Wie ich meinen Arbeitstag geregelt bekomme

Eva Laspas lädt in Blogparade „Zu Tode geplant?“ dazu ein, zu beleuchten, inwieweit Planung die eigene Effizienz verbessern hilft. Die Frage: “Planung – Ja oder Nein?” ist eigentlich keine Alternativfrage, denn: ohne Planung geht es nicht. Wenn ich mir vorstelle, ich würde einfach so in den Arbeitstag starten – frei nach dem Motto: “Schau’ mer mal, was kommt…” – da bin ich mir ziemlich sicher, dass ich am Ende des Tages mit meinen Ergebnissen sehr unzufrieden wäre.

Als Trainer und Coach beschäftige ich mich seit mehr als 20 Jahren mit dem Thema “Selbst- und Zeitmanagement”. Es haben sich die Rahmenbedingungen des Zeitmanagements doch sehr geändert. Um in unserer beschleunigten Welt halbwegs gut über die Runden zu kommen ist es erforderlich, ein gutes System zu haben und auch umzusetzen. Ich verwende dabei ein System, das folgende Schritte umfasst:

• Ziele setzen
• Aufgaben sammeln
• Prioritäten setzen (Entscheiden)
• Planen (Strukturieren)
• Kontrollieren (Auswerten)

Schritte des ZMM – der Prozess

Diese Schrittfolge hat sich in der Praxis bewährt. Jeden dieser Punkte möchte ich kurz beleuchten.

1. Ziele setzen – Basis für Planung

Zeitmanagement ohne Zielplanung ist eigentlich sinnlos. Es geht bei der Arbeit ja nicht darum, irgendwelche Aufgaben abzuarbeiten, sondern sich klar zu machen, warum man diese Aufgabe durchführt. Nur wer diese Klarheit hat, der kann auch bei Schwierigkeiten durchhalten. Daher setze ich mir Ziele und strukturiere diese nach:

• Tagesziel
• Wochenziel
• Quartalsziel
• Jahresziel

Die Zielformulierung ist eine eigene Kunst. Früher habe ich noch stark die SMART-Formel für Ziele propagiert. Also dass Ziele immer konkret, klar, messbar, motivierend, relevant und mit einem Termin verbunden sein müssen. Davon bin ich heute abgekommen! Ich halte SMART-Ziele inzwischen für eine Leistungsbremse (die Hintergründe findest du im Artikel Irrtümer im Management – SMART-Ziele.

SMART-Ziele sind eigentlich nur für einfache Leistungsaufgaben sinnvoll (Zum Beispiel: “Ich nehme mir vor, täglich 20 Seiten im Lehrbuch X durchzuarbeiten”).

Wer genau hinschaut merkt, dass die wenigsten unserer Ziele SMART-Ziele sind. Es geht für eine erfolgreiche Bewältigung der anstehenden Aufgaben viel mehr um Haltungsziele. Also: “Wie muss ich mich einstellen, um ein gewünschtes Ergebnis zu erreichen?” So ein Haltungsziel – oder auch Mottoziel nach Maja Storch^[1]vgl. Maja Storch, Motto-Ziele, S.M.A.R.T.-Ziele und Motivation, 2009 – in: Birgmeier, Bernd: Coachingwissen, 2009 – könnte z.B. lauten “Beschwingt und konzentriert mache ich mich an die Buchhaltung!” Solche Ziele machen kreativ und generieren Handlungsoptionen.

2. Aufgaben sammeln

Die Aufgabensammelliste ist ein unverzichtbares Instrument. Ich verwende hier Outlook, das ich nach den Empfehlungen von Michael Linenberger eingerichtet habe. Jede Aufgabe formuliere ich konkret und mit einem Aktionsverb. Ich schreibe also nicht: “Blog-Plan” sondern: “Blog-Plan für Monat Februar erstellen” Der Unterschied? Wenn da nur “Blog-Plan” steht ist das nur eine Merkhilfe und ich muss mir erst konkret überlegen, was da zu  tun ist. Eine konkret formulierte Aufgabe (mit Aktionsverb) hat einen höheren Aufforderungscharakter. Ich weiß, was zu tun ist und setze dann um!

Das gleiche Prinzip gilt übrigens für die Betreff-Zeile in einer Email. Auch hier schreibe ich ganz klar hinein, was ich von der Empfängerseite erwarte. Für mich bedeutet das auch das eine oder andere Mal, mir wirklich klar zu machen, was ich denn veranlassen möchte. Eine so formulierte Email löst auf der Empfängerseite auch eine Handlungstendenz aus. Ein klarer Punktgewinn für mich!

