Selbstführung durch Selbstorganisation

Tagtäglich wirst du mit Informationen versorgt, die über unterschiedliche Kanäle hereinkommen: Emails, Briefe, mündliche Mitteilungen, Berichte, social media Nachrichten etc. Notwendig ist ein praktikables Informationsmanagement und eine sinnvolle Office-Organisation. Ohne durchdachte Organisation wird es dir kaum gelingen, die vielfältigen Anforderungen eines Arbeitstages zu bewältigen. Die Notwendigkeit einer sinnvollen Organisation wird sofort einsichtig, wenn wir uns einen gewöhnlichen Arbeitstag vor Augen führen:

Herr Müller betritt um 9 Uhr morgens mit den besten Vorsätzen und in leicht nervöser Stimmung das Büro. Auf der Hinfahrt gab es Stau – und trotz bester Vorsätze hatte er sich wieder geärgert, nicht rechtzeitig von zu Hause losgekommen zu sein. Wenigstens konnte er die Zeit nutzen, um zu überlegen, welche Aufgaben heute anstehen. Er hat vor, heute sein Verkaufskonzept zu erarbeiten, das übermorgen dem Vorstand präsentiert werden soll. Zwar ist die Zeit schon ein bisschen knapp – aber mit gutem Zeitmanagement sollte sich alles bewältigen lassen. Heute stehen noch ein paar Meetings und ein Gespräch mit einer neuen Mitarbeiterin auf der Tagesordnung. Herr Müller nimmt sich ebenso vor, endlich seine Ablage zu machen.
Auf dem Weg zum Schreibtisch stürzt eine Kollegin auf Herrn Müller zu und bittet, ihr bei einem Bericht zu helfen. Müller verspricht, sie in der nächsten halben Stunde aufzusuchen. Am Schreibtisch angekommen fährt Herr Müller den Computer hoch und gönnt sich eine Tasse Kaffee. Nachdem er sich im System angemeldet hat, bemerkt Herr Müller, dass bereits 10 Emails eingelangt sind. Auf dem Schreibtisch findet er neben dem Berg von Unterlagen für laufende Projekte (hier fällt Müller ein, dass Freitag ein wichtiges Meeting ist, und in diesem Stapel ein Bericht liegt, der noch bearbeitet werden muss) eine Liste seiner Sekretärin, welche Personen bis 10.30 Uhr angerufen werden sollen. Müller beschließt, das Verkaufskonzept erst einmal ruhen zu lassen, und die Telefonate zu tätigen. Vorher wirft er jedoch einen Blick in die Emails und entdeckt ein paar wichtige Nachfragen von Kollegen, die ohne seine Auskunft nicht weiterarbeiten können. Also wendet Müller sich den Emails zu, denn diese haben Priorität. Während er die Emails bearbeitet, kommt die Kollegin herein und bittet nachdrücklich um Hilfe. Nun ist Herr Müller schon ein bisschen genervt, denn der Tag verläuft ganz anders als geplant. Er fährt die Kollegin ziemlich gereizt an, ihn nicht dauernd zu stören. Sie verlässt irritiert das Büro (»Hatte der Kollege nicht versprochen, zu kommen?«). Herr Müller denkt: »Prima! Heute läuft schon wieder alles schief!«

Dieses Beispiel zeigt einen Menschen, der zwar gute Vorsätze und auch den Willen hat, diese umzusetzen, der jedoch von den Anforderungen der Umwelt so in Anspruch genommen wird, dass er gar nicht zur Umsetzung seiner Vorhaben kommt. Im Laufe des Vormittags treten die negativen Affekte in den Vordergrund, da das Hirnsystem, das für die Registrierung von Gefahren (Objekterkennungssystem = OES) aktiv wird. Herr Müller sieht die Wirklichkeit nur mehr ausschnitthaft, denn der »Tunnelblick« des OES gestattet gar keine andere Sichtweise. Dazu müsste Herr Müller sein Extensionsgedächtnis, das für den ganzheitlichen Überblick zuständig ist, aktivieren können. Das funktioniert jedoch nur im entspannten und gelassenen Zustand. Und in diesem emotionalen Zustand befindet sich Herr Müller definitiv nicht! Um das zu vermeiden, gibt es mehrere Ansatzpunkte. Der erste Ansatzpunkt ist eine Neustrukturierung der Arbeitsabläufe.

Erfassen von Aufgaben und anderem »Zeug«

Das Erfassen ist eines der wichtigsten Prinzipien. Unser Gehirn ist zwar ein Wunderwerk und speichert alle möglichen Vorhaben, Ideen, Aufgaben,usw. Leider meldet es sich nicht immer dann, wenn wir es wollen. Daher gewöhne dir an, deine Aufgaben, Vorhaben, Ideen, Projekte, Einfälle, Infos aus dem Web usw. konsequent zu erfassen. Wie du die Erfassung durchführst – ob elektronisch (Word, Excel, Evernote, OneNote, Apps), auf Karteikarten, Zetteln, in Moleskine-Büchern – bleibt dir überlassen. Die Listen sollte jedoch leicht zugänglich sein.

Mache es dir zur Gewohnheit, alles, was du bearbeiten möchtest und deine Aufmerksamkeit in Anspruch nimmt, festzuhalten! Du solltest es vermeiden, zu viele Vorhaben in deinem Gedächtnis behalten zu wollen. Denn wenn du zu viele Vorhaben und Absichten in deinem Gedächtnis speicherst, hemmst du die Umsetzungsenergie. Im schlimmsten Fall bist du dann wie gelähmt.

