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In 5 Schritten zu einem erfolgreichen Meeting

Für Führungskräfte und Mitarbeiter ist ein Meeting wie eine drohende Wolke, die am Horizont aufzieht. Der bis dahin noch so schöne Tag wird verdüstert. Die Stimmung fällt. Zeitverschwendung droht…

Dabei kommt ein Unternehmen nicht ohne Meetings aus. Ein effizientes Meeting führt dazu, dass das Team weiß, worum es geht und alle in die gleiche Richtung marschieren. Ein gutes Meeting fördert auch den Zusammenhalt des Teams. Zudem ist ein Meeting oftmals die einzige Gelegenheit, in der das Management zusammentrifft, um wichtige Dinge zu besprechen und Entscheidungen vorzubereiten oder zu treffen.

Die Abstimmungsprozesse in den Meetings – ganz egal auf welcher Managementebene – sind also für den Unternehmenserfolg notwendig.

Allerdings werden viele Meetings schlecht geführt: zu wenig Vorbereitung, unklare Agenda, kein Ziel, mangelhafte Struktur, ineffiziente Diskussionsführung etc. Das Ergebnis ist dann, dass viele Meetings als Zeitverschwendung erlebt werden. Das muss nicht sein, wenn du dich an einige Punkte hältst, denn ein Meeting gut zu leiten ist eine Technik und keine Geheimwissenschaft.

Plane das Meeting

  • Ist das Meeting überhaupt notwendig
  • Was sind die Ziele des Meetings?

Informiere die Teilnehmenden

  • Wer nimmt teil?
  • Was ist das Thema?
  • Welche Rolle haben die Teilnehmenden im Meeting
  • Alle Teilnehmenden informieren, was erreicht werden soll
  • Informationen beschaffen

Erstelle eine Agenda für das Meeting

  • Logische Reihenfolge
  • Dauer für die Themen festlegen
  • Wichtiges von Dringlichem unterscheiden
  • Dringlichem nicht zuviel Raum geben.

Strukturiere und steuere die Diskussion

  • Halte Fakten und Bewertung auseinander. Achte darauf, dass alle Fakten und Meinungen auf den Tisch kommen – bevor diese bewertet werden.
  • Entscheide nachdem die Fakten bewertet wurden.
  • Treibe den Prozess vorwärts und halte die Phase auseinander, denn so wird die Besprechung zielorientiert ablaufen.

Fasse zusammen und erstelle ein Protokoll

  • Entscheidungen und geplante Aktionen zusammenfassen
  • Maßnahmen verbindlich festhalten. Dazu dient das Schema: Wer – macht was – mit wem – mit welchen Hilfsmitteln – bis wann.
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