Natürlich sitze ich nicht immer hinter dem Schreibtisch (das wäre für einen Trainer auch schlecht). Was mache ich also mit Aufgaben, die mir unterwegs einfallen? Hier nutze ich eine App für das Smartphone, die mit Outlook synchron läuft. Wenn das Smartphone nicht zur Hand ist, dann kann man das natürlich auch einfach aufschreiben. Wie man übrigens für eine Aufgabensammelliste auch gut ein Buch oder Zettel verwenden kann, in das man alles hineinschreibt .

3. Prioritäten setzen

Kein Mensch wird erfolgreich sein, wenn er die Aufgaben, die sich in einer Liste gesammelt haben, einfach abarbeitet. Eine Sammelliste erfasst die Aufgaben einfach so, wie sie einem gerade einfallen. Also besteht die Aufgabe darin, sich für jeden Tag genau die Aufgaben auszusuchen, die man umsetzen möchte. Das geschieht durch die Vergabe von Prioritäten. Prioritäten beschreiben den Wert, den ich einer Aufgabe zumesse. Was Priorität hat ist eine rein subjektive Einschätzung. Ich verwende das Eisenhower-Schema, das zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit unterscheidet. In meinen Seminaren ist es für meine Teilnehmenden eine Herausforderung, zwischen Wichtigem und Dringlichem zu unterscheiden.

• Dringliche Aufgaben sind mit einer bestimmten Frist verbunden
• Wichtige Aufgaben kann nur ich erledigen und diese leiten sich aus persönlichen Werthaltungen ab. Im Unternehmen sind es insbesonders solche Aufgaben, die mit der Stelle verknüpft sind.

 4. Planung

Früher konnte man in Büchern zum Thema Zeitmanagement lesen, dass man sich täglich einen Plan machen soll, in dem vermerkt wird, wann man welche Aufgabe erledigt. Empfohlen wurde weiter, nicht alle Zeit zu verplanen, sondern nach der 60:40 Regel vorzugehen (also nur 60% der Arbeitszeit verplanen – eher noch weniger) und Pufferzeiten zwischen den einzelnen Aufgaben zu lassen. Während dieses System in den 90-er Jahren noch ganz gut funktionierte, so ist das in der heutigen Arbeitswelt aus meiner Sicht nicht mehr machbar: Zu wechselnd sind die Anforderungen des Tages.

Viele, die es nach diesem System probiert haben und gescheitert sind, haben allerdings den falschen Schluss gezogen und planen überhaupt nicht mehr. Das ist natürlich auch keine Lösung!

Ich persönlich habe folgendes System, das auf den Prinizipien von Michael Linenberger^[2]Michael Linenberger; Master Your Workday Now!, 2010 beruht:

1. Meine Aufgabenliste in Outlook habe ich so konfiguriert, dass ich immer nur die Aufgaben sehe, die ich in an diesem Tag erledigen möchte.
2. Meine täglichen Aufgaben habe ich so strukturiert, dass ich sehe, welche Aufgaben ich unter allen Umständen heute erledigen muss, welche dringlich und wichtig sind und welche wichtig sind. Mit diesem System – das Michael Linenberger entwickelt hat – stelle ich sicher, dass ich zumindest die Aufgaben erledige, die keine Verschiebung auf den nächsten Tag dulden (z.B. die Frist für die Entrichtung einer Abgabe). An manchen Tagen habe ich gar keine Aufgaben dieser Art!
3. Im wesentlichen arbeite ich mit der Liste.
   Auf meinem Tagesplan finden sich
   • Termine
   • Blöcke für die Aufgabenerledigung (z.B. Telefonate, Emails, Blogartikel). In diesen Blöcken arbeite ich dann meine Liste ab
   • Selten gibt es eine reservierte Zeit für eine konkrete Aufgabe
   • Wichtige Resultate die bis zum Ende der Woche vorliegen sollen schreibe ich mir extra auf, damit ich sie im Blick habe und freie Kapazitäten in diese Aufgabe investiere

Beispiel eines Wochenplans. So ein detaillierter Tagesplan kommt bei mir jedoch nur dann vor, wenn ich sehr viele unterschiedliche Aufgaben zu erledigen habe. Meistens genügt mir meine Aufgabenliste.Lade dir gleich hier meine Listen und die Konfiguration deines Outlooks für die Aufgabenverwaltung nach Linenberger herunter! Dann kannst du gleich loslegen!

5. Kontrolle

Das Schöne an den Aufgabensammellisten ist, dass nach jeder erledigten Aufgabe ein Erledigungsvermerk angebracht werden kann. Damit verschwindet die Aufgabe aus der Liste und man hat eine Kontrolle über den Arbeitsfortschritt. Das motiviert!

Am Ende der Woche mache ich eine Gesamtauswertung.

• Welche Ziele  habe ich erreicht?
• Welche Aufgaben sind unerledigt geblieben und warum?
• Welche Aufgaben kann ich von der Liste streichen, weil sie dauernd unerledigt geblieben sind?
• Was habe ich gut gemacht?
• Wo kann ich mich noch verbessern?

Was du noch für den Erfolg brauchst

Es gibt viele Effektivitätsfallen in die man tappen kann. Ich möchte hier auf eine eingehen, die sehr weit verbreitet ist. Und das ist Ablenkung.

Unser Gehirn ist eine wunderbare Einrichtung: es hat die Fähigkeit dafür zu sorgen, dass man sich konzentriert einer Tätigkeit widmet. Du kennst sicher das Gefühl, ganz in einer Tätigkeit aufzugehen, fokussiert zu sein und im sogenannten “Flow” zu bleiben. Die Umwelt scheint zu versinken und man kommt mit seiner Arbeit gut voran…. Nun wäre dieser Zustand für einen Organismus nur dann ständig durchzuhalten, wenn die Umgebung gänzlich ohne Gefahren wäre. Das ist aber nicht so! Deshalb hat es unser Gehirn so eingerichtet, dass eine “Hintergrundaufmerksamkeit” (in der Psychologie heißt das “Vigilanz”) besteht, die ständig überprüft, ob sich das Umfeld von “friedlich” auf “feindlich” geändert hat.

Und woran merkt das unser Gehirn?

Wenn bestimmte Reize da sind, passieren diese eine gewisse Wahrnehmungsschwelle  (wenn man sehr in eine Tätigkeit versunken ist, kann diese Wahrnehmungsschwelle recht hoch sein. Sie ist also nicht fix…). Was passiert nun, wenn ein Reiz die Wahrnehmungsschwelle durchbricht? Unser Organismus unterbricht die aktuelle Tätigkeit und wendet sich dem Reiz zu. Dieser wird sofort eingeschätzt, ob eine Aktion erforderlich ist. In einer sehr urtümlichen/feindlichen Umgebung kann das bedeuten, sofort zu entscheiden, ob man die Flucht antritt oder sich zumindest versteckt…

Nun leben wir im Normalfall nicht mehr in einer lebensbedrohlichen Umgebung. Allerdings ist der Mechanismus noch immer derselbe: ein Pop-Up auf dem Monitor, ein Blinken auf dem Smartphone, eine akustische Nachricht über eine Email, störende Gedanken, innere Vorstellungen, ein unaufgeräumter Schreibtisch usw. sind alles Signale an unser Gehirn zu entscheiden: muss jetzt etwas unternommen werden oder nicht!

Ablenkung – Chaos am Arbeitsplatz

Erfolg wirst du nur haben, wenn du störende Reize von außen minimierst und dich für eine gewisse Zeitspanne deiner Tätigkeit widmest. Auch die Zeitspanne kann man heute schon recht gut messen: es sollten Minimum 30 Minuten sein, in denen du dich einer Tätigkeit widmest. Ohne Unterbrechungen von außen und von innen. Wenn du diesen Rat nicht befolgst, zwingst du dein Gehirn, sich ständig neu einzustellen und zu konfigurieren. Dieser “Einschwingprozess” benötigt Zeit und Energie.

Schlussgedanke

Ich habe dir in diesem Beitrag mein System kurz vorgestellt, das dein Zeitmanagement verbessern hilft. Allerdings nützen diese Instrumente nur dann, wenn du dich auch mit deiner Persönlichkeit beschäftigst. Denn viele Zeitmanagementprobleme resultieren aus schlechter Selbststeuerung. Julius Kuhl – Professor für Persönlichkeitspsychologie in Osnabrück – hat die Selbststeuerungsfähigkeit in 13 Dimensionen aufgeteilt:

• Selbstbestimmung
• Selbstmotivierung
• Selbstberuhigung
• Planungsfähigkeit
• Positive Motivation
• Initiative
• Eigene Absichten umsetzen
• Konzentrationsstärke
• Misserfolgsbewältigung
• Selbstgespür bei Stress
• Akzeptanz von Widersprüchlichkeit
• Vermeidung von langem Grübeln nach Misserfolg
• Wiedergewinnung von Initiative nach einem Misserfolg

Diese Kompetenzen lassen sich mit einem einfachen Test sehr valide messen. Jede dieser Kompetenzen können sehr gut und rasch durch geeignete Programme und Übungen verbessert werden. Das liegt daran, dass wir heute schon sehr gut die psychischen Mechanismen, die hinter diesen Kompetenzen liegen, verstehen. Wenn du möchtest, kannst du hier diesen Test gleich durchführen. Du erhältst eine ausführliche Auswertung mit konkreten Handlungsempfehlungen.