Das Prinzip ist: raus aus dem Kopf und auf das Papier!

Erfasse auch Ideen, Gedanken, Vorhaben etc., die noch wenig konkret und vage sind, die du vielleicht irgendwann einmal durchführen oder in Angriff nehmen möchtest (eine Liste für Dinge, die du vielleicht einmal angehen möchtest).

Lege alles, was deine Aufmerksamkeit beansprucht, in externen, undurchlässigen »Behältern« ab (Eingangskörbe sind hierfür bestens geeignet). Das Prinzip ist hier: aus den Augen aus dem Sinn! Du vermeidest damit, dass dein Gehirn unbewusst an den herumliegenden Inputs hängenbleibt und diese zu beurteilen beginnt. Das sind Ablenkungen, die konzentrierte Bearbeitung verhindern. Diese Behälter sind deine »Eingangsorte«, die immer an den gleichen Plätzen stehen bzw. zu finden sind.

Neben solchen physischen Eingangskörben gibt es auch digitale Eingangskörbe wie:

• Emaileingang
• Voicemail
• Social media Nachrichten

Benutze so wenige Behälter wie möglich und so viele wie nötig. Versuche auch, Eingangsorte zu reduzieren. Wenn du 4 verschiedene Emailaccounts, dazu Twitter und Facebook sowie Xing und Linkedin benutzt, dann finde Wege, alle diese Orte zu kombinieren und auf einmal im Blick zu haben. Leere die Eingangsorte regelmäßig, indem du den Inhalt durcharbeitest und organisierst.

Lasse nicht zu, dass die Eingangsorte überfüllt sind.

Durcharbeiten der Inputs

Gehe regelmäßig – mehrmals am Tag – deine Eingangsorte wie: Sammellisten, Notizbücher, Email-Postfach, Notizbuch, physischer Posteingangskorb, Wiedervorlagemappen usw. durch. Kläre die Bedeutung deiner gesammelten Infos für dich, indem du zügig das gesamte(!!) Material durchgehst.
Gehe dabei nach folgendem System vor:

• Von oben nach unten durcharbeiten
• Wegwerfen, wenn es nicht benötigt wird
• Ablegen, wenn man es später braucht (Referenz)
• Erledigen (wenn nicht mehr als 2 min nötig sind)
• Verschieben (halte die Position auf einer To-Do-Liste fest)
• Delegieren (und auf einer »Warten auf«-Liste weiterverfolgen). Erfordert die Sache mehr als einen Handlungsschritt, handelt es sich um ein Projekt, das auf eine entsprechende Liste gesetzt werden sollte.

Organisieren

Ablage

Das Erfassen und Durcharbeiten alleine ist jedoch nicht ausreichend. Es kommt auch darauf an, dass du dein Umfeld möglichst ablenkungsfrei organisierst. Du benötigst ein Ablagesystem, das es dir ermöglicht, die Inputs nach Kategorien, die leicht wieder auffindbar und überprüfbar sind, zu ordnen. Papier und sonstiges Material wird nicht am Schreibtisch gestapelt, sondern jeder Input wird sofort (!!) abgelegt. Mit anderen Worten: jedes Ding und jeder Input hat seinen festen Platz und eine eindeutige Zuordnung!

Die vier wichtigsten Kategorien sind:

• Projekte
• Kalender (Dinge, die an einem bestimmten Tag oder zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen)
• Nächste Schritte (Aktionen, die sobald wie möglich durchzuführen sind).
• Warten auf … (Projekte und Schritte, die andere durchführen sollen und die dir wichtig sind oder die noch eine fremde Ressource zur Erledigung benötigen).

Organisiere dich so, dass du niemals in die Verlegenheit kommst, »Ablage zu machen«. Genau die Absicht, sich einen Zeitraum zu reservieren, in dem alles – aber wirklich alles – aufzuräumen, führt bloß zu Ablagestapeln. Der Anblick eines solchen Stapels führt zur Demotivation und zur Handlungslähmung!

Wir empfehlen zur Organisation von Papier und anderen Dingen Orgamappen. Jedes Schriftstück oder ähnliches Material (z.B. CD-ROM, Visitenkarten, Folder usw.) kommt in eine Mappe, wird mit einem Reiter beschriftet und in einen Container eingestellt.

• Richte dir ein Referenzsystem für allgemeine Angelegenheiten ein, indem du Material und Informationen speicherst, mit denen kein Handeln verbunden ist, die du aber vielleicht irgendwann benötigst. Auch hier gilt: so einfach wie möglich!

Die Beachtung dieser wenigen Prinzipien hätten Herrn Müller schon sehr geholfen. Sein Büro hätte er bereits mit einer To-Do-Liste ausgestattet betreten. Die Einfälle während der Fahrt wären bereits notiert. Der Schreibtisch wäre aufgeräumt, die Erinnerungen der Sekretärin fänden sich auf Herrn Müllers elektronischer To-Do-Liste, es wären ihm nicht plötzlich beim Anblick seines Chaos andere Projekte eingefallen. Die Bitte der Kollegin hätte er sich wahrscheinlich ruhig angehört und erst nach einem Blick in seine Aufgabenliste entschieden, ob er ihr helfen kann und wann das möglich ist.

Hier kannst du dir ein Schema der Behandlung des täglich hereinkommenden Materials anschauen (nach David Allen – Get Your Things Done)

ASL=Aufgabensammelliste

Was sind deine Tipps zur erfolgreichen Selbstorganisation? Wie bleibst du auf Erfolgskurs?

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