Meetings aus. Ein effizientes Meeting führt dazu, dass das Team weiß, worum es geht und alle in die gleiche Richtung marschieren. Ein gutes Meeting fördert auch den Zusammenhalt des Teams. Zudem ist ein Meeting oftmals die einzige Gelegenheit, in der das Management zusammentrifft, um wichtige Dinge zu besprechen und Entscheidungen vorzubereiten oder zu treffen.

Die Abstimmungsprozesse in den Meetings – ganz egal auf welcher Managementebene – sind also für den Unternehmenserfolg notwendig.

Allerdings werden viele Meetings schlecht geführt: zu wenig Vorbereitung, unklare Agenda, kein Ziel, mangelhafte Struktur, ineffiziente Diskussionsführung etc. Das Ergebnis ist dann, dass viele Meetings als Zeitverschwendung erlebt werden. Das muss nicht sein, wenn du dich an einige Punkte hältst, denn ein Meeting gut zu leiten ist eine Technik und keine Geheimwissenschaft.

Plane das Meeting

  • Ist das Meeting überhaupt notwendig
  • Was sind die Ziele des Meetings?

Informiere die Teilnehmenden

  • Wer nimmt teil?
  • Was ist das Thema?
  • Welche Rolle haben die Teilnehmenden im Meeting
  • Alle Teilnehmenden informieren, was erreicht werden soll
  • Informationen beschaffen

Erstelle eine Agenda für das Meeting

  • Logische Reihenfolge
  • Dauer für die Themen festlegen
  • Wichtiges von Dringlichem unterscheiden
  • Dringlichem nicht zuviel Raum geben.

Strukturiere und steuere die Diskussion

  • Halte Fakten und Bewertung auseinander. Achte darauf, dass alle Fakten und Meinungen auf den Tisch kommen – bevor diese bewertet werden.
  • Entscheide nachdem die Fakten bewertet wurden.
  • Treibe den Prozess vorwärts und halte die Phase auseinander, denn so wird die Besprechung zielorientiert ablaufen.

Fasse zusammen und erstelle ein Protokoll

  • Entscheidungen und geplante Aktionen zusammenfassen
  • Maßnahmen verbindlich festhalten. Dazu dient das Schema: Wer – macht was – mit wem – mit welchen Hilfsmitteln – bis wann.